Riesgos legales para empleadores en Florida: prevenga problemas antes de que lleguen a su negocio

Riesgos legales para empleadores en Florida en empresas de Miami

Los riesgos legales de los empleadores en Florida surgen de decisiones cotidianas sobre los trabajadores. Contratar, fijar salarios, aplicar medidas disciplinarias y despedir pueden dar lugar a una demanda, a una queja ante una agencia o a una sanción. Esta página explica las principales leyes y los errores más comunes. Es información general, no asesoría legal sobre su situación particular.

KEW Legal es un bufete de derecho empresarial con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. El bufete actúa como asesor jurídico general externo de empresarios e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página.

Qué abarcan los riesgos legales de los empleadores en Florida y quiénes los enfrentan

El riesgo legal del empleador es la posibilidad de que una decisión sobre la fuerza laboral dé lugar a una demanda, una queja formal o una sanción. Los propietarios, el personal de recursos humanos y los gerentes toman estas decisiones, por lo que todos ellos asumen esa exposición. Los empleadores de Miami-Dade, Broward y los condados cercanos enfrentan las mismas reglas básicas.

Las principales áreas de riesgo incluyen:

• Contratación, selección de candidatos y anuncios de empleo
• Salarios, horas extra y clasificación de los trabajadores
• Acoso, discriminación y represalias
• Las normas del manual del empleado y cómo las aplican los supervisores

Tanto la ley federal como la de Florida alcanzan estas áreas. Qué ley se aplica depende del asunto, del tamaño del empleador y de los hechos. Una reclamación puede costar tiempo y dinero, y puede apartar a los propietarios de la operación del negocio.

Las leyes federales y de Florida que establecen la base

Las leyes federales y de Florida contra la discriminación pueden aplicarse ambas a una misma decisión. La ley federal prohíbe a los empleadores discriminar por motivos de raza, color, religión, sexo y origen nacional, de acuerdo con 42 U.S.C. § 2000e-2.

La versión de Florida aparece en el Art. 760.10 de los Estatutos de Florida. Cubre motivos similares y añade el embarazo, la edad, la discapacidad y el estado civil.

La discriminación por discapacidad está cubierta por 42 U.S.C. § 12112. La ley prohíbe la discriminación en la contratación, el ascenso, el despido y el salario. También exige ajustes razonables, salvo que esos ajustes representen una carga excesiva para la empresa.

Las normas sobre salarios provienen de varias fuentes. El salario mínimo federal aparece en 29 U.S.C. § 206. Ese texto fija el salario mínimo de Florida y prevé ajustes posteriores a esa tarifa.

Riesgos de contratación y selección para los empleadores de Florida

El riesgo en la contratación comienza con los criterios que usted utiliza y con la forma en que los aplica. El Título VII protege a los solicitantes de empleo además de a los empleados. Una regla de selección que trata a los solicitantes de forma distinta por una característica protegida genera exposición.

Los anuncios de empleo también conllevan riesgos. La ley federal hace ilegal publicar un anuncio que muestre una preferencia o una limitación basada en raza, color, religión, sexo u origen nacional.

Las preguntas médicas están limitadas. La ley federal de discapacidad generalmente permite a un empleador exigir un examen médico a un empleado, o preguntarle si tiene una discapacidad, solo cuando el examen o la pregunta esté relacionado con el trabajo y sea consistente con la necesidad del negocio.

Algunas medidas prácticas ayudan. Documente sus criterios de contratación antes de las entrevistas. Aplíquelos de la misma manera a todos los candidatos. Conserve registros que muestren por qué se tomó cada decisión. Las verificaciones de antecedentes plantean reglas aparte que esta página no cubre.

Exposición a discriminación, acoso y represalias

El acoso se convierte en un problema para el empleador cuando los gerentes lo ignoran o responden con demasiada lentitud. De acuerdo con 29 C.F.R. § 1604.11, la conducta sexual no deseada puede constituir acoso. Califica cuando interfiere de manera no razonable con el trabajo o crea un entorno intimidante, hostil u ofensivo.

