¿Recibió una denuncia de acoso laboral en su pyme de Florida? Actúe con orden desde el primer día.

Queja de acoso de un empleado en una pequeña empresa de Florida

Si un empleado acaba de presentar una queja por acoso en su pequeña empresa, los primeros pasos que dé son importantes. Tome la queja en serio, póngala por escrito y elija a una persona imparcial para revisarla. La ley de Florida prohíbe que los empleadores discriminen a sus empleados por características protegidas, y la cobertura de la ley depende del número de empleados que tenga. Esta guía recorre los primeros días tras una queja de acoso laboral en una pequeña empresa de Florida, qué cubre la ley y cuándo conviene recurrir a un abogado externo. KEW Legal tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach y trabaja con propietarios de negocios en todo el condado de Miami-Dade y el sur de Florida.

Qué hacer primero cuando llega una queja por acoso

Su primera tarea es tratar la queja como un asunto laboral serio, incluso si parece menor o surgió de forma casual.

Acúsela de recibo por escrito. Agradezca al empleado que la haya planteado, indique que la empresa la revisará y nombre a la persona que se encargará de la revisión. Mantenga corta la lista de personas que conocen la queja. Comparta los detalles solo con quienes los necesiten para la revisión.

Evite confrontar al empleado acusado de una manera que suene a veredicto. No sancione a nadie antes de conocer los hechos. Un recorte de horario o una degradación hechos demasiado pronto pueden parecer represalia, incluso si la queja original era débil.

Piense con cuidado quién dirigirá la revisión. Un gerente cercano al acusado, o que le reporte, quizá no sea la persona adecuada. Si la queja menciona a un gerente senior o a un propietario, planifique desde el inicio contar con ayuda externa.

Evite escribir opiniones sobre las personas involucradas en correos electrónicos o mensajes de chat. Esos mensajes pueden ser leídos más adelante por otras personas, incluido un investigador de una agencia o un tribunal.

Qué constituye acoso laboral según la ley de Florida

El estatuto de derechos civiles de Florida prohíbe que los empleadores discriminen a cualquier persona en cuanto a compensación, términos, condiciones o privilegios de empleo por motivo de características protegidas (Estatutos de Florida, § 760.10).

Las características protegidas en el estatuto son la raza, el color, la religión, el sexo, el embarazo, el origen nacional, la edad, la discapacidad y el estado civil. Según las definiciones, el origen nacional incluye la ascendencia (Estatutos de Florida, § 760.02).

Hay dos patrones que aparecen con frecuencia.

La persona que realiza la conducta puede ser un supervisor, un compañero de trabajo o una persona ajena a la empresa, como un proveedor o un cliente. Cualquier persona en el lugar de trabajo puede ser la víctima.

Un solo incidente puede importar en algunos casos. Si una conducta cruza la línea legal depende de los hechos, así que anote exactamente lo que ocurrió.

¿Se aplica la Ley de Derechos Civiles de Florida a su empresa?

La Ley de Derechos Civiles de Florida cubre a un empleador con 15 o más empleados, y el estatuto cuenta a esos empleados de una forma específica.

Según el Estatutos de Florida, § 760.02, un empleador es una persona que emplea a 15 o más empleados por cada día laboral en cada una de 20 o más semanas naturales del año calendario en curso o del anterior. La definición de persona también abarca a una sociedad y a otras entidades comerciales, no solo a individuos.

La prueba cuenta el número de personal a lo largo de días y semanas, no una foto de un solo momento. Una empresa que se encuentra cerca del límite debe llevar el registro de sus empleados a lo largo del tiempo, no solo el día en que llega una queja.

Si tiene menos de 15 empleados, es posible que el estatuto no alcance a su empresa. Eso no significa que la queja pueda ignorarse. Su propia política escrita sigue guiando cómo debe responder, y el empleado puede plantear otras preocupaciones. Una respuesta justa y documentada sigue siendo el mejor camino.

El estatuto también dispone que se interprete de manera amplia para cumplir sus propósitos (Estatutos de Florida, § 760.01).

Paso 1: Documente la queja y conserve los registros

Anote la queja tal como la describió el empleado, en cuanto la reciba.

Incluya las fechas, los lugares, las palabras o conductas exactas y quién más estaba presente. Use las palabras del propio empleado siempre que pueda. Después, pida al empleado que lea su resumen y señale cualquier error. Anote cada corrección.

Conserve los registros relacionados con la queja. Eso incluye correos electrónicos, mensajes de texto, horarios de trabajo, datos de registro de asistencia, evaluaciones de desempeño y cualquier queja anterior sobre las mismas personas. Si sus sistemas de teléfono o correo eliminan mensajes automáticamente, suspenda esa eliminación para las personas involucradas.

Mantenga cada nota basada en hechos. Excluya opiniones, etiquetas y suposiciones sobre los motivos. Un expediente fechado muestra qué sabía y cuándo actuó.

Paso 2: Investigue de forma justa y establezca medidas provisionales

Una investigación justa reúne hechos de cada parte y registra lo que encuentra, sin tratar al acusado como culpable.

Decida pronto si se necesita una medida temporal mientras dure la revisión. Las opciones incluyen cambiar las líneas de reporte, ajustar horarios o mantener a las dos personas separadas en los turnos. Describa estas medidas como pasos temporales para proteger el proceso, no como castigo.

Elija a un investigador que no tenga un interés personal en el resultado. Puede ser alguien ajeno a la cadena de mando. Explique el proceso tanto al denunciante como al acusado, incluido lo que sigue.

Entreviste al denunciante, al acusado y a los testigos pertinentes uno a uno. Haga a cada persona las mismas preguntas centrales.

Anote lo que dijo cada persona, qué documentos revisó y qué pudo y qué no pudo establecer. Un vacío en el expediente es más fácil de corregir durante la revisión que después de cerrarla.

Paso 3: Actúe según los hallazgos y cierre el proceso

Su respuesta debe derivarse de lo que encontró la revisión y de su política escrita, aplicada de la misma manera a hechos similares.

Las medidas correctivas abarcan un abanico. Pueden incluir orientación, una advertencia por escrito, el retiro de un cargo o el despido. El paso adecuado depende de los hechos y de su política. No elija primero una sanción y luego busque hechos que la respalden.

Florida es un estado de empleo a voluntad. Cuando un puesto no tiene un plazo fijo, cualquiera de las partes puede poner fin a la relación en cualquier momento y por cualquier motivo (Gessner v. Southern Co.). Pero un empleado a voluntad no puede ser despedido por un motivo que la ley prohíbe, como la represalia o la discriminación ilegal (Laguerre v. Palm Beach Newspapers).

Cierre el proceso por escrito. Informe al denunciante que la revisión ha concluido y que la empresa tomó las medidas apropiadas. No comparta detalles confidenciales sobre la disciplina de otro empleado.

Mantenga un expediente completo. Debe contener la queja, la investigación, los hallazgos y la respuesta.

Evite las represalias y prevenga la siguiente queja

Castigar a alguien por plantear una preocupación puede crear un segundo problema para su empresa, incluso si la queja original no está respaldada.

La represalia no siempre es un despido. Los pequeños empleadores suelen pasar por alto las formas más sutiles. Entre ellas están la reducción de horas, los cambios de asignaciones, las evaluaciones más duras y los comentarios de gerentes o compañeros. Cualquiera de ellas puede parecer una venganza para quien presentó la queja.

Establezca canales de reporte claros. Ofrezca a los empleados más de una forma de plantear una preocupación y explique cómo responderá la empresa. Mantenga una política escrita contra el acoso y capacite a los gerentes sobre qué hacer cuando llega una queja.

Su manual importa, pero su peso legal es limitado. Los tribunales de Florida generalmente no tratan las declaraciones de política del manual como derechos contractuales exigibles, a menos que el manual indique claramente que es un contrato de trabajo separado (Quaker Oats Co. v. Jewell). Eso no hace que su política sea opcional. Aun así, determina cómo debe responder, así que redáctela con cuidado y cúmplala.

Revise la política a medida que la empresa crece y que los cargos cambian.

Cuándo recurrir a un abogado externo y su siguiente paso

Recurra a un abogado externo cuando la queja mencione a un gerente senior o a un propietario, cuando se haya presentado un cargo o una reclamación, o cuando nadie dentro de la empresa pueda revisarla de forma neutral.

El tiempo importa una vez que una agencia está involucrada. Esos plazos son cortos, así que actúe con rapidez.

KEW Legal trabaja como asesor jurídico general externo para propietarios de negocios. También atiende asuntos de derecho laboral para empleadores en Miami-Dade y el sur de Florida, incluida la respuesta a quejas de acoso para empleadores. Nuestro equipo tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página.

Si una queja de acoso acaba de llegar a su escritorio y está valorando una revisión interna frente a la ayuda externa, llame al 305-990-2300 o contáctenos. Nuestra consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar.