Guía para empleadores en Florida con problemas laborales: qué debe hacer el dueño del negocio ahora

Problemas de empleados con un empleador de Florida: qué hacer a continuación

Cuando surge un problema con un empleado, el empleador de Florida debe detenerse, dejar constancia de los hechos y revisar cualquier decisión antes de actuar. La mayoría de los conflictos se agravan por unos pocos pasos evitables, como despedir con demasiada rapidez, aplicar una regla de forma desigual o ignorar una queja por escrito.

Esta guía sigue un problema con un empleado en orden, desde la primera señal de alerta hasta una posible reclamación. Está dirigida a propietarios de negocios, gerentes y responsables de recursos humanos en Miami-Dade, Broward y comunidades cercanas del sur de Florida que manejan estos asuntos sin un departamento jurídico interno.

Cómo la regla del empleo a voluntad de Florida determina cada problema con un empleado

Florida es un estado de empleo a voluntad, por lo que cualquiera de las partes puede normalmente poner fin a la relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo.

Un trabajador a voluntad puede ser despedido, pero no por un motivo que la ley prohíba, como represalia o discriminación ilegal (Laguerre v. Palm Beach Newspapers).

La ley de derechos civiles de Florida prohíbe la discriminación por raza, color, religión, sexo, embarazo, origen nacional, edad, discapacidad o estado civil (Fla. Stat. § 760.10). La ley define como empleador a cualquier persona que emplee a 15 o más empleados en cada día laboral de cada una de 20 o más semanas naturales del año en curso o del año anterior, así como a cualquier agente de dicha persona (definiciones de la Ley de Derechos Civiles de Florida).

Si la razón real es una característica protegida o una queja protegida, una explicación neutral no le protegerá. Para una pregunta relacionada, lea nuestra guía sobre qué es ilegal para los empleadores de Florida.

Documente el problema antes de que crezca

Comience un registro por escrito el día en que aparezca un problema. Anote la fecha, la hora, quiénes estaban presentes, qué se dijo y cómo respondió el empleado. Las notas tomadas cerca del hecho son más fiables que los recuerdos escritos semanas después.

Mantenga las notas objetivas. Describa lo que vio y oyó. Omita suposiciones sobre los motivos. Una descripción fechada y sencilla se lee mejor en el expediente y para cualquiera que la revise más adelante.

Reúna los registros relacionados con el asunto. Estos incluyen políticas escritas, acuses de recibo firmados, advertencias previas, evaluaciones de desempeño y cualquier compromiso por escrito hecho al empleado.

Conserve también intactos los registros rutinarios. Eso significa horarios, registros de asistencia, correos electrónicos y mensajes. No elimine, edite ni depure archivos durante una disputa. Los registros alterados suelen causar más daño que el problema original.

La revisión previa al despido: hacer una pausa antes de la decisión

Una revisión previa al despido es una verificación breve antes de que alguien comunique a un empleado que su puesto termina. Responde a cuatro preguntas. ¿Cuál es el motivo declarado? ¿El expediente lo respalda? ¿Cómo se trató a empleados similares? ¿Cuándo se tomó la decisión, en comparación con cualquier queja, solicitud de licencia o embarazo?

El momento importa por sí mismo. Un despido que sigue a una queja o a una solicitud de licencia puede sustentar un argumento de represalia, incluso cuando el motivo de fondo sea real. Los revisores y los abogados de la otra parte observan primero la secuencia de los hechos.

Verifique si existen acuerdos que cambien el proceso. Un contrato de trabajo, una cláusula de arbitraje o un compromiso escrito de disciplina pueden añadir pasos. Lea también el manual del empleado, porque su redacción puede crear o no promesas.

Confirme quién comunicará la decisión y qué dirá. Mantenga el mensaje breve, objetivo y coherente con lo que se le dijo antes al empleado. Nuestra guía sobre disputas por la salida de empleados para empleadores de Florida cubre los pasos que siguen.

Disciplina, coherencia y conducta del empleado en línea

La disciplina funciona mejor cuando la misma conducta recibe la misma respuesta siempre. Una regla aplicada a un trabajador e ignorada con otro invita a una reclamación de trato desigual. Esa diferencia puede convertirse en el centro de la disputa.

La disciplina progresiva es una secuencia de pasos. Una secuencia típica incluye una advertencia verbal, una advertencia escrita, una advertencia final y, después, una decisión. Su propia política escrita debe establecer esos pasos. Si omite uno, deje constancia de por qué, usando hechos del expediente.

Las redes sociales plantean sus propias preguntas. La conducta que altera el lugar de trabajo, amenaza a compañeros o infringe una regla escrita clara puede abordarse. Las expresiones sobre salarios, condiciones de trabajo o quejas por trato pueden estar protegidas por la ley. Revise la publicación, la política y el momento antes de actuar.

Proporcione a los gerentes un estándar escrito breve para la disciplina. Pídales que canalicen cualquier acción propuesta a través de un único revisor. La coherencia es más fácil de demostrar cuando las reglas se escribieron antes de que surgiera el problema.

