¿Qué hacer si su cliente no paga la factura? Dé los pasos correctos desde el principio

Qué hacer si un cliente se niega a pagar una factura en Florida

¿Qué hacer si un cliente se niega a pagar una factura? Empiece por revisar lo que acordó y lo que dice la factura. Después, conserve sus registros, envíe un requerimiento de pago claro por escrito y vigile los plazos, porque la ley de Florida fija plazos para demandar. Esta guía explica cada paso en términos sencillos. Es información general, no asesoría legal. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. KEW Legal tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach, Florida.

Por qué que un cliente se niegue a pagar suele ser una cuestión contractual

La respuesta depende de los términos del contrato y de los hechos de la controversia. Cuando un cliente no paga, el problema real suele ser si el trabajo coincidió con lo acordado. Su factura es una solicitud de pago basada en ese acuerdo. La razón que da el cliente determina cada paso que sigue. Entre las razones más comunes están una queja sobre la calidad, una disputa sobre el alcance del trabajo, una entrega tardía o la afirmación de que el cliente tiene derecho a recuperar dinero. Cada razón requiere una respuesta distinta. Es posible que usted ya haya pagado materiales, mano de obra y su propio tiempo, así que la presión es real. Antes de enviar cualquier cosa, comprenda con claridad la controversia. Si un copropietario o socio cerró el trato, anote quién firmó y quién aprobó el trabajo. Eso influye en quién debe el dinero.

Paso 1: Confirme la factura, el contrato y las condiciones de pago

Empiece por averiguar exactamente lo que acordó y lo que dice la factura. Reúna el contrato firmado, cualquier orden de compra y cada correo electrónico en el que el cliente aprobó el trabajo o el precio. Compare la fecha de vencimiento y las condiciones de pago de la factura con esos documentos. Luego revise el importe y cada partida. Busque cargos por demora o intereses, y confirme que se acordaron por escrito. También confirme quién es la parte contratante. Si una empresa lo contrató, normalmente la empresa es la parte que debe el pago. Algunos contratos añaden la promesa personal del dueño de pagar la deuda de la empresa (un compromiso personal de pago), así que revise si existe uno. Corrija cualquier nombre, fecha o importe incorrecto antes de enviar un requerimiento.

Paso 2: Conserve las pruebas antes de escalar el conflicto

Reúna y conserve todos los registros que demuestren el trabajo, el acuerdo y el historial de pagos. Eso incluye contratos, alcances de trabajo, órdenes de cambio, entregables, recibos de entrega, correos electrónicos, mensajes de texto y notas de llamadas. Guarde los originales tal como están. No los edite, borre ni reescriba, aunque se vean desordenados. Guarde todo en una carpeta con fecha. Agregue una nota por cada llamada telefónica con la fecha, la hora y lo que se dijo. Un rastro documental claro respalda un requerimiento, una mediación o una demanda ante el tribunal. Empiece ahora, porque los mensajes de texto y los correos pueden desaparecer cuando se cambian los teléfonos o se cierran las cuentas.

Paso 3: Envíe un recordatorio de pago y un requerimiento escrito y claro

Envíe primero un recordatorio por escrito. Si el cliente aún no paga, envíe un requerimiento formal con un plazo. Un recordatorio indica el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y las condiciones acordadas. También explica cómo pagar. Una carta de requerimiento formal va más allá. Establece el monto adeudado y la base de la deuda. Fija un plazo para pagar o responder, e indica qué hará usted si ese plazo vence. Mantenga un tono objetivo. Evite los insultos, las suposiciones sobre las intenciones del cliente y las amenazas que no pensaría cumplir. Envíe la carta por correo electrónico y por un medio que deje constancia de la entrega, como el correo certificado. Guarde una copia de todo lo que envíe.

