¿Su proveedor incumplió? Sepa cómo manejar disputas con proveedores y qué hacer primero

¿Cómo se manejan las disputas con proveedores en Florida?

¿Cómo se manejan las disputas con proveedores? Empiece por leer su contrato y reunir todos los registros de la operación. Después envíe un aviso por escrito, intente llegar a un acuerdo y recurra a la mediación o a los tribunales solo si es necesario. Cada etapa tiene reglas de Florida que pueden ayudar o perjudicar su posición, así que conviene revisarlas desde el principio.

Esta guía recorre ese proceso para propietarios y gerentes de negocios en Miami-Dade, Broward y el sur de Florida. Es información general, no asesoría sobre su contrato específico. Si un proveedor incumplió entregas, entregó trabajo defectuoso, cobró de más o dejó de responder sobre una operación, los pasos siguientes muestran lo que normalmente sigue.

¿Qué constituye una disputa con un proveedor?

Una disputa con un proveedor es un desacuerdo entre su negocio y un suministrador o prestador de servicios sobre cómo se ejecutó la operación. Ejemplos comunes incluyen entregas tardías o faltantes, bienes defectuosos o trabajo deficiente, ampliación del alcance del trabajo, órdenes de cambio en disputa, errores en facturas y facturas impagas.

La mayoría de estas disputas se reducen a dos cuestiones: lo que dice el acuerdo y lo que cada parte efectivamente hizo. Una cláusula que parece clara en papel puede significar cosas distintas una vez que comienza el trabajo. Por eso no debe decidir quién tiene razón a partir de un solo correo electrónico o de una sola cláusula.

Las reglas de Florida sobre compraventa de bienes aparecen en los Estatutos de Florida, y el Fla. Stat. § 672.102 establece que este capítulo se aplica a las transacciones de bienes. En una transacción híbrida, el Fla. Stat. § 672.102 dispone que, si los aspectos de compraventa de bienes no predominan, solo se aplican las disposiciones que se relacionan principalmente con esos aspectos. Identifique el tipo de operación desde el principio.

Empiece por revisar el contrato y sus registros

Comience reuniendo todos los documentos relacionados con la operación y luego elabore una cronología. Reúna el acuerdo firmado, las órdenes de compra, los planes de trabajo, las facturas, los recibos de entrega, los correos electrónicos, los mensajes de texto y los registros de pago. La falta de un documento puede debilitar una reclamación, así que busque en su correo y en su teléfono el nombre del proveedor.

Después, lea el contrato con una lista de verificación. Revise el alcance del trabajo, las normas de entrega y desempeño, las condiciones de pago, el lenguaje de garantía y cualquier cláusula sobre avisos o disputas. Anote las fechas que establece cada cláusula, ya que muchos plazos se cuentan a partir de ellas.

Luego elabore una cronología sencilla. Enumere lo que se prometió, lo que ocurrió y cuándo se informó a cada parte. Manténgala objetiva. Anote quién dijo qué y si el proveedor aceptó por escrito corregir el problema.

Las firmas electrónicas también cuentan. Conforme al Fla. Stat. § 668.004, se puede usar una firma electrónica para firmar un escrito, y tiene la misma fuerza y efecto que una firma manuscrita, salvo que otra ley disponga lo contrario.

Cuando el propio contrato puede ser el problema

A veces la primera pregunta es si el contrato puede exigirse en absoluto. Conforme al Fla. Stat. § 672.201, un contrato de bienes con precio de $500 o más, en general, no es exigible a menos que exista un registro firmado que demuestre que se realizó una venta, aunque la ley reconoce varias excepciones.

Entre comerciantes, una confirmación escrita puede surtir efecto contra la persona que la recibe. Esa persona debe oponerse por escrito dentro de los 10 días siguientes a su recepción; de lo contrario, la confirmación puede cumplir el requisito del registro. Marque esa fecha en su calendario en cuanto llegue una confirmación.

Otros problemas incluyen la falta de términos esenciales, la falta de firma o que alguien firme sin autoridad para hacerlo. Estas cuestiones dependen del documento y de los hechos que lo rodean. Una sola cláusula rara vez las resuelve, así que no asuma nada en uno u otro sentido a partir de una sola frase.

Envíe un aviso por escrito y siga el proceso del contrato

Envíe un aviso por escrito en cuanto detecte el problema, utilizando el método que indique el contrato. El aviso escrito crea un registro y le comunica al proveedor exactamente lo que usted espera.

Conforme al Fla. Stat. § 672.607, un comprador que ya aceptó los bienes debe notificar al vendedor el incumplimiento dentro de un plazo razonable después de descubrir o de haber debido descubrir el incumplimiento. De lo contrario, el comprador puede quedar impedido de obtener cualquier recurso. Además, el comprador tiene la carga de probar el incumplimiento en bienes que ya aceptó.

Un aviso sólido normalmente identifica el acuerdo, describe la falla específica, indica la corrección que usted quiere y fija un plazo. Mantenga un tono sencillo. Evite admisiones, insultos y amenazas que no pueda sostener, porque esas palabras pueden salir a la luz más adelante.

