Riesgos legales para empleadores en Florida: identifíquelos antes de que se conviertan en demandas

Riesgo legal laboral para empleadores de Florida | KEW Legal

Qué significa el riesgo legal laboral para un empleador de Florida

El riesgo legal laboral es la posibilidad de que una decisión sobre contratación, despido, salarios o quejas termine en una demanda, una denuncia ante una agencia o una sanción. Florida es un estado de empleo a voluntad, lo que da a los empleadores amplia libertad para poner fin a una relación laboral. Esa libertad tiene límites, y la mayor parte de la exposición se encuentra en esos límites.

Cada decisión es un punto en el que la ley puede aplicarse. Un anuncio de empleo puede generar un problema antes de que alguien sea contratado. Un despido puede convertirse en un problema más adelante si parece una respuesta a una queja. Una práctica salarial puede generar un problema en cada período de pago. Revisar una decisión antes de tomarla suele ser más sencillo que defenderla después.

Esta guía recorre los principales puntos de decisión: contratación, despido, salarios, quejas, acuerdos por escrito, registros y la respuesta ante una reclamación. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página, y KEW Legal presta servicios de asesoría jurídica general externa a dueños de negocios e inversionistas en el condado de Miami-Dade y el sur de Florida.

¿Qué derechos tienen los trabajadores en Florida?

Los trabajadores en Florida tienen derechos bajo la ley federal y la ley estatal. La Ley de Derechos Civiles de Florida abarca a los empleadores con 15 o más empleados por cada día laborable, durante cada una de 20 o más semanas calendario en el año en curso o en el anterior, según se define en Fla. Stat. § 760.02.

Esa lista aparece en prácticas laborales ilegales según el Fla. Stat. § 760.10.

El salario mínimo de Florida se establece en el Artículo X de la Constitución de Florida, que exige a los empleadores pagar a los empleados salarios no inferiores al salario mínimo por todas las horas trabajadas en Florida. Esa disposición establece un calendario y luego ajusta la tarifa por inflación cada año.

Los trabajadores también tienen protección cuando denuncian irregularidades. Otras normas protegen a quienes denuncian prácticas ilegales o presentan reclamaciones de compensación laboral. Estos derechos son el punto de partida de cualquier revisión de una decisión sobre un empleado.

Riesgos en la contratación: selección, ofertas y clasificación de trabajadores

La contratación genera riesgo cuando un requisito del puesto, una pregunta de entrevista o una regla de selección trata a los aspirantes de forma distinta por una característica protegida. La discriminación puede ocurrir aunque el empleador no la haya querido. La cuestión es cómo se ve la decisión y si la razón puede documentarse.

Los anuncios de empleo tienen sus propias reglas. Según prácticas laborales ilegales, un empleador no puede publicar un aviso o anuncio que muestre una preferencia o una limitación basada en una característica protegida. La redacción importa tanto como la decisión final.

La clasificación es otro punto problemático frecuente. Un trabajador etiquetado como contratista independiente puede ser, en realidad, un empleado según las pruebas habituales del derecho consuetudinario. El capítulo de asistencia por desempleo de Florida aplica esas pruebas para determinar quién es empleado, según Fla. Stat. § 443.1216.

La ley de compensación laboral también alcanza la clasificación errónea. Si un empleador no contrata el seguro de compensación laboral que exige la ley, el estado puede imponer una multa de hasta $5,000 por cada trabajador que el empleador etiquete como contratista independiente y que no cumpla los criterios legales, según Fla. Stat. § 440.10.

Conserve por escrito los requisitos del puesto y las razones de cada decisión de contratación. Esos registros ayudan a demostrar que los criterios estaban relacionados con el puesto.

Riesgos en el despido: terminación injustificada y represalias

En Florida, un empleado a voluntad puede ser despedido en cualquier momento. El límite es que el despido no puede basarse en un motivo que la ley prohíbe. Conforme a Fla. Stat. § 760.10, un empleador incurre en una práctica laboral ilegal si despide o se niega a contratar a una persona, o la discrimina en cuanto a remuneración, términos, condiciones o privilegios de empleo, por su raza, color, religión, sexo, embarazo, origen nacional, edad, discapacidad o estado civil. También es ilegal discriminar a una persona porque se opuso a una práctica laboral ilegal, presentó una denuncia, o testificó, asistió o participó en una investigación, procedimiento o audiencia bajo esa sección.

Un trabajador despedido debe apoyarse en un estatuto o en una cláusula contractual que resulte aplicable.

