Carta de demanda a un ex empleado en Florida: actúe con claridad y respaldo legal

Carta de reclamación de un exempleado: abogado de empleadores en Florida

Una carta de reclamación de un exempleado es una solicitud por escrito. En ella se pide que su empresa pague dinero, cambie algo o responda antes de una fecha determinada. Trátela como un documento serio y haga que un abogado la revise antes de enviar cualquier respuesta.

Esta página explica qué significa la carta, qué plazos pueden aplicarse y cómo un abogado de empleadores en Florida gestiona la respuesta. KEW Legal es un bufete de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. La firma atiende a propietarios de negocios e inversionistas en el condado de Miami-Dade y en el sur de Florida.

Qué es la carta de reclamación de un exempleado y a quién va dirigida

Una carta de reclamación es una demanda por escrito que envía un exempleado o su abogado. En ella se indica lo que la persona quiere. Puede tratarse de salarios atrasados, una indemnización por despido, la reincorporación o un pago para resolver el asunto.

La carta de reclamación es un punto de partida, no un escrito presentado ante un tribunal. Aun así, la forma en que su empresa responda puede influir en lo que ocurra después.

Esta página está escrita para propietarios, directivos y gerentes de recursos humanos en el condado de Miami-Dade, el condado de Broward y zonas cercanas. Algunos recibieron la carta directamente. Otros se encargan de ella en nombre de la empresa.

El asesor legal general externo funciona como consejero jurídico permanente de un negocio. En el caso de una carta de reclamación, el asesor revisa la demanda, orienta sobre la respuesta y gestiona la comunicación con el exempleado o con su abogado.

Plazos que debe verificar antes que nada

Los plazos son lo primero que hay que revisar. La carta puede o no mencionar uno, y las fechas reales dependen del tipo de reclamación y de los hechos.

• Salarios mínimos no pagados. La Ley de Salario Mínimo de Florida exige un aviso por escrito antes de que un trabajador demande por salarios mínimos no pagados. Luego, el empleador dispone de 15 días naturales desde la recepción de ese aviso para pagar o resolver la reclamación. El plazo para presentar la demanda se suspende durante esos 15 días.
• Represalias. Según el art. 448.103 de los Estatutos de Florida, una demanda por una acción personal de represalia que infrinja la ley de denuncia de irregularidades del sector privado de Florida debe presentarse dentro de los 2 años siguientes a la fecha en que el empleado descubre la acción, o dentro de los 4 años siguientes a la acción, lo que ocurra primero.
• Discriminación. Según el art. 760.11 de los Estatutos de Florida, una demanda bajo la Ley de Derechos Civiles de Florida debe iniciarse dentro de 1 año desde la fecha de una determinación de causa razonable por parte de la comisión o de la emisión de un aviso federal de derecho a demandar, lo que ocurra primero, o dentro de 1 año desde la fecha en que la comisión certifique que su aviso fue enviado por correo. Si ninguno de ellos se emite dentro de los 180 días posteriores a la queja, la demanda puede presentarse dentro de los 18 meses siguientes a la queja.

Para efectos de la Ley de Derechos Civiles de Florida, un empleador es toda persona que emplee a 15 o más trabajadores por cada día laborable durante 20 o más semanas naturales en el año en curso o en el anterior, así como cualquier agente de dicha persona, según define ese término el art. 760.02 de los Estatutos de Florida. La guía de la EEOC para empleadores recoge las obligaciones federales que se aplican a los empleadores.

Anote la fecha en que llegó la carta y cualquier fecha de respuesta que indique. Suelen ser los primeros datos que necesita el abogado. Los plazos pueden estar corriendo aunque la carta no mencione ninguno.

No la ignore y no responda por su cuenta

Tanto el silencio como una respuesta apresurada conllevan riesgos. El silencio deja a su empresa sin una postura documentada. Una respuesta rápida puede incluir declaraciones que después se interpreten como admisiones.

La revisión por un abogado ayuda de tres maneras. Compara la reclamación con sus registros. Identifica los plazos que pueden aplicarse. Y mantiene sus palabras por escrito coherentes con la postura de la empresa.

