¿Recibió un cargo de la EEOC contra su negocio en Florida? Cómo preparar su respuesta como empleador

Si acaba de llegar a su negocio un cargo de la EEOC, los primeros pasos son conservar los registros, leer la notificación para identificar los plazos, limitar quién habla del asunto y suspender cualquier decisión sobre el empleado que presentó el cargo. Esta guía explica a los empleadores de Florida esos pasos en orden. La mejor medida depende de lo que diga el cargo y de lo que muestren sus registros, así que use este contenido como información general.

Qué significa un cargo de la EEOC contra su negocio

Un cargo es una queja escrita presentada ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU. (EEOC). En ella se afirma que su negocio discriminó a alguien o tomó represalias contra esa persona. Un cargo no es una demanda ni una determinación de que su negocio hizo algo indebido. Da inicio a una investigación, y la agencia pide a su negocio que responda.

Florida tiene su propia ley de derechos civiles, la Ley de Derechos Civiles de Florida. Prohíbe a los empleadores despedir o negarse a contratar a alguien, o tratarlo de manera diferente, por motivos de raza, color, religión, sexo, embarazo, origen nacional, edad, discapacidad o estado civil (Estatutos de Florida, § 760.10).

El cargo también puede presentarse ante la Comisión de Relaciones Humanas de Florida. En ese caso, puede recibir notificaciones de ambas agencias sobre el mismo cargo.

Los primeros 10 días: conservar, canalizar y evitar represalias

En los primeros diez días, mantenga sus registros intactos, canalice toda conversación a través de una sola persona y posponga cualquier decisión sobre el empleado que presentó el cargo. Siga estos pasos en orden.

• Envíe un aviso escrito de conservación. Incluya correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de chat, horarios, expedientes de personal, evaluaciones y registros de pago. Detenga cualquier eliminación rutinaria de esos elementos.
• Designe un punto de contacto. Los gerentes no deben hablar del cargo con sus compañeros de trabajo ni con la persona que lo presentó.
• Revise antes de cualquier medida relacionada con el personal. La ley de Florida prohíbe tomar represalias contra un empleado que proporcione información a una agencia gubernamental, persona o entidad que realiza una investigación, audiencia o indagatoria sobre una presunta infracción de una ley, norma o reglamento por parte del empleador, o que testifique ante ellas (Estatutos de Florida, § 448.102). Los tribunales de apelación de Florida también señalan que un empleado a voluntad puede ser despedido, pero no por un motivo que la ley prohíba, como la represalia (Laguerre v. Palm Beach Newspapers).
• Reúna el expediente de hechos con su abogado. Las comunicaciones confidenciales con su abogado para recibir asesoramiento legal están protegidas. Esa protección no se aplica cuando los servicios del abogado se buscaron u obtuvieron para permitir o ayudar a cualquier persona a cometer o planear un delito o fraude que el cliente conocía (Estatutos de Florida, § 90.502).

Para conocer los pasos generales cuando un empleado genera un problema legal, lea nuestra guía para empleadores de Florida.

Lea la notificación y registre cada plazo

Lea primero la notificación y luego anote todas las fechas en un solo calendario, empezando por la más próxima. La notificación normalmente indica la base del cargo, las fechas de los hechos descritos, las personas involucradas y lo que pide el empleado.

Los plazos dependen de la agencia y de la etapa del proceso. Las normas y plazos que se aplican a una reclamación por discriminación laboral dependen de los hechos de cada asunto, por lo que las cuestiones de plazos conviene revisarlas con un abogado desde el principio. Si y cuándo puede presentarse una demanda federal tras una notificación de la agencia depende de los hechos del caso y de las normas aplicables, por lo que estas cuestiones conviene revisarlas con un abogado con prontitud.

Según la Ley de Derechos Civiles de Florida, una demanda debe iniciarse a más tardar un año después de la determinación de causa razonable de la comisión o del aviso de derecho a demandar de la EEOC, lo que ocurra primero. Si ninguno se emite dentro de los 180 días posteriores a la presentación de la queja, la demanda puede iniciarse a más tardar 18 meses después de presentada la queja (Estatutos de Florida, § 760.11). Si ninguno se emite dentro de los 180 días posteriores a la queja, el plazo es de 18 meses después de la queja (Estatutos de Florida, § 760.11). Registre la fecha más temprana que pueda aplicarse a su caso. Anote las notificaciones de cada agencia en una línea separada.