Algunos contratos exigen que el aviso se envíe a una persona o dirección designada, además de un período de subsanación, antes de que cualquiera de las partes pueda terminar el acuerdo o demandar. Si el suyo lo exige, siga esos pasos exactamente. Omitir uno puede costarle un derecho que no sabía que tenía.

Opciones de negociación, escalamiento y acuerdo

Las conversaciones directas seguidas de una propuesta por escrito son el primer paso habitual. Empiece con una llamada o una reunión y luego plasme su oferta por escrito para que ambas partes vean los mismos términos.

Entre las opciones comunes se encuentran un crédito, una reposición o reparación, un plan de pagos, un plan de acción correctiva con fechas o un reembolso parcial. Elija la opción que resuelva el problema del negocio, no solo el trámite documental.

Algunos acuerdos incluyen una cláusula de escalamiento que exige que los ejecutivos de cada parte se reúnan antes de tomar otras medidas. Si su contrato la tiene, cúmplala y conserve un registro de la reunión.

Cualquier acuerdo debe constar por escrito. Debe indicar qué renuncia cada parte, qué se pagará y para cuándo, y si la liberación de reclamaciones abarca todos los asuntos o solo algunos. Un correo electrónico vago que diga “estamos bien” deja espacio para que la disputa regrese.

Mediación, arbitraje y tribunal: cómo funciona la resolución formal

Si las conversaciones fracasan, la cláusula de disputas de su contrato a menudo decide el siguiente paso. Las tres vías principales son la mediación, el arbitraje y la demanda judicial.

En la mediación, un tercero neutral ayuda a ambas partes a negociar, pero no decide el caso. Las reglas de confidencialidad de Florida para la mediación se conocen popularmente como Ley de Confidencialidad y Privilegio en la Mediación, y se encuentran en el Fla. Stat. § 44.401.

Un tribunal también puede ordenar la mediación. Conforme al Fla. Stat. § 44.102, a solicitud de una de las partes, el tribunal debe remitir a mediación una acción civil presentada por daños monetarios, siempre que la parte solicitante esté dispuesta y en condiciones de pagar los costos o que estos puedan dividirse equitativamente, salvo que aplique una excepción, como una acción para cobrar una deuda, una acción regida por las Reglas de Demandas de Menor Cuantía de Florida, o un caso que las partes hayan acordado resolver mediante arbitraje vinculante.

El arbitraje funciona de manera distinta. Conforme al Fla. Stat. § 682.02, un acuerdo escrito para arbitrar es, en general, válido y exigible. El tribunal, no el árbitro, decide si ese acuerdo existe. Cuando una parte pide al tribunal que obligue a arbitrar, el tribunal debe suspender el proceso judicial sobre esa reclamación, conforme al Fla. Stat. § 682.03.

En cuanto a una demanda, el Fla. Stat. § 47.011 dispone que las acciones se presentan en el condado donde reside el demandado, donde surgió la causa de la acción o donde se encuentra el bien en litigio. Esa sección no se aplica a las acciones contra personas no residentes.

Las ofertas de acuerdo por escrito tienen sus propias reglas.

Plazos de Florida para reclamaciones contractuales

Florida fija un plazo, llamado plazo de prescripción, para presentar una reclamación contractual. Los períodos para distintos tipos de reclamaciones están establecidos en el Fla. Stat. § 95.11. No adivine qué período le aplica, porque tanto el tipo de acuerdo como los hechos son importantes.

En general, el plazo comienza cuando surge la causa de la acción. Conforme al Fla. Stat. § 95.031, una causa de acción surge cuando ocurre el último elemento que la constituye. Una entrega tardía, un defecto descubierto meses después y una factura impaga pueden cada uno iniciar el plazo en un momento distinto.

Los plazos para presentar una demanda sobre contratos de compraventa de bienes dependen de las circunstancias de cada caso y del tipo de reclamación. Conforme al Fla. Stat. § 95.03, una disposición contractual que fije un período más corto que el plazo de prescripción aplicable es nula. Una ventana de presentación breve incluida en un contrato con un proveedor no controla automáticamente.

La demora también perjudica. Esperar para enviar el aviso o para revisar el calendario puede reducir sus opciones, incluso cuando una reclamación todavía está vigente. Verifique los plazos desde el principio, anótelos y no asuma que el tiempo está a su favor. Esta página no determina el plazo para ninguna reclamación en particular.

Cómo KEW Legal maneja las disputas con proveedores

KEW Legal es una firma de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. La firma actúa como asesor general externo para propietarios e inversionistas de negocios en Miami-Dade y el sur de Florida, incluido el trabajo en materia de disputas contractuales y con proveedores que se describe en sus páginas de práctica.

Nuestro equipo revisa el contrato y los registros, explica las opciones de aviso y de resolución, y maneja la negociación, la mediación y el litigio según lo requiera cada asunto. No se puede prometer ningún resultado, porque cada disputa depende de su propio contrato y de sus propios hechos. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página, y la oficina de Coral Gables es el punto de contacto de la firma para ella. Un asunto puede ser remitido a otro abogado o firma cuando corresponda.

Si las entregas incumplidas o las facturas impagas de un proveedor lo tienen atascado, no tiene que resolver el contrato por su cuenta. Llame al 305-990-2300 o visite la página de contacto para iniciar una consulta inicial gratuita y confidencial, sin compromiso de continuar.

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