Órdenes de compra y contratos con proveedores: aclare sus obligaciones antes de que se conviertan en un conflicto

Abogado de disputas por órdenes de compra en Miami-Dade | KEW Legal

Una disputa por una orden de compra suele reducirse a una pregunta: qué términos prevalecen cuando la orden de compra del comprador, la confirmación del vendedor y la factura no coinciden. Los acuerdos con proveedores para la venta de bienes suelen contener cláusulas que determinan cómo se maneja una disputa, por lo que revisar esas cláusulas desde el principio puede ser importante. KEW Legal es un bufete de derecho comercial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. La firma actúa como asesor jurídico externo general para propietarios de negocios e inversionistas, y se enfoca en disputas contractuales y con proveedores, incluidos los asuntos relacionados con órdenes de compra para clientes en el condado de Miami-Dade y en el sur de Florida.

Qué es una disputa por una orden de compra y a quién afecta

Una disputa por una orden de compra es un desacuerdo entre un comprador y un vendedor sobre los términos, la entrega o el pago de un pedido de bienes o servicios. Puede involucrar un envío tardío, un producto equivocado o una factura que exige más de lo que indicaba el pedido.

Los compradores, los gerentes de compras, los proveedores y los vendedores se enfrentan a este tipo de disputas. Los propietarios que están en medio suelen sentir la presión con mayor intensidad. Un cliente puede estar esperando inventario mientras un proveedor exige el pago.

Estas disputas a menudo surgen porque la orden de compra es solo un documento. El acuerdo también puede estar en cotizaciones de precios, la confirmación de un proveedor, una factura, los términos de envío y una serie de correos electrónicos. Cuando esos documentos no coinciden, cada parte puede creer que su versión es el acuerdo.

Lo que está en juego puede ser alto. Un envío faltante puede detener la producción. Una carga rechazada puede inmovilizar efectivo. Una relación dañada con un proveedor puede durar mucho después de cerrada la orden.

Lo que la firma cubre en disputas por órdenes de compra

KEW Legal maneja disputas por órdenes de compra para compradores y vendedores. El trabajo de la firma en esta área incluye:

• Entregas tardías o no realizadas, y desacuerdos sobre fechas de entrega y remedios
• Bienes no conformes, incluidas cantidades incorrectas, especificaciones erróneas o problemas de calidad
• Bienes rechazados, y si el comprador los conservó y los aceptó
• Facturas impagas por bienes ya recibidos, y disputas sobre términos de pago o compensaciones (compensar una deuda con otra)
• Cancelaciones, cambios de precio y desacuerdos sobre si un pedido fue aceptado
• Disputas sobre reclamaciones de cobertura y devoluciones relacionadas con la compra
• Cartas de requerimiento, negociación y, cuando sea necesario, demandas en los tribunales del condado de Miami-Dade

Los proveedores y vendedores también llevan estas disputas a la firma, no solo los compradores. Un vendedor que espera el pago por bienes entregados puede recibir ayuda para plasmar su posición por escrito antes de que la disputa crezca.

Qué términos prevalecen cuando los documentos entran en conflicto

Según las reglas de Florida sobre la venta de bienes, los términos que prevalecen dependen de la redacción de cada documento y de cómo actuaron las partes. Entre comerciantes, la aceptación de un vendedor que añade o modifica términos puede seguir considerándose una aceptación. Esto es cierto a menos que la aceptación esté expresamente condicionada a que el comprador acepte los nuevos términos.

Los términos adicionales no siempre pasan a formar parte del acuerdo. Entre comerciantes, quedan fuera si la oferta limita la aceptación a sus propios términos, si cambian sustancialmente el acuerdo, o si ya se había presentado objeción o esta se presenta dentro de un plazo razonable. Esta es la “batalla de los formularios“, en la que cada parte envía sus propios términos estándar.

Las reglas sobre precio y forma escrita también importan. Una venta de bienes por $500 o más generalmente requiere un registro firmado que demuestre que se celebró un contrato. Entre comerciantes, una confirmación escrita puede cumplir esa regla, a menos que el receptor objete por escrito dentro de los 10 días.

La conducta también puede crear un contrato. Un contrato para bienes puede celebrarse de cualquier manera que demuestre acuerdo, incluida la conducta de ambas partes.

Si un término específico prevalece depende de los hechos. Revise en conjunto la orden de compra, la confirmación, la factura y cualquier término de envío o de reparación por defectos antes de enviar una carta de requerimiento.

Cómo funciona el proceso y qué esperar

El camino habitual comienza con la revisión de documentos, avanza a una carta de requerimiento y a la negociación, y llega a los tribunales solo si es necesario.

1. Consulta. Usted describe lo que ocurrió y qué documentos existen.
2. Revisión de documentos. Reúna la orden de compra, las cotizaciones, las confirmaciones, las facturas, los recibos de entrega, las notas de inspección y los mensajes sobre el pedido.
3. Revisión de los puntos en disputa. Identifique qué términos pueden prevalecer, qué reglas de notificación aplican y qué plazos pueden estar corriendo.
4. Requerimiento y negociación. Una carta de requerimiento por escrito suele ser el primer paso formal.
5. Mediación o litigio. El camino que toma una disputa comercial puede variar según sus hechos, y las opciones disponibles se revisan caso por caso. Una demanda solo debe presentarse en el condado donde reside el demandado, donde surgió la causa de acción o donde se encuentra la propiedad en litigio, pero esta regla de competencia territorial no se aplica a las acciones contra personas no residentes. El Fla. Stat. § 47.011 regula la competencia territorial.

Los plazos son importantes. La aceptación de bienes puede ocurrir cuando un comprador, tras una oportunidad razonable de inspeccionarlos, afirma que los bienes son conformes o los conserva a pesar de los problemas. Un comprador que aceptó los bienes debe notificar al vendedor del incumplimiento dentro de un plazo razonable después de descubrirlo, o puede perder cualquier remedio. Según el estatuto de prescripción de Florida, una acción sobre un contrato escrito debe presentarse dentro de cinco años, mientras que una acción sobre un contrato verbal o no escrito, incluida la venta de bienes, debe presentarse dentro de cuatro años (art. 95.11). Los plazos aún varían según la reclamación y el calendario del tribunal.

Por qué las empresas llevan sus disputas por órdenes de compra a KEW Legal

KEW Legal es un bufete de derecho comercial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Atiende a propietarios de negocios e inversionistas en Miami-Dade, el condado de Broward y el sur de Florida.

La firma trabaja como asesor jurídico externo general. Eso significa que una disputa por una orden de compra puede revisarse junto con contratos, arrendamientos comerciales, cuestiones laborales y operaciones comerciales. Una sola revisión puede detectar problemas en varias áreas.

Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. Natalie Martinez también es abogada de la firma. Nuestro equipo ayuda a organizar los documentos y a mantener la comunicación fluida.

Cada disputa depende de sus propios documentos y hechos, por eso la firma comienza con una revisión antes de recomendar un camino.

Preguntas que compradores y vendedores hacen sobre disputas por órdenes de compra

Hable con KEW Legal sobre su disputa por una orden de compra

Quizás un envío llegó incorrecto, un proveedor no quiere reembolsar un pedido rechazado o una factura no coincide con lo que usted envió. Esos hechos determinan qué documentos importan primero. Si su empresa se encuentra en esa situación, llame al 305-990-2300 o envíenos un mensaje y nuestro equipo revisará su documentación con usted.