Cómo suele desarrollarse el proceso de investigación de la EEOC

Una investigación de la EEOC normalmente comienza con una solicitud de información. Luego pasa a su declaración de posición, a preguntas de seguimiento y a un resultado final. Algunos cargos pasan primero por mediación.

• Solicitud de información. La agencia pide documentos, políticas, datos de salarios o horarios y una exposición escrita de los hechos.
• Declaración de posición. Su respuesta escrita al cargo. La agencia puede compartirla con el empleado.
• Réplica y seguimiento. El empleado puede responder a su declaración. El investigador puede pedir más registros o entrevistas con gerentes y testigos.
• Mediación. La agencia puede ofrecer mediación antes de una investigación completa. Ambas partes deciden si participan.
• Resultado. La agencia puede desestimar el cargo, emitir una determinación, promover un acuerdo o remitir el asunto a litigio.

Cómo redactar una declaración de posición que coincida con sus registros

Una declaración de posición debe responder a cada alegación con hechos que sus registros puedan probar. Los investigadores comparan su declaración con sus documentos, así que la precisión importa más que la extensión.

• Entreviste por separado a cada persona que tomó la decisión y luego compare sus versiones con los documentos.
• Responda solo a lo que alega el cargo. Use fechas, nombres y políticas escritas exactos.
• Evite suponer los motivos del empleado o describirlo de manera injusta.
• Mantenga la misma versión en Recursos Humanos, entre los gerentes y en cualquier presentación posterior. Las inconsistencias son en sí mismas una prueba que el investigador valora.
• Adjunte las políticas, los registros de capacitación y la información comparativa que respalden su versión.
• Revise el borrador para detectar datos personales de otros empleados antes de presentarlo.

Su declaración expone la postura de su negocio. El investigador, de todos modos, revisa los registros de forma independiente.

Después de la investigación: avisos de derecho a demandar y demandas

Una desestimación no pone fin al asunto.

La ley de Florida también establece lo que un tribunal puede otorgar. Según la Ley de Derechos Civiles de Florida, un tribunal puede ordenar el pago de salarios atrasados, y puede otorgar daños compensatorios, incluidos, entre otros, daños por angustia mental, pérdida de dignidad y cualquier otro perjuicio intangible. El total de daños punitivos otorgados a una persona agraviada no puede exceder de $100,000 (Estatutos de Florida, § 760.11). Por eso importa una respuesta temprana y bien documentada.

Las reclamaciones por represalia también pueden surgir de decisiones tomadas después del cargo, no solo de la decisión original.

Preguntas frecuentes sobre cargos de la EEOC contra empleadores de Florida

La mayoría de los empleadores hacen las mismas preguntas cuando llega un cargo. A continuación, respuestas breves.

Por qué los empleadores acuden a KEW Legal en un cargo de la EEOC

KEW Legal es una firma de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Atiende a dueños de negocios e inversionistas en el condado de Miami-Dade y el sur de Florida, incluido el condado de Broward.

La firma se enfoca en servicios de asesoría jurídica general externa para empresas y en derecho laboral para empleadores. También atiende asuntos de sociedades, proveedores y sucesión empresarial, que pueden surgir junto con una disputa laboral. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página y es una de las abogadas de la firma.

Nuestro equipo puede revisar el cargo y sus plazos, ayudar a preparar su respuesta, coordinar la conservación de documentos y asesorar sobre las decisiones tomadas después del cargo. La firma ofrece una consulta inicial gratuita, confidencial y sin compromiso.

Hable con KEW Legal sobre su cargo

Si una notificación sobre un cargo acaba de llegar a su negocio, es posible que el reloj ya esté corriendo, y cada decisión que tome ahora tiene peso. Comparta la notificación y su cronología con KEW Legal para que la firma pueda revisar sus próximos pasos. Llame al 305-990-2300 o envíe un mensaje a través del formulario de contacto.