Disputas por cláusulas de auditoría en sus contratos comerciales

Abogado de Disputas por Cláusulas de Auditoría a Proveedores en Florida | KEW Legal

Una cláusula de auditoría a proveedores permite a una empresa verificar las facturas, los precios y los registros de un proveedor frente al contrato firmado. Si las facturas no coinciden con lo que acordó pagar, esa cláusula suele ser la primera herramienta que conviene revisar. Esta página explica cómo avanzan estas disputas en Florida, qué revisar primero y dónde encaja un requerimiento previo a la demanda. El abogado responsable de esta página es Kristina E. Wilson, de KEW Legal.

Qué hace una cláusula de auditoría a proveedores y a quién beneficia

Una cláusula de auditoría a proveedores es una estipulación contractual que permite a una parte examinar las facturas, los precios, el uso o los registros de la otra. Es especialmente importante para propietarios, operadores e inversionistas que pagan facturas recurrentes de proveedores o de servicios.

Los problemas más comunes incluyen:

• Cargos que no aparecen en la lista de precios firmada.
• Tarifas superiores a las que fija el contrato.
• Cobros que siguen apareciendo después de que el acuerdo debió terminar.

El derecho de auditoría surge del propio contrato. La redacción exacta determina qué puede revisarse, hasta qué fecha puede llegar la revisión y cómo debe solicitarse. Lea la cláusula antes de actuar, porque una redacción imprecisa puede dejarle menos margen del que esperaba.

Qué incluye el servicio

El servicio abarca la revisión del contrato, la revisión de la facturación y los pasos escritos que siguen, todo dentro de una misma relación profesional. El trabajo incluye:

• Revisión del contrato completo, incluidas la cláusula de auditoría, los anexos de precios, las enmiendas, las órdenes de compra y las condiciones de renovación.
• Revisión de las facturas y del historial de pagos frente a las tarifas contratadas y al método de facturación del proveedor.
• Redacción de una solicitud de auditoría por escrito que siga el método de notificación y los plazos que exige el contrato.
• Preparación de un requerimiento previo a la demanda que identifique los cargos en disputa, las disposiciones en las que se apoya y el monto reclamado.
• Negociación con el proveedor o su abogado para llegar a un reembolso, crédito o acuerdo de facturación corregida, debidamente documentado.
• Tramitación de una demanda por incumplimiento de contrato como etapa separada, si el proveedor se niega a cumplir o a reembolsar.

El litigio se utiliza solo cuando las etapas anteriores no resuelven el asunto.

Cómo funciona el proceso, paso a paso

El proceso comienza con una revisión confidencial y avanza por una auditoría escrita y un requerimiento antes de considerar cualquier demanda. Esta es la secuencia habitual:

1. Revisión inicial. Revisamos el contrato y las facturas recientes en una consulta confidencial, en nuestra oficina de Coral Gables o de Sunny Isles Beach, o por teléfono.
2. Análisis por escrito. Revisamos la cláusula de auditoría, la diferencia en la facturación y las condiciones de notificación, disputa y plazos.
3. Notificación de auditoría. Enviamos la notificación en la forma que exige el contrato y solicitamos los registros que la cláusula le permite examinar.
4. Revisión de registros. Comparamos los registros del proveedor con las condiciones contratadas y documentamos los hallazgos.
5. Requerimiento y negociación. Enviamos un requerimiento previo a la demanda y analizamos la resolución. Aquí suelen comenzar las conversaciones de acuerdo.
6. Revisión de la presentación de la demanda. Si el asunto no se resuelve, revisamos con usted las opciones de presentación antes de iniciar cualquier demanda.

El calendario depende de la rapidez con que el proveedor entregue los registros y responda, por lo que no puede fijarse de antemano un plazo determinado. Para comenzar, envíe su contrato y las facturas recientes a través de nuestra página de contacto.

Condiciones y plazos del contrato que debe revisar antes de actuar

Revise las condiciones de notificación, periodo de revisión, costos, registros, disputas y plazos antes de enviar cualquier requerimiento. Cada una puede cambiar su siguiente paso.

