Problemas legales laborales en Florida: conozca sus opciones antes de actuar

Cómo los empleadores de Florida manejan los problemas legales con sus empleados

Los empleadores de Florida manejan los problemas legales con sus empleados empezando por determinar qué tipo de notificación recibieron, anotando cada plazo y conservando los registros que muestran lo ocurrido. Esta guía cubre los problemas más comunes, las normas de Florida más importantes y los primeros pasos que conviene dar. Está escrita para propietarios y responsables de recursos humanos de pequeñas y medianas empresas en los condados de Miami-Dade y Broward.

Kristina E. Wilson, abogada de KEW Legal en Coral Gables, es la responsable de esta página. KEW Legal es un bufete de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. La firma actúa como asesor jurídico externo general para propietarios de negocios e inversionistas.

Cómo se presentan los problemas legales con empleados para los empleadores de Florida

Un problema legal con un empleado es cualquier queja o reclamación que exige a una empresa responder por cómo trató a un trabajador. La mayoría llega al propietario en una de pocas formas. Una queja interna puede llegar de un trabajador a un gerente. Un cargo gubernamental llega como una notificación formal. Una carta de reclamación proviene del abogado del empleado. Una reclamación de salarios, una disputa por la terminación de la relación laboral o una pregunta sobre un acuerdo de no competencia puede comenzar con una llamada telefónica o un correo electrónico.

Cada forma requiere una primera respuesta distinta. Una queja interna necesita una revisión cuidadosa y documentada. Un cargo gubernamental necesita una respuesta escrita dentro del plazo. Una carta de reclamación necesita un plan antes de que alguien responda, porque una respuesta apresurada puede determinar lo que sigue. Una cuestión sobre un pacto de restricción requiere tener a la mano el acuerdo firmado.

Las secciones siguientes recorren las principales categorías en el orden en que los propietarios suelen enfrentarlas. Cada una enlaza con la ley que la rige. Cuando un tema necesita más detalle del que ofrece esta guía, una consulta puede aplicar las normas a sus propios hechos.

Cargos por discriminación, acoso y represalias

La ley de Florida prohíbe que un empleador despida a alguien, se niegue a contratarlo o lo trate peor por una característica protegida. Las características enumeradas incluyen la raza, el color, la religión, el sexo, el embarazo, el origen nacional, la edad, la discapacidad y el estado civil. Estatutos de Florida, § 760.10 establece esa regla.

La ley estatal cubre a los empleadores con 15 o más empleados. Estatutos de Florida, § 760.02 define el término.

Las normas federales añaden otra capa. La guía para empleadores de la EEOC describe las obligaciones federales contra la discriminación que se aplican a los empleadores.

Una notificación de cargo es un expediente formal del gobierno. No es una carta que pueda ignorarse. Una respuesta escrita y oportuna protege la posición de la empresa, y esa respuesta a menudo cobra importancia más adelante en el caso. Un gerente que reacciona mal ante una queja puede generar una segunda reclamación.

Según el § 760.11(5), el total de los daños punitivos otorgados a una persona agraviada, es decir, a cualquier persona que presente una queja ante la Comisión de Relaciones Humanas, no puede exceder los $100,000. Estatutos de Florida, § 760.11 establece esos límites.

Disputas sobre salarios, pagos de nómina y clasificación de trabajadores

La mayoría de las disputas salariales giran en torno a tres preguntas: cuántas horas se trabajaron, qué tarifa de pago corresponde y cómo se clasificó al trabajador. Florida tiene sus propias normas, que coexisten con la ley federal.

Para las personas que realizan trabajo manual por día, semana, mes o año, Florida considera diez horas como una jornada legal de trabajo. A menos que se haya celebrado un contrato escrito firmado por el empleado y el empleador, la persona empleada tendrá derecho a un pago adicional por todo trabajo realizado por requerimiento de su empleador en exceso de 10 horas de trabajo diarias (Fla. Stat. § 448.01). Estatutos de Florida, § 448.01 establece esa regla. Los registros de control de horario son importantes aquí, porque muestran las horas en cuestión.

Para una reclamación por salarios mínimos no pagados, el trabajador debe entregar al empleador una notificación por escrito antes de presentar la demanda, como exige el Estatuto de Florida § 448.110(6)(a). Esa notificación debe identificar el salario mínimo reclamado, las fechas y horas de trabajo y el monto total alegado como no pagado. Estatutos de Florida, § 448.110 exige ese paso. En una acción por salarios no pagados, el Estatuto de Florida § 448.08 permite que el tribunal otorgue a la parte vencedora las costas y unos honorarios razonables de abogado.