Si una conducta califica depende de todo el expediente y de las circunstancias en conjunto. El contexto de la conducta importa tanto como las palabras o los actos en sí.

Un empleador puede ser responsable del acoso cometido por un compañero de trabajo. Esto aplica cuando el empleador sabía o debía haber sabido de ello. La defensa consiste en demostrar una acción correctiva inmediata y adecuada. Esperar a ver si una queja se desvanece es un error común y costoso.

Las represalias son un riesgo distinto. Es ilegal discriminar contra un empleado por oponerse a una práctica considerada ilegal por el Título VII, o por participar en una queja o un procedimiento conforme a 42 U.S.C. § 2000e-3. Florida también prohíbe las represalias contra una persona que ejerza sus derechos al salario mínimo conforme al Art. 448.110 de los Estatutos de Florida.

Riesgos de salarios, clasificación y políticas

La etiqueta de un contrato no decide si se aplican las leyes salariales. De acuerdo con 29 C.F.R. § 795.105, llamar “contratistas independientes” a los trabajadores no elimina las protecciones federales. La prueba examina las realidades económicas de la relación. Pregunta si el trabajador depende de usted para obtener trabajo o si dirige un negocio propio.

La cantidad de ingresos que obtiene un trabajador tampoco es el factor decisivo. Las demás fuentes de ingreso tampoco lo deciden.

Florida establece sus propios pasos para las reclamaciones de salario mínimo no pagado. Conforme al Art. 448.110 de los Estatutos de Florida, antes de demandar por salarios mínimos no pagados, el trabajador debe primero notificar por escrito al empleador su intención de demandar, y el empleador tiene entonces 15 días calendario desde la recepción de la notificación para pagar o resolver de otro modo la reclamación. La notificación debe indicar el salario reclamado, las fechas y horas de trabajo y el monto total no pagado. Si el trabajador gana, recupera la totalidad de los salarios atrasados no pagados más la misma cantidad como daños liquidados (daños adicionales), además de honorarios razonables de abogado y costas. Un tribunal puede reducir los daños adicionales si el empleador demuestra, por preponderancia de la evidencia, que actuó de buena fe y con motivos razonables; el tribunal puede no otorgar daños adicionales o conceder una cantidad que no exceda los salarios mínimos no pagados.

Los manuales funcionan mejor cuando se redactan antes de que surja un problema. Un manual útil explica cómo plantear una inquietud y qué ocurre después de una queja. Revise las políticas cuando cambien sus funciones o la ley. Capacite a los gerentes sobre cómo se aplican las reglas en el trabajo diario.

Cómo la asesoría jurídica externa general maneja los asuntos laborales: qué esperar

El trabajo de asesoría jurídica externa general comienza con una revisión de los hechos y documentos de su personal. El asesoramiento luego sigue un alcance por escrito. Los pasos siguientes describen el modelo general. No son una promesa sobre ningún asunto en particular.

1. Consulta inicial. Usted describe su personal, sus documentos y su pregunta. La primera consulta es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar.
2. Alcance por escrito. El encargo describe los servicios cubiertos y los honorarios o costos que usted pueda deber.
3. Revisión de documentos. Revisamos manuales, cartas de oferta, acuerdos con contratistas y registros de pago. Enumeramos las deficiencias por orden de prioridad.
4. Redacción y asesoramiento. Redactamos o revisamos políticas y acuerdos. Explicamos cómo aplicarlos a situaciones actuales.
5. Asesoría continua. Las preguntas que surjan están dentro del alcance del encargo. Los asuntos laborales suelen estar relacionados con arrendamientos, contratos con proveedores, disputas entre socios y planificación de la sucesión.

Nuestro personal de apoyo se encarga de la administración bajo la supervisión de Kristina E. Wilson.

Preguntas frecuentes sobre los riesgos legales de los empleadores en Florida