• Notificación. Muchas cláusulas exigen notificación por escrito, por un método determinado y dentro de un plazo establecido. Omitir ese paso puede debilitar su posición.
• Periodo de revisión. Algunas cláusulas limitan hasta qué fecha puede llegar una auditoría, lo que restringe cuántos cobros excesivos puede documentar.
• Traslado de costos. Algunos contratos indican quién paga los costos de la auditoría, a veces vinculados a un monto determinado de cobros excesivos.
• Registros. Verifique cuánto tiempo debe conservar el proveedor sus registros y dónde puede examinarlos.
• Pasos para disputas. Las cláusulas de negociación, mediación o arbitraje controlan el camino hacia los tribunales. Florida generalmente hace cumplir un acuerdo escrito de arbitraje, conforme a los Estatutos de Florida § 682.02.
• Plazos. Los plazos de Florida para acciones basadas en un contrato escrito figuran en los Estatutos de Florida § 95.11. Es nula la cláusula de un contrato que acorte el plazo para demandar, conforme a los Estatutos de Florida § 95.03.

Si una disputa pasa a arbitraje, el cómputo del plazo puede suspenderse. La ley de Florida establece que el arbitraje pendiente suspende, o detiene, el curso del periodo de prescripción para esa disputa, conforme a los Estatutos de Florida § 95.051. Confirme las fechas desde el principio en lugar de dar por supuesto su cumplimiento.

Opciones antes de presentar una demanda

La mayoría de las disputas por facturación avanzan mediante un requerimiento escrito y una negociación antes de presentar cualquier demanda. Las principales vías son:

• Consulta informal sobre la facturación. Puede corregir errores sencillos, pero hágala por escrito para tener constancia.
• Auditoría formal conforme al contrato. Produce un registro de hechos sobre lo facturado frente a lo que permite el contrato.
• Requerimiento y acuerdo. Establece los cargos en disputa, las disposiciones en las que se apoya y el monto reclamado.
• Mediación contractual u otros pasos. Utilícelos cuando el acuerdo los exija.
• Litigio. Es el último paso, después de que el proveedor se niegue a cumplir o a reembolsar.

La ley de Florida hace inadmisible una oferta de transacción sobre una reclamación disputada para probar la responsabilidad o su valor, conforme a los Estatutos de Florida § 90.408. Conforme a los Estatutos de Florida § 47.011, una demanda debe presentarse donde reside el demandado, donde se originó la causa de acción o donde se encuentra el bien en litigio, aunque esta sección no se aplica a las acciones contra personas no residentes.

Los tribunales de Florida también deben remitir a mediación, a petición de parte, muchas demandas por daños monetarios, siempre que la parte solicitante esté dispuesta y en condiciones de pagar los costos de la mediación o que estos puedan repartirse equitativamente entre las partes, con las excepciones enumeradas, conforme a los Estatutos de Florida § 44.102. Cada parte generalmente paga a su propio abogado, salvo que un contrato o una ley disponga otra cosa, como explica la decisión Price v. Tyler. Si el contrato permite a una parte recuperar honorarios de abogado por hacerlo cumplir, los Estatutos de Florida § 57.105 permiten además que el tribunal otorgue honorarios razonables a la otra parte cuando esta gane, en contratos celebrados a partir del 1 de octubre de 1988.

Por qué trabajar con KEW Legal en este asunto

KEW Legal es un bufete de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Actúa como asesor jurídico general externo para propietarios de negocios e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida.

Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. Los abogados del bufete incluyen a Natalie Martinez. El bufete se concentra en contratos comerciales, disputas con proveedores y socios, asuntos laborales para empleadores, arrendamientos comerciales y operaciones empresariales.

Como el bufete actúa como asesor jurídico general externo, un problema de facturación con un proveedor puede revisarse junto con las condiciones de renovación y otras cuestiones contractuales. La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar.

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