Obligaciones legales del empleador en Florida: guía para empresas en Miami

Obligaciones legales del empleador en Florida: guía de Miami

Lo que deben hacer los empleadores en Florida: la respuesta breve sobre el empleo a voluntad

Las obligaciones legales del empleador en Florida comienzan antes del primer día de trabajo y se mantienen hasta que se gestiona el último pago de salario. Incluso un empleador que contrata a voluntad no puede poner fin a un empleo por una razón ilícita.

Dos límites cumplen la mayor parte de la función. Las leyes federales y de Florida contra la discriminación generalmente prohíben a un empleador despedir, degradar o negarse a contratar a alguien por un rasgo protegido, como la raza, el sexo, la edad o la discapacidad. Cada ley se aplica solo por encima de un número determinado de empleados, y la ley de Florida utiliza el término “handicap” para referirse a la discapacidad. Fla. Stat. § 760.10 enumera los rasgos protegidos según la ley de derechos civiles de Florida. Fla. Stat. § 448.102 cubre ciertas represalias.

Esta página sigue el ciclo de vida del empleo: contratación, salario, seguridad, licencias, disciplina, desvinculación y registros. Cada etapa conlleva sus propias obligaciones. Esas obligaciones cambian según el tamaño de la empresa, el sector y el tipo de puesto, por lo que cada una debe verificarse conforme a los hechos del lugar de trabajo. Kristina E. Wilson es la responsable legal de esta página. KEW Legal tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach.

Contratación: deberes contra la discriminación y documentación obligatoria

Un empleador no puede negarse a contratar a alguien por un rasgo protegido. Además, debe completar la documentación federal de elegibilidad para trabajar de cada nuevo empleado.

La ley de derechos civiles de Florida establece que es ilegal que un empleador con 15 o más empleados se niegue a contratar a alguien por motivos de raza, color, religión, sexo, embarazo, origen nacional, edad, discapacidad (handicap) o estado civil. La ley federal considera práctica laboral ilegal que un empleador no contrate o se niegue a contratar, o despida a cualquier persona, o que de otro modo discrimine a cualquier persona en cuanto a compensación, términos, condiciones o privilegios de empleo, por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional (texto legal). La ley federal también prohíbe que un empleador se niegue a contratar o despida a cualquier persona, o que de otro modo discrimine a cualquier persona en cuanto a compensación, términos, condiciones o privilegios de empleo, por causa de la edad de dicha persona (texto legal).

Desde el 1 de julio de 2023, el empleador privado de Florida con 25 empleados o más debe usar el sistema E-Verify para los nuevos empleados dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio. Según la normativa federal, el Formulario I-9 puede estar en formato impreso o electrónico, y puede generarse o conservarse de forma electrónica siempre que el formulario resultante sea legible y no se modifiquen el nombre, el contenido ni la secuencia de sus elementos de datos.

Mantenga las ofertas de empleo y las preguntas de entrevista vinculadas a las funciones del puesto. KEW Legal atiende asuntos de derecho laboral para empleadores.

Salario: salario mínimo de Florida, horas extra y clasificación de trabajadores

El salario mínimo de Florida se aplica a todas las horas trabajadas en Florida por los empleados con derecho al salario mínimo federal. La tarifa también está vinculada a la enmienda sobre el salario mínimo de Florida incluida en la constitución estatal. La tarifa cambia con el tiempo, por lo que lo que importa es la tarifa vigente durante cada período de pago.

Un ejemplo es la excepción para el comercio minorista y los servicios. La tarifa regular del trabajador debe ser más de una vez y media la tarifa mínima por hora aplicable. Más de la mitad del pago durante un período representativo de al menos un mes debe provenir de comisiones sobre bienes o servicios. Las condiciones de pago deciden estas cuestiones, no los títulos del puesto.

Una etiqueta contractual no resuelve si un trabajador es empleado o contratista. Cómo se realiza el trabajo y quién lo controla tienen un peso real. Clasificar mal a un trabajador puede generar problemas de pago que luego son difíciles de corregir.

Aviso conforme a la sección 448.110 y el plazo de subsanación de 15 días

Un empleador que retiene salarios mínimos puede enfrentar una reclamación conforme a la ley de Florida. Conforme al Fla. Stat. § 448.110, el empleador tiene 15 días naturales desde la recepción del aviso de la reclamación para pagar el monto total o resolver la reclamación. El plazo de prescripción queda en suspenso durante esos 15 días. Si la reclamación no se paga ni se resuelve, el trabajador puede presentar una demanda.

Si el trabajador gana, la enmienda sobre el salario mínimo de Florida prevé el pago total de los salarios atrasados impagos. También son recuperables los honorarios y costas razonables de abogado. La enmienda además establece una multa de $1000.00 por cada infracción en caso de infracciones intencionales, pagadera al Estado.

El Fla. Stat. § 448.08 permite que un tribunal conceda a la parte vencedora en una acción por salarios impagos las costas del procedimiento y unos honorarios de abogado razonables. Las fechas de pago por escrito y las reglas claras sobre deducciones ayudan a prevenir estas controversias.

Seguridad en el trabajo, informes de lesiones y represalias

Los deberes de seguridad y de notificación de lesiones provienen de normas distintas. La ley de Florida sí protege a los trabajadores que se oponen a prácticas ilícitas. Conforme al Fla. Stat. § 448.102, un empleador no puede tomar ninguna medida personal de represalia contra un empleado porque este se haya opuesto a, o se haya negado a participar en, cualquier actividad, política o práctica del empleador que infrinja una ley, norma o reglamento.