Pago final, deducciones y reclamaciones salariales

Confirme esas condiciones antes de la fecha de separación, no después de que el empleado pida un cheque.

Las deducciones requieren el mismo cuidado. Una deducción que el empleado no aceptó por escrito, o que reduce un pago adeudado, puede convertirse en una disputa salarial. Verifique cada deducción frente al acuerdo escrito y a las horas trabajadas.

Las horas extra son una fuente común de disputas. La ley de Florida establece que diez horas de trabajo constituyen una jornada legal. Conforme a la sección 448.01 de los Estatutos de Florida, diez horas de trabajo constituyen una jornada legal de trabajo para las personas empleadas en trabajo manual de cualquier tipo, sea por día, semana, mes o año, salvo que un contrato escrito firmado por la persona empleada y el empleador exija un número menor o mayor de horas diarias. A menos que exista ese contrato escrito, la persona empleada tiene derecho a un pago adicional por todo el trabajo que su empleador le exija realizar por encima de 10 horas diarias.

Un tribunal puede reducir los daños liquidados si el empleador demuestra buena fe y motivos razonables.

Quejas que gozan de protección legal

Algunas quejas de los empleados están protegidas por la ley. Castigar a un trabajador por presentar una puede generar una reclamación separada. La ley de Florida sobre denunciantes del sector privado prohíbe las represalias cuando un empleado se opone a una práctica que infringe una ley, norma o reglamento, o se niega a participar en ella (Fla. Stat. § 448.102).

Hay dos detalles importantes. Un empleado que informe a una agencia gubernamental debe primero plantear el asunto por escrito a un supervisor o al empleador, y dar al empleador una oportunidad razonable de corregirlo (misma ley).

La enmienda sobre el salario mínimo de Florida también prohíbe las represalias por ejercer derechos salariales, incluido el derecho a presentar una queja (Fla. Const. art. X, § 24). El embarazo es una característica protegida en virtud de la Ley de Derechos Civiles de Florida (Fla. Stat. § 760.10).

Cuando llegue una queja, responda por escrito. Acuse recibo. Investigue con un plan escrito. Comparta los detalles solo con las personas que los necesiten. Evite tomar cualquier medida contra quien presentó la queja hasta que concluya la revisión.

Clasificación de trabajadores: empleado o contratista independiente

Determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente depende de cómo se realiza el trabajo en la práctica. La etiqueta en un contrato no resuelve la cuestión.

Observe la relación laboral. ¿Quién controla los horarios, los métodos y las herramientas? ¿El trabajador usa equipo de la empresa? ¿El trabajo forma parte de su actividad principal? ¿El trabajador sirve únicamente a su empresa en un horario fijo? Cada respuesta apunta hacia uno u otro lado.

La clasificación errónea puede generar costos reales. Un empleador puede enfrentar reclamaciones por horas extra no pagadas, exposición fiscal y beneficios. Estos costos suelen aflorar en la separación, cuando un trabajador considerado contratista pide horas extra o beneficios.

Si usted trabaja con contratistas, revise el acuerdo antes de que surja una disputa. Compare el contrato escrito con la práctica diaria. Un contrato que describe una relación mientras el negocio funciona con otra es una señal de alerta. Nuestra página sobre la clasificación errónea de contratistas independientes para empleadores de Florida explica estas señales con más detalle.

Acuerdos de arbitraje y políticas escritas del manual

Un acuerdo de arbitraje puede enviar una disputa laboral a un decisor privado en lugar de a un tribunal. Que un tribunal de Florida lo haga cumplir depende de cómo se presentó y de cuán justas son sus condiciones.

Según Basulto v. Hialeah Automotive, los aspectos procesales y sustantivos de la falta de equidad (unconscionability) deben estar presentes, aunque no necesariamente en el mismo grado, y ambos deben evaluarse de forma interdependiente y no como elementos independientes. En Basulto v. Hialeah Automotive, la Corte Suprema de Florida concluyó que los aspectos procesales y sustantivos de la falta de equidad deben estar presentes, aunque no necesariamente en el mismo grado, y que ambos deben evaluarse de forma interdependiente y no como elementos independientes. El segundo es la injusticia sustantiva, es decir, cuán unilaterales son las condiciones. Según Basulto v. Hialeah Automotive, deben estar presentes tanto el aspecto procesal como el sustantivo de la inconscionabilidad, aunque no necesariamente en el mismo grado, y ambos deben evaluarse de forma interdependiente y no como elementos independientes.

Los manuales plantean una cuestión distinta. Las declaraciones de política en un manual del empleado generalmente no crean derechos contractuales exigibles. La excepción es un manual que diga, en lenguaje específico, que constituye un contrato de trabajo independiente que ambas partes aceptaron (Quaker Oats Co. v. Jewell).

Revise ahora los acuerdos y manuales existentes, antes de que llegue una disputa. Revisarlos después de recibir una reclamación le deja menos margen de acción.