Cómo tratar con clientes que se niegan a pagar: negociación y opciones de pago

Pida al cliente que explique la controversia por escrito y ofrezca pagar cualquier parte que no esté en disputa. Una razón escrita muestra si el problema puede resolverse. Pagar la parte no disputada puede reducir el conflicto. Puede ofrecer un plan de pagos en cuotas con fechas e importes fijos. Incluya cualquier arreglo en un acuerdo de transacción por escrito. Incluya qué ocurre si el cliente incumple un pago. No continúe trabajando con nuevas condiciones hasta que ese acuerdo conste por escrito. Si el asunto va a mediación, la ley de Florida hace confidenciales las comunicaciones de mediación, con excepciones. Un acuerdo escrito firmado que se alcance allí no es confidencial, salvo que las partes acuerden lo contrario (Fla. Stat. § 44.405).

¿Cuánto tiene el cliente para pagar una factura y cuánto puede esperar usted para demandar?

La fecha de vencimiento del cliente proviene de su acuerdo o de la factura. El plazo para demandar proviene del estatuto de limitaciones de Florida. Este es un plazo general, y pueden aplicarse excepciones, así que revise sus propios hechos. El cómputo generalmente comienza cuando nace la causa de acción, es decir, cuando ocurre su último elemento (Fla. Stat. § 95.031). Una cláusula del contrato que acorte el plazo para demandar es nula (Fla. Stat. § 95.03). Esperar también tiene costos. Los registros se deterioran, los testigos se mudan y los mensajes de texto desaparecen. Calcule las fechas desde el principio.

Opciones de escalamiento si el cliente aún no paga

¿Qué hacer si un cliente se niega a pagar una factura después de fracasar los requerimientos escritos? El camino habitual es un intento de acuerdo antes de demandar y, después, una demanda civil ante el tribunal correspondiente. Las reglas de competencia territorial son importantes. Cada situación es distinta, por lo que los detalles de un caso concreto deben revisarse con un abogado. Fla. Stat. § 47.011 dispone que las acciones solo pueden presentarse en el condado donde reside el demandado, donde nació la causa de acción o donde se encuentra la propiedad en litigio. Esa regla no se aplica a las demandas contra personas no residentes (Fla. Stat. § 47.011). Los casos de reclamaciones de menor cuantía siguen sus propias reglas, que esta página no cubre. Si pueden recuperarse los honorarios de abogado depende de los términos del contrato. Si la cláusula de honorarios de abogado de un contrato es unilateral, la ley de Florida la vuelve recíproca, lo que permite al tribunal conceder honorarios a la otra parte si esta gana. Nada de lo aquí expuesto promete ningún resultado.

Cómo prevenir el impago antes del siguiente proyecto

Un acuerdo escrito ayuda a prevenir el impago porque fija las condiciones antes de que comience el trabajo. Ponga por escrito el alcance, el precio, el calendario de pagos, las condiciones de retraso y los pasos para resolver controversias. Describa qué significa “terminado” para que ambas partes sepan cuándo vence el pago. Envíe facturas con partidas claras, fechas y números de factura. Facture según un calendario constante que el cliente haya aceptado, para que el pago no sea una sorpresa. Esté atento a las señales de alerta. Entre ellas están las solicitudes para retrasar el pago, los cambios repetidos de alcance sin documentación y un cliente que evita las condiciones escritas. Cada una de ellas es motivo para detenerse y confirmar las condiciones por escrito antes de hacer más trabajo.

Cuándo conversar sobre su situación con KEW Legal

Si la negativa de un cliente ha puesto en riesgo su dinero, su negocio o una relación con un copropietario, conversar sobre los hechos puede ayudarle a ver sus opciones. KEW Legal es una práctica de derecho empresarial en Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Actúa como asesor general externo de dueños de negocios en Miami-Dade y el sur de Florida. La firma se concentra en disputas contractuales y con proveedores de negocios y en disputas entre socios. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. Puede llamar al 305-990-2300 o enviar un mensaje a través de la página de contacto. La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso.