¿Su proveedor no cumplió? Retenga pagos con respaldo legal, no a ciegas, con un abogado en Florida

Abogado de disputas por retención de pagos a proveedores en Florida | KEW Legal

Un abogado de disputas por retención de pagos a proveedores en Florida analiza primero dos cosas: qué permite el contrato y qué demuestra el registro documental. Sin ese respaldo, la empresa que deja de pagar puede convertirse en la parte que incumple. Esta página explica la diferencia. También cubre lo que KEW Legal revisa antes de retener cualquier pago.

¿Qué es una disputa por retención de pagos a proveedores?

Una disputa por retención de pagos a proveedores comienza cuando una empresa retiene la totalidad o parte de una factura. La empresa considera que el trabajo o la facturación del proveedor no cumple lo acordado. El proveedor considera que se le debe ese dinero.

Entre los desencadenantes más comunes se encuentran:

• Trabajo deficiente, incompleto o defectuoso
• Sobrefacturación, o cargos que nadie aprobó por escrito
• Plazos o hitos incumplidos

Esta página está dirigida a propietarios, gerentes e inversionistas que pagan a contratistas, proveedores y prestadores de servicios en Miami-Dade y el sur de Florida, incluido el condado de Broward. Muchos propietarios dejan de pagar primero y leen el contrato después. Ese orden es donde comienzan la mayoría de los problemas.

¿Cuándo puede ser defendible retener un pago bajo un contrato de Florida?

El contrato es el punto de partida. Revise primero estas cláusulas:

• Condiciones de pago y fecha de vencimiento de las facturas
• Alcance del trabajo y criterios de aceptación
• Reglas para órdenes de cambio
• Cualquier derecho a compensar o retener dinero

Algunos contratos exigen notificación por escrito y una oportunidad para corregir el problema antes de cualquier retención. Estas cláusulas de notificación y subsanación cambian lo que usted puede hacer y la forma en que debe hacerlo.

Para bienes que el comprador ya aceptó, la ley de Florida coloca en el comprador la carga de probar cualquier incumplimiento. Véase Estatutos de Florida § 672.607. Los contratos de servicios pueden seguir reglas distintas, así que verifique qué marco se aplica a su operación. Si una retención concreta es sostenible depende de los hechos de cada relación.

¿Cuáles son los riesgos de retener pagos sin una base contractual clara?

Retener pagos sin una base contractual o legal puede constituir en sí mismo un incumplimiento. Eso puede exponer a su empresa a una reclamación por el saldo impagado. Según los Estatutos de Florida § 672.709, el vendedor puede recuperar el precio cuando el comprador no paga bienes que aceptó.

Otros riesgos incluyen:

• Cartas de requerimiento y demandas. Un proveedor puede enviar un requerimiento de pago o presentar una demanda de cobro.
• Intereses. Cuando los intereses se acumulan sin una tasa contractual especial, la tasa sigue los Estatutos de Florida § 687.01, que remite a la tasa de la § 55.03.
• Véase Estatutos de Florida § 57.105. Esa misma sección exige que el tribunal otorgue honorarios razonables de abogado, pagados en partes iguales por la parte perdedora y su abogado, cuando esta sabía o debía saber que una pretensión o defensa no estaba respaldada por los hechos materiales ni por la ley vigente. Pero los honorarios por una pretensión o defensa no respaldada por la ley vigente no pueden imponerse contra una parte representada, ni cuando se trató de un argumento de buena fe para cambiar la ley con una expectativa razonable de éxito. Tampoco pueden imponerse contra un abogado que actuó de buena fe según lo que su cliente le dijo sobre los hechos.
• Pérdida de posición. Los avisos vagos, tardíos o dirigidos a la persona equivocada debilitan su posición en la negociación.
• Interrupciones. Una disputa puede retrasar proyectos, suministros u operaciones que todavía necesita.

¿Qué documentos respaldan una compensación y qué debe reunir?

Los expedientes más sólidos combinan el contrato con pruebas fechadas del problema. Reúna lo siguiente antes de enviar cualquier aviso de disputa:

• El contrato, las órdenes de compra, el alcance del trabajo, las especificaciones y las enmiendas u órdenes de cambio firmadas
• Facturas, historial de pagos y cualquier cargo que no haya aprobado por escrito
• Informes de inspección, fotografías, resultados de pruebas, registros de entrega y listas de pendientes
• Correos electrónicos, mensajes de texto y notas de reuniones que muestren lo que se solicitó, prometió e informó
• Una cronología sencilla de plazos, hitos incumplidos y sus respuestas

Redacte la cronología con hechos concretos. Las fechas importan más que los adjetivos. Florida también fija plazos para demandar por un contrato. Una cláusula que intente acortarlos es nula según los Estatutos de Florida § 95.03, así que no suponga que una cláusula del contrato controla el plazo.

¿Cómo evalúa KEW Legal la posición y el aviso?

KEW Legal revisa primero el contrato y el registro documental. Luego ajusta cualquier retención a lo que respaldan los documentos. Los pasos habituales son:

1. Revisar las cláusulas de pago, retención, notificación, subsanación y resolución de disputas.
2. Comparar el problema documentado con el monto retenido, para que la retención no exceda lo que consta en el registro.
3. Redactar o revisar el aviso por escrito. Debe identificar el defecto específico, la disposición contractual en la que se basa y la subsanación o respuesta requerida.
4. Asesorar sobre la decisión de pago: pagar bajo protesta, pagar una parte, depositar en custodia el monto disputado o retener el saldo hasta que se resuelva.
5. Planificar el siguiente paso si el proveedor no está de acuerdo. Eso puede implicar negociación, mediación, arbitraje o litigio, según el contrato. Un acuerdo escrito para arbitrar es en general exigible según los Estatutos de Florida § 682.02, salvo por causas que existan para revocar un contrato.

El silencio también puede implicar riesgos. Presente cualquier objeción por escrito cuando pague.

¿Por qué los propietarios de empresas trabajan con KEW Legal en disputas de pagos a proveedores?

KEW Legal actúa como asesor jurídico general externo para propietarios de empresas e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida. Las disputas por retención de pagos a proveedores forman parte de ese trabajo. El bufete tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach.

Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. Los abogados del bufete incluyen a Kristina E. Wilson y Natalie Martinez. Nuestro equipo también puede ayudar con asuntos relacionados:

• Disputas de contratos y con proveedores de empresas
• Arrendamientos comerciales
• Disputas entre socios
• Derecho laboral para empleadores, cuando un problema con un proveedor se superpone con la contratación de personal

Los problemas con proveedores suelen estar relacionados con otros problemas empresariales, así que una sola revisión puede cubrir ambos. La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar. Puede revisar su posición antes de decidir qué hacer con el dinero.

Preguntas frecuentes sobre la retención de pagos a proveedores en Florida

¿Puedo compensar lo que un proveedor me debe con una factura?