La clasificación de los trabajadores es un riesgo distinto. Tratar a un trabajador como contratista independiente cuando en realidad es un empleado puede generar exposición fiscal, salarial y de beneficios. La etiqueta del contrato ayuda, pero la forma en que el trabajo se realiza en la práctica suele pesar más. Comience la revisión observando cómo se paga, programa y supervisa al trabajador.

Políticas del manual y disciplina por conducta fuera del trabajo

Un manual del empleado de Florida normalmente no es un contrato vinculante. Según una decisión de un tribunal de apelación de Florida, las declaraciones de política contenidas en un manual no crean derechos contractuales exigibles. La excepción es el lenguaje que demuestre que las partes acordaron expresamente que el manual es un contrato de trabajo separado. Quaker Oats Co. v. Jewell establece esa regla.

Eso no hace que las políticas del manual sean poco importantes. Una regla escrita que la empresa no aplica puede causar problemas de todos modos. Si a un trabajador se le sanciona por una práctica que otros nunca enfrentan, la incoherencia se convierte en el centro del asunto. Los propietarios deben comparar las políticas escritas con la forma en que los gerentes las aplican en realidad, y corregir las lagunas antes de que llegue una queja.

La disciplina por publicaciones en redes sociales requiere especial cuidado. La respuesta depende de lo que diga la publicación y de por qué la empresa reacciona. Haga una pausa antes de actuar y revise primero la publicación en contexto.

Renuncias con amenazas, cartas de reclamación e indemnizaciones por despido

Una carta de reclamación del abogado de un empleado expone una reclamación y solicita algo, a menudo dinero o un cambio en la forma en que la empresa actúa. Una renuncia también puede venir acompañada de una amenaza, como una acusación o la advertencia de una queja. Ninguna de las dos debe responderse en el calor del momento.

La regla de Florida de empleo a voluntad moldea muchas de estas disputas. Un empleado a voluntad puede ser despedido en cualquier momento, siempre que la terminación no se base en una razón que la ley prohíba, como una represalia o una discriminación ilegal. Laguerre v. Palm Beach Newspapers establece esa regla. La razón registrada al momento de la separación es importante y debe coincidir con los documentos.

Las reclamaciones de denunciantes (whistle-blowers) tienen su propia prueba. Según el § 448.103(1)(c), un empleado no puede obtener una recuperación en una reclamación por represalia si la acción de personal se basó en un motivo distinto del ejercicio por parte del empleado de un derecho protegido por esta ley; y, según Gessner v. Southern Co., en una reclamación que alegue una violación del § 448.102(3), la actividad, política o práctica del empleador a la que el empleado se opuso debe, en efecto, constituir una infracción de una ley, norma o reglamento. Esa decisión ayuda a un propietario a juzgar qué tan sólida es realmente una queja.

Los acuerdos de indemnización y de liberación intercambian un pago por la renuncia a reclamaciones. Un formulario genérico es arriesgado, porque la liberación debe reflejar las reclamaciones específicas en juego. Revise los términos antes de que cualquier trabajador firme.

Acuerdos de no competencia, no captación y confidencialidad bajo la ley de Florida

Florida hace cumplir los pactos de restricción que sean razonables en cuanto a tiempo, área y ramo de negocio. Según el Estatuto de Florida § 542.335, un pacto también debe proteger un interés comercial legítimo. Un tribunal no lo hará cumplir a menos que conste por escrito y esté firmado por la persona a la que obliga. El Estatuto de Florida § 542.335 dice: “En cualquier acción relativa a la ejecución de un pacto de restricción: (a) Un tribunal no ejecutará un pacto de restricción a menos que esté expuesto en un escrito firmado por la persona contra la que se busca la ejecución.”

Un pacto no respaldado por un interés comercial legítimo es nulo y no exigible. Un pacto demasiado amplio se trata de otra manera. La parte que busca la ejecución debe demostrar que la restricción es razonablemente necesaria. Si la restricción es excesivamente amplia o demasiado prolongada, el tribunal debe modificarla y conceder solo el alivio razonablemente necesario. Una cláusula excesivamente amplia puede reducirse en lugar de descartarse por completo.

La ejecución también conlleva un costo. El estatuto establece que la infracción de un pacto exigible crea una presunción de daño irreparable para la parte que busca la ejecución. El Estatuto de Florida § 542.335 dice: “No se dictará ninguna medida cautelar temporal a menos que la persona que busca la ejecución de un pacto de restricción otorgue una fianza adecuada, y el tribunal no hará cumplir ninguna disposición contractual que renuncie al requisito de una fianza para la medida cautelar o que limite el monto de dicha fianza.” Una medida cautelar temporal requiere una fianza adecuada. Los propietarios que planeen apoyarse en un pacto deben prever esa fianza.

Los acuerdos de no competencia cubiertos siguen su propia sección. Que un pacto determinado se sostenga depende de su redacción, del papel del empleado y del interés que protege.

Plazos que importan cuando surge un problema

El reloj en una disputa laboral puede empezar antes de que la empresa lea la notificación con atención. Registre en el calendario cada plazo el día en que llegue una notificación. Los plazos de las agencias y de los tribunales pueden ser breves, y cada reclamación tiene su propio periodo.

Para las reclamaciones por discriminación bajo la Ley estatal de Derechos Civiles, una acción civil debe iniciarse a más tardar un año después de una determinación de causa razonable o de un Aviso federal de Derecho a Demandar, lo que ocurra primero. Si ninguno se emite dentro de los 180 días posteriores a la queja, la acción puede iniciarse a más tardar 18 meses después de presentada la queja. Los salarios caídos también retroceden no más de dos años antes de la queja.

Para las represalias bajo la ley estatal de denunciantes de Florida, un trabajador puede demandar dentro de los dos años posteriores a descubrir la acción, o dentro de los cuatro años posteriores a que se tomó, lo que ocurra primero. El Estatuto de Florida § 448.103 establece ese periodo: un empleado puede presentar una acción civil dentro de los 2 años posteriores a descubrir la acción de personal por represalia, o dentro de los 4 años posteriores a que se tomó la acción, lo que ocurra primero. Según el § 448.102, el paso de notificación por escrito se aplica a una denuncia ante una agencia: la protección no se aplica a menos que el trabajador haya llevado por escrito la actividad, política o práctica a la atención de un supervisor o del empleador y haya dado al empleador una oportunidad razonable de corregirla.

Estos plazos también muestran a un propietario cuánto tiempo puede permanecer abierta una reclamación. Anote cada fecha en el calendario, junto con la persona responsable de ella.

Primeros pasos: conservar registros, evitar represalias y canalizar las comunicaciones

Los primeros pasos son conservar los registros, evitar las represalias y canalizar todo el contacto a través de una sola persona. Estos pasos cuestan poco y protegen a la empresa mientras los hechos aún se están aclarando.

Comience por los registros. Conserve correos electrónicos, mensajes de texto, horarios, expedientes de personal, notas de desempeño y datos de control de horario vinculados al empleado y al asunto. No los edite ni los deseche mientras el asunto esté abierto. Estos registros a menudo se convierten en el centro de una revisión de agencia o de un caso judicial.

Después, evite las represalias. La ley de Florida establece que es ilegal que un empleador, una agencia de empleo, un comité conjunto de trabajo y administración, o una organización laboral discrimine a una persona porque esa persona presentó una queja, testificó, asistió o participó en una investigación, procedimiento o audiencia conforme a esta sección. Estatutos de Florida, § 760.10 establece esa regla. Una reducción de horario o una evaluación negativa repentina puede parecer una represalia cuando sigue a una queja. Los gerentes deben entender eso antes de responder.

Por último, canalice las comunicaciones. Designe a una persona para manejar el contacto con el empleado, con el abogado del empleado y con cualquier agencia. Los gerentes que discuten el asunto de manera informal pueden crear declaraciones que más adelante se conviertan en prueba. Mantenga los mensajes escritos breves y objetivos, y evite opinar sobre el fondo del asunto con los compañeros de trabajo.

Cómo el asesor jurídico externo general apoya a los empleadores de Florida

El asesor jurídico externo general es un apoyo legal continuo para una empresa, sin contar con un departamento legal interno completo. Los propietarios recurren a él para resolver preguntas a medida que surgen, no solo cuando llega una demanda.

En asuntos laborales, eso puede significar revisar las políticas del manual, verificar cómo se documenta la disciplina y asesorar sobre cómo responder a un cargo o a una carta de reclamación. También puede significar analizar la exposición en varios temas a la vez, como una cuestión salarial que se superpone con un riesgo de represalia.

El trabajo de asesor jurídico externo general de KEW Legal para propietarios de negocios e inversionistas abarca contratos, arrendamientos comerciales, asuntos societarios y asuntos laborales para empleadores. La firma atiende a empresas en todo el condado de Miami-Dade, el condado de Broward y el sur de Florida desde oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach.

Hable de su problema laboral con KEW Legal

Una primera conversación sobre los hechos es la forma más sencilla de empezar a resolver un problema con un empleado. Las preguntas siguientes cubren inquietudes comunes.

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