Las represalias son un riesgo importante en los casos de despido. La Ley de Derechos Civiles de Florida prohíbe que un empleador discrimine contra una persona que se opuso a una práctica ilegal o participó en una denuncia o investigación, según prácticas laborales ilegales.

La sección 760.10 establece como práctica laboral ilegal que un empleador discrimine a una persona por raza, color, religión, sexo, embarazo, origen nacional, edad, discapacidad o estado civil. Para prosperar en una reclamación por represalias bajo la sección 448.103, el empleado debe haber notificado al empleador sobre la actividad, política o práctica ilegal, y la acción de personal no debe haberse basado en un motivo distinto del ejercicio de un derecho protegido por parte del empleado.

El momento de la decisión y la documentación determinan cómo se examinan estas reclamaciones. Si el resultado de la revisión de un despido depende de los hechos, un despido que sigue de cerca a una queja y que cuenta con registros escasos recibirá un escrutinio más estricto.

Riesgos salariales: salario mínimo, horas extra y pagos finales

Según Fla. Stat. § 448.110, el trabajador que gana recupera los salarios atrasados impagos más la misma cantidad como daños liquidados (una penalización adicional igual a los salarios impagos). Si el empleador demuestra, por preponderancia de la prueba, que su acto u omisión fue de buena fe y que tenía motivos razonables para creer que no constituía una violación del Artículo X de la Constitución del Estado, el tribunal puede, a su discreción razonable, reducir esa cantidad adicional.

Antes de presentar una reclamación de salario mínimo, el trabajador debe notificar al empleador por escrito. La notificación debe identificar el salario mínimo reclamado, las fechas y horas de trabajo, y el monto total impago hasta la fecha de la notificación. Esa notificación da al empleador la oportunidad de responder.

El traslado de honorarios también aumenta lo que está en juego. Según Fla. Stat. § 448.08, un tribunal puede otorgar a la parte vencedora en una acción por salarios impagos las costas y unos honorarios de abogado razonables.

Las horas extra son una cuestión aparte.

Revise las prácticas salariales antes de una separación. Un registro limpio de horas, tarifas y fechas de pago es el mejor punto de partida para cualquier pregunta posterior.

Quejas: acoso, discriminación y entorno laboral hostil

Cuando un empleado se queja de acoso o discriminación, la respuesta del empleador pasa a formar parte del registro legal. Los detalles de cada situación determinan si una reclamación tiene fundamento.

La guía de la agencia federal para empleadores describe los deberes contra la discriminación que se aplican a los empleadores, y es una referencia útil para las obligaciones básicas en la página para empleadores de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU..

Una buena respuesta sigue unos pocos pasos. Atienda la queja con prontitud, investigue los hechos de forma justa, deje constancia por escrito de lo que se averiguó y tome medidas correctivas cuando los hechos lo justifiquen. No permita que el trabajador que se queja enfrente una nueva medida disciplinaria durante la revisión sin una razón documentada.

Una queja también puede convertirse en una denuncia ante una agencia. La Ley de Derechos Civiles de Florida define la «Comisión» como la Comisión de Relaciones Humanas de Florida. La Ley de Derechos Civiles de Florida de 1992 se define en la sección 760.02 de los Estatutos de Florida. Entre otros plazos, Fla. Stat. § 760.11 dispone que la comisión debe determinar, dentro de los 180 días siguientes a la presentación de la queja, si hay causa razonable. En ciertos supuestos, la acción civil de la persona afectada debe iniciarse dentro de 1 año desde la fecha en que la comisión certifica que se envió la notificación.

Los daños punitivos están limitados a $100,000 por persona agraviada, según Fla. Stat. § 760.11.

Prácticas laborales desleales y actividad concertada protegida

La ley laboral federal es un conjunto de normas independiente.

Las medidas disciplinarias o los cambios de política que afectan la conversación de los empleados sobre sus salarios pueden atraer la atención bajo estas normas. Es posible que el empleador no sepa que una conversación entre compañeros está protegida. Los empleadores deben tener cuidado con las reglas que impiden a los empleados hablar sobre salarios.

Revise las políticas que limitan la comunicación de los empleados antes de aplicarlas. Revise cualquier medida disciplinaria vinculada a conversaciones en el lugar de trabajo antes de imponerla. Estos pasos son más sencillos de tomar antes de que comience una disputa.

Como esta área tiene sus propios estándares, consulte con su asesor legal cualquier medida disciplinaria o cambio de política propuesto antes de actuar. Una revisión breve puede evitar que una decisión que parecía rutinaria se convierta en una disputa.