Cómo responder a una carta de reclamación o a una denuncia ante una agencia

Una carta de reclamación o una denuncia ante una agencia exige una respuesta rápida y documentada. Una carta o denuncia sin respuesta puede dificultar la resolución de la disputa.

Una disputa suele avanzar por etapas. Puede comenzar como una queja interna y después llegar a usted como una carta de reclamación del abogado del empleado. También puede llegar como una denuncia presentada ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos (EEOC) o la Comisión de Relaciones Humanas de Florida. La orientación federal describe las obligaciones del empleador y los pasos de cumplimiento (orientación de la EEOC para empleadores).

El proceso de derechos civiles de Florida tiene plazos estrictos. La Comisión debe decidir en un plazo de 180 días desde una queja si existe causa razonable para creer que ocurrió discriminación (Fla. Stat. § 760.11). De acuerdo con la sección 760.11 de los Estatutos de Florida, una acción civil debe iniciarse a más tardar 1 año después de la fecha en que la comisión determine causa razonable o en que la EEOC emita un Aviso de Derecho a Demandar, lo que ocurra primero. Según la Fla. Stat. § 760.11(5), el monto total de los daños punitivos otorgados en virtud de esta sección a una persona perjudicada no excederá de $100,000.

Anote estas fechas el día en que llegue una denuncia. Conserve todos los registros. Confirme quién recibe la notificación y quién tiene autoridad para responder. Coordine cada declaración sobre la disputa, incluido lo que los gerentes digan a sus compañeros.

El seguro es una cuestión aparte. Que una reclamación laboral esté cubierta depende de los términos de la póliza y del momento en que usted notifique. Lea su póliza sin demora. Nuestra página sobre la cobertura de seguro por prácticas de empleo para empleadores de Florida explica los aspectos que conviene revisar.

Reclamaciones de desempleo tras una separación

Cuando eso ocurre, es posible que se le pida al empleador que responda, por lo que el motivo que usted indique debe ser preciso.

El motivo de la separación debe coincidir con sus registros, sus políticas escritas y lo que usted le dijo al empleado en ese momento. Un motivo que cambia de una versión a otra invita a preguntas del estado y del abogado del empleado.

Mantenga los mismos hechos en todos los registros. Eso incluye la notificación de despido, el expediente personal y cualquier respuesta enviada al estado. Use una única descripción precisa de lo ocurrido. No añada detalles que no pueda sustentar con el expediente.

Si el empleado discute su versión, las notas que tomó al principio adquieren importancia. Nuestra página sobre cómo responder a una reclamación de desempleo en Florida presentada por un antiguo empleado explica los pasos.

Errores comunes que convierten una queja en una demanda

La mayoría de los errores que agravan una disputa son evitables. Cada uno puede convertir un asunto manejable en una reclamación formal.

Despedir poco después de una queja es uno de ellos. Aplicar una regla de forma distinta a distintos trabajadores es otro. Las promesas hechas pero no puestas por escrito causan problemas, porque el empleado puede afirmar después que la promesa se hizo. Tomar represalias contra un testigo que apoyó la queja de un compañero es un error grave. Hablar del asunto con compañeros que no necesitan saberlo también puede generar exposición.

Los comentarios informales también importan. Un comentario casual de un supervisor, como “nos vamos a deshacer de él después de esto”, puede convertirse en prueba en una reclamación posterior. Capacite a los gerentes para que mantengan sus comentarios neutrales y envíen las preocupaciones a recursos humanos o al propietario.

Asigne un único contacto para el asunto. Cuando un empleado o el abogado de un empleado escriba, una sola persona debe responder a partir del expediente. Las respuestas dispersas de varias personas producen declaraciones incoherentes.

Cada error se relaciona con los pasos anteriores. Documente pronto, revise antes de decidir, aplique la política de forma uniforme y controle las comunicaciones.

Asuntos laborales en Florida en Miami-Dade y Broward

KEW Legal es un despacho de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. El despacho actúa como asesor jurídico general externo para propietarios de negocios e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida, incluidos los empleadores que enfrentan problemas con empleados en estas comunidades.

El trabajo del despacho abarca Miami, el condado de Miami-Dade, Coral Gables, Sunny Isles Beach, Aventura, Doral, Brickell, Fort Lauderdale y el condado de Broward. Los empleadores de cada una de estas zonas enfrentan problemas similares: una decisión de despido, una queja, una cuestión salarial o una carta de reclamación. Los pasos de esta guía sirven como punto de partida en toda la región.

Nuestra página sobre el abogado de derecho laboral describe cómo el despacho apoya a los empleadores en estos asuntos.

Analice su problema con un empleado con KEW Legal

Muchos empleadores llegan a este punto con una pregunta abierta. ¿Deben poner fin a un empleo?, ¿cómo deben responder a una queja? o ¿qué deben hacer con una carta de reclamación que acaba de llegar? Una conversación breve puede ayudar a ordenar los hechos antes de enviar cualquier respuesta.

Preguntas frecuentes