La misma ley protege al trabajador que proporciona información a un organismo gubernamental u otro órgano que investiga una infracción, o que declara ante ellos. La denuncia ante un organismo gubernamental tiene un paso adicional. El trabajador debe primero plantear el problema por escrito ante un supervisor o ante el empleador. El empleador también debe tener una oportunidad razonable de corregirlo.

La enmienda sobre el salario mínimo también prohíbe las represalias contra un trabajador que presente una queja sobre el pago. Una queja sobre seguridad puede quedar amparada por las mismas protecciones cuando describe una práctica que infringe una ley, norma o reglamento. Dejar constancia por escrito de la queja y de la respuesta del empleador ayuda a demostrar lo ocurrido.

Licencias, actividad protegida y protecciones de denunciantes

Los derechos de licencia y los derechos de queja son distintos, pero ambos limitan la forma en que un empleador puede responder. Conforme a la Ley federal de Licencia Familiar y Médica (FMLA), sujeta a las condiciones de la ley, un empleado elegible tiene derecho a un total de 12 semanas laborales de licencia durante cualquier período de 12 meses por motivos específicos, incluidos el nacimiento o la adopción de un hijo y una condición de salud grave (texto legal). La licencia conforme a la ley puede consistir en licencia no remunerada.

La licencia intermitente o con horario reducido, tomada cuando es médicamente necesaria, no reduce el total de licencia al que tiene derecho el empleado, más allá de la licencia efectivamente tomada. Cuando la necesidad de licencia es previsible, como un tratamiento médico programado, el empleado debe normalmente dar al menos 30 días de aviso. Si la licencia debe comenzar antes, el empleado da el aviso más temprano que sea posible en la práctica.

Las quejas sobre salario o seguridad también están protegidas. Un despido que sigue de cerca a una queja atrae un escrutinio especial. Documentar las razones de cualquier decisión relacionada con una licencia o con una queja antes de tomarla es una de las medidas más prácticas que puede adoptar un empleador.

Disciplina: documentación, coherencia y evitación de resultados discriminatorios

La disciplina debe seguir las políticas escritas del empleador. No puede basarse en un rasgo protegido ni en una queja protegida. El Fla. Stat. § 760.10 prohíbe tratar a un trabajador de forma distinta en cuanto al pago, los términos o las condiciones de empleo por causa de un rasgo protegido.

La ley federal permite que un empleador aplique términos distintos conforme a un sistema de antigüedad o de mérito de buena fe, o a un sistema que mida las ganancias por la cantidad o calidad de la producción. Cuando un gerente aplica una norma de forma estricta y otro la ignora, esa diferencia puede convertirse en prueba dentro de una disputa.

La documentación debe registrar la conducta, la política aplicable, la fecha y la respuesta. Limítese a los hechos. Un expediente con fechas y referencias a políticas se entiende mejor que uno lleno de calificativos. Un manual puede describir cómo funciona la disciplina, pero debe coincidir con lo que la empresa hace en la práctica.

Desvinculación: terminación, indemnización y obligaciones finales

Antes de cualquier terminación, verifique el motivo frente a las normas contra la discriminación y contra las represalias. El Fla. Stat. § 760.10 cubre el despido basado en un rasgo protegido. La ley federal aborda las decisiones laborales basadas en la edad y prohíbe que un empleador no contrate o se niegue a contratar, o despida a una persona por causa de su edad (texto legal). El Fla. Stat. § 448.102 protege a los trabajadores frente a medidas personales de represalia.

Cualquier oferta de indemnización debe expresar sus términos con palabras claras. Cuando un negocio se vende o pasa a nuevos propietarios, los salarios devengados y las reclamaciones de los empleados deben abordarse en los documentos de la operación. El servicio de abogado de adquisición y venta de empresas cubre esa transición.

Carteles obligatorios, registros de nómina y conservación de documentos

Las obligaciones legales del empleador en Florida incluyen conservar registros durante un período determinado. Conforme a la normativa federal, cada empleador debe conservar durante al menos 3 años, desde la última fecha de anotación, todos los registros de nómina u otros registros que contengan la información y los datos de los empleados exigidos por las secciones aplicables de esta parte.

Algunos avisos del lugar de trabajo deben exhibirse, y cuáles se aplican depende de los hechos del negocio. Una revisión periódica de los carteles es una medida práctica para cualquier empleador.

Los registros de control de horas exactos, las horas extra aprobadas y las políticas de pago por escrito son los registros de los que depende una disputa salarial. Las lagunas en esos registros dificultan la resolución de las disputas de pago.

Preguntas frecuentes sobre las obligaciones del empleador en Florida

Hable con KEW Legal sobre sus obligaciones como empleador

Imagine a un antiguo trabajador que renunció la semana pasada y pregunta cuándo llegará su último cheque. O imagine a un gerente que evalúa si poner fin al empleo de alguien esta semana. Esos son los momentos en que las obligaciones legales del empleador en Florida importan más.

KEW Legal es una firma de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Actúa como asesor jurídico externo general de propietarios de negocios e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida. Su trabajo incluye el servicio de abogado de derecho laboral para empleadores. La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar.

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