Acuerdos de empleo, cláusulas de no competencia y manuales

Florida hace cumplir un pacto restrictivo cuando es razonable en cuanto a tiempo, área y línea de negocio. Según Fla. Stat. § 542.335, un tribunal no puede hacer cumplir ese pacto a menos que conste en un escrito firmado por la persona a quien obliga. El texto de Fla. Stat. § 542.335 dice: «En cualquier acción relativa a la ejecución de un pacto restrictivo: (a) Un tribunal no hará cumplir un pacto restrictivo a menos que esté establecido en un escrito firmado por la persona contra la que se busca la ejecución.»

La parte que busca el cumplimiento también debe probar un interés comercial legítimo. El estatuto enumera ejemplos como los secretos comerciales y las relaciones sustanciales con clientes. Un pacto que no protege un interés comercial real está en riesgo.

Los manuales tienen un peso distinto. Según Quaker Oats Co. v. Jewell, las declaraciones de política en un manual del empleado no crean derechos contractuales exigibles, a menos que el manual indique, en lenguaje específico, que constituye un contrato de trabajo separado.

El lenguaje del manual sigue siendo importante. Las políticas claras y coherentes ayudan a un empleador a aplicar las reglas de la misma manera a cada trabajador. Las constancias escritas de recepción muestran que el trabajador recibió la política.

Adaptaciones, registros de personal y personal remoto

Los registros de personal y de tiempo precisos son una parte fundamental del control del riesgo laboral. Respaldan las decisiones salariales, las decisiones sobre licencias y el relato del empleador sobre los hechos si se presenta una reclamación. Los registros faltantes o inconsistentes dificultan todas las demás defensas.

El lugar donde se realiza el trabajo importa para determinar la cobertura.

El personal remoto y el que trabaja fuera del estado plantea preguntas adicionales. Un trabajador que vive o trabaja en otro estado puede traer las reglas de ese estado al caso. Los empleadores deben confirmar dónde realiza el trabajo cada empleado antes de tomar una decisión.

Una conversación documentada demuestra que el empleador tomó en serio la solicitud.

Reclamaciones por desempleo y compensación laboral

Florida exige que los empleadores cubiertos contraten el seguro de compensación laboral para sus empleados. Según Fla. Stat. § 440.10, todo empleador comprendido en las disposiciones de este capítulo es responsable de la compensación de sus empleados y debe asegurar el pago de dicha compensación. La cobertura forma parte de la estructura laboral básica, no es un detalle secundario.

Conforme a Fla. Stat. § 440.10, todo empleador comprendido en las disposiciones de ese capítulo responde por el pago de la compensación a sus empleados y debe asegurar dicho pago. Además, Fla. Stat. § 440.205 prohíbe que el empleador despida, amenace con despedir, intimide o coaccione a un empleado por una reclamación válida de compensación o por intentar reclamarla bajo la Ley de Compensación Laboral. Según Fla. Stat. § 440.205, ningún empleador despedirá, amenazará con despedir, intimidará ni coaccionará a un empleado por presentar una reclamación válida o intentar hacerlo.

Una separación puede dar lugar a una reclamación de asistencia por desempleo, y una lesión puede dar lugar a una reclamación de compensación laboral. El relato del empleador sobre por qué el trabajador se fue o cómo ocurrió la lesión pasa a formar parte de ese registro. Que los hechos sean coherentes en todos los documentos protege al empleador.

Guarde juntos el informe del incidente, el memorando de la decisión y cualquier nota de testigos. Trate cada declaración sobre la separación como algo que un revisor podría leer más adelante.

Preparar su respuesta: registros, plazos y asesoría jurídica externa

El primer paso es la conservación de pruebas. Guarde el expediente de personal, los registros de salarios y de tiempo, las quejas por escrito, las políticas pertinentes y los correos electrónicos y mensajes de texto sobre el asunto. No elimine ni modifique registros una vez que exista una disputa a la vista.

Los plazos también importan. Los plazos en denuncias ante agencias y en demandas pueden comenzar antes de lo que muchos empleadores esperan. Una revisión temprana le da más opciones.

La asesoría jurídica general externa ayuda antes de que se comunique una decisión. Un revisor puede examinar los hechos, los registros y la redacción de un aviso antes de que se envíe. Esa revisión suele costar menos que defender una reclamación después de los hechos.

Preguntas frecuentes

Hable con KEW Legal sobre su asunto laboral

Si está decidiendo si termina el empleo de un trabajador, responde a una queja salarial o atiende un reporte de acoso, no tiene que tomar esa decisión solo. Kristina E. Wilson, abogada responsable de esta página, y el equipo de KEW Legal atienden a dueños de negocios desde sus oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso. Llame al 305-990-2300 o envíe su pregunta a través de la página de contacto de KEW Legal.