El abogado también puede centralizar toda la comunicación por un solo canal. Así, la parte del exempleado recibe la información de una sola voz. Los gerentes evitan responder preguntas que no deberían contestar por su cuenta.

La revisión por un abogado debe realizarse antes de enviar cualquier respuesta, incluida una breve nota que indique que el asunto está en revisión.

Conserve los registros de inmediato

Empiece por guardar todo lo relacionado con el empleado. Los registros pertinentes suelen incluir:

• Expediente personal, carta de oferta y descripción del puesto
• Registros de pagos, control de horario y horas extra
• Evaluaciones de desempeño, amonestaciones por escrito y documentos de terminación del contrato
• Correos electrónicos, mensajes de texto y registros de aplicaciones de mensajería, incluidos los teléfonos personales que se usaron para el trabajo

Una orden de conservación de pruebas (litigation hold) es una instrucción interna para dejar de eliminar registros de forma rutinaria y mantener intactos los registros pertinentes. Debe llegar a los gerentes y a cualquier dispositivo personal que se haya usado para el trabajo.

No edite, no feche con fecha anterior ni anote en los registros existentes. No hable de la reclamación con los compañeros de trabajo, salvo que el abogado le oriente sobre cómo hacerlo. Algunas pólizas de seguro de responsabilidad por prácticas de empleo tienen requisitos de notificación, así que el abogado puede verificar si una póliza es aplicable.

Cómo el abogado de la empresa gestiona la respuesta

El abogado de la empresa trabaja en cuatro etapas. El calendario varía según la reclamación y la respuesta que se solicite.

1. Recepción y revisión. El abogado lee la carta, el expediente del empleado y la cronología de los hechos. Luego resume por escrito las reclamaciones y los plazos.
2. Evaluación. El abogado compara cada reclamación con los documentos y con la ley. Enumera lo que la empresa todavía debe aportar.
3. Decisión. Junto con la empresa, el abogado elige un camino: responder, pedir más detalles, negociar o prepararse para la siguiente etapa.
4. Comunicación. El abogado gestiona el contacto con el exempleado o con su abogado, registra toda la correspondencia y actualiza a la empresa en cada etapa.

Florida es un estado de empleo a voluntad. Cualquiera de las partes puede poner fin a la relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo. Aun así, un empleador no puede despedir a alguien por un motivo que la ley prohíbe, como las represalias o la discriminación ilícita.

¿Debe intentar resolverlo directamente?

Hablar directamente con el exempleado puede parecer más rápido. Sin embargo, cualquier cosa que se diga puede convertirse después en prueba. Un comentario informal sobre el desempeño o una promesa hecha por teléfono puede citarse más adelante.

Una conversación temprana puede tener sentido cuando los hechos son claros y el objetivo es una solución concreta y limitada. Una respuesta escrita y preparada suele ser el mejor primer paso cuando las reclamaciones son amplias, un plazo está corriendo o los registros están incompletos.

El abogado también revisa los documentos que enmarcan la disputa. Los manuales del empleado son un ejemplo habitual.

El abogado también examina los acuerdos de arbitraje, los acuerdos de separación y la clasificación de los trabajadores. Cada uno de ellos puede cambiar la forma en que debe gestionarse la respuesta.

Por qué los clientes trabajan con KEW Legal en asuntos de empleadores

KEW Legal es un bufete de derecho empresarial de Florida que actúa como asesor legal general externo de propietarios de negocios e inversionistas. El derecho laboral para empleadores es una de las áreas de práctica que la firma enumera. La firma atiende al condado de Miami-Dade, al condado de Broward y al sur de Florida.

La firma tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. Natalie Martinez también integra el equipo de abogados de la firma.

Las áreas de práctica de la firma incluyen disputas entre socios, contratos comerciales, arrendamientos comerciales, planificación de sucesión y asuntos laborales. Una reclamación de un empleado suele tocar temas de propiedad, contratos o sucesión. Revisarlos en conjunto puede mantener coherente la respuesta.

Preguntas frecuentes