Leyes laborales para empleadores en Florida: anticípese a los conflictos antes de que escalen

Guía de derecho laboral de Florida para empleadores | KEW Legal

Los empleadores de Florida deben cumplir la legislación laboral estatal y federal al mismo tiempo. Esta guía de derecho laboral de Florida para empleadores explica las normas principales sobre contratación, salarios, medidas disciplinarias y despidos, y señala el texto oficial en el que se basa cada una. Kristina E. Wilson, la abogada responsable de esta página, escribe desde la oficina de KEW Legal en Coral Gables.

Qué abarca el derecho laboral de Florida para empleadores

El derecho laboral de Florida regula cómo contrata, paga, programa, sanciona y da por terminada la relación de trabajo con su personal. También regula cómo responder cuando un trabajador presenta una reclamación. La mayoría de las decisiones afectan a más de una norma, así que conviene conocer el panorama completo antes de actuar.

Las normas de Florida y las federales suelen aplicarse a la misma decisión. Puede que deba cumplir ambas. Su manual del empleado, las cartas de oferta y la supervisión diaria determinan cómo se aplican esas normas en la práctica. Que una norma concreta alcance a su negocio puede depender de su tamaño y de su sector.

Esta guía está pensada para propietarios y gerentes que quieren tener un mapa claro antes de tomar una decisión, y no después de recibir una queja. KEW Legal se centra en el derecho laboral para empleadores. El bufete trabaja con propietarios y gerentes de negocios en los condados de Miami-Dade y Broward, y actúa como asesor jurídico externo general para propietarios de negocios e inversionistas. Para más información sobre este trabajo, consulte la página de servicios del bufete sobre abogado de derecho laboral para empleadores.

Leyes laborales federales y estatales: qué normas se aplican

Las leyes laborales federales y las de Florida son igualmente importantes, y cada una que alcance a su negocio se aplica. La Ley federal de Normas Justas de Trabajo (FLSA, por sus siglas en inglés) establece las normas básicas sobre salarios y horas. Florida añade sus propias reglas de salario mínimo en su constitución estatal y en la Ley de Salario Mínimo de Florida.

La enmienda de salario mínimo de Florida toma prestadas de la FLSA las definiciones de “Empleador”, “Empleado” y “Salario”. También establece que la jurisprudencia de la FLSA debe orientar la interpretación de la enmienda. La enmienda dice que la legislatura puede aumentar la tarifa del salario mínimo.

La Ley de Salario Mínimo de Florida se encuentra en Fla. Stat. § 448.110. La enmienda también dice que no limita otras leyes que exijan salarios más altos. Eso significa que una norma estatal o local puede añadir obligaciones por encima del mínimo federal. Lea ambas capas antes de fijar los salarios.

La doctrina de empleo a voluntad de Florida

Esta regla tiene límites, y esos límites importan sobre todo en el momento de un despido.

Los límites principales provienen de la legislación contra la discriminación y contra las represalias. De acuerdo con la ley federal sobre prácticas de empleo de los empleadores, un empleador comete una práctica laboral ilícita si no contrata, se rehúsa a contratar o despide a alguien, o si lo discrimina en su remuneración, términos, condiciones o privilegios de empleo, a causa de su raza, color, religión, sexo u origen nacional. La disposición de protección de denunciantes (whistle-blower) de Florida también prohíbe las medidas de represalia contra ciertos empleados que denuncian o se oponen a una infracción.

Los contratos también pueden limitar esta regla. Las cartas de oferta, los contratos de trabajo y el lenguaje del manual del empleado pueden prometer más que el empleo a voluntad. Lea esos documentos antes de poner fin a un puesto de trabajo. Si su procedimiento escrito prevé pasos antes de un despido, siga esos pasos.

Antes de actuar, hágase una pregunta sencilla: ¿la razón está relacionada con el puesto y está libre de cualquier característica protegida o de cualquier queja que haya presentado el trabajador?

Leyes contra la discriminación en la contratación

Las decisiones de contratación no deben basarse en una característica protegida, y tanto la ley federal como la de Florida enumeran esas características. El Título VII, que cubre a los empleadores con 15 o más empleados, también prohíbe limitar o clasificar a los solicitantes de forma que les priven de oportunidades por características protegidas según la ley.

La lista de características protegidas de Florida es distinta de la federal. Según Fla. Stat. § 760.10, el embarazo, la edad, la discapacidad y el estado civil también están protegidos. La misma sección prohíbe publicar un anuncio de empleo que muestre una preferencia o una limitación basada en esas características.

El riesgo suele empezar en pequeños detalles. Los anuncios de empleo, las preguntas de entrevista y los comentarios casuales pueden revelar una preferencia que nunca quiso expresar. Un anuncio que pida un candidato “joven” genera riesgo. También lo genera una pregunta de entrevista sobre planes familiares o práctica religiosa, aunque se formule de paso.

Haga a todos los candidatos las mismas preguntas básicas. Relacione cada pregunta con las funciones del puesto. Conserve notas que muestren la razón relacionada con el trabajo de cada decisión. Según el Título VII de la Ley de Derechos Civiles, el término “empleador” incluye a una persona que se dedica a una industria que afecta al comercio y que tiene quince o más empleados por cada día laborable durante veinte o más semanas calendario en el año en curso o en el anterior.

Verificación de antecedentes y selección previa a la contratación

Las verificaciones de antecedentes pueden formar parte de la contratación, y la vía más segura es aplicarlas de la misma manera a todos los solicitantes. Un filtro que trate de forma distinta a un grupo puede crear el mismo tipo de riesgo que un anuncio de empleo sesgado.

Comience con una política de selección por escrito antes de publicar el puesto. Decida qué verificaciones realizará, la razón relacionada con el trabajo de cada una y quién toma la decisión. Después, siga esa política con todos los candidatos al mismo puesto.

Los antecedentes penales requieren un cuidado adicional. Pregúntese si un registro guarda relación con las funciones del puesto, y anote la razón de cada decisión.

Guarde los registros de selección junto con el expediente de contratación. Si un resultado de verificación lleva a un rechazo, esté preparado para explicar la razón en términos claros.

Contratación e incorporación: documentación y procedimientos esenciales para nuevos empleados

Cada nuevo empleado necesita verificaciones de identidad y de autorización para trabajar, y el Formulario I-9 es el registro fundamental. Según 8 C.F.R. § 274a.2, los empleadores verifican la identidad y la autorización de empleo en el formulario.

La nueva verificación es una laguna frecuente. Cuando vence la autorización de trabajo de un trabajador, debe volver a verificarla en el Formulario I-9 a más tardar en la fecha de vencimiento. Si no lo hace, es posible que el trabajador ya no pueda seguir empleado. Anote las fechas de vencimiento en su calendario cuando incorpore al trabajador por primera vez.

La clasificación es el siguiente paso importante. Los empleados y los contratistas independientes se tratan de forma distinta en materia de salarios, impuestos y beneficios. Una etiqueta en un contrato no resuelve la cuestión. Los tribunales y las agencias examinan cómo se realiza el trabajo en la práctica.

Mantenga su lista de verificación de incorporación sencilla. Incluya el Formulario I-9, los formularios de retención de impuestos, cualquier reporte estatal de nuevas contrataciones, una descripción del puesto por escrito, las confirmaciones firmadas de las políticas y una decisión de clasificación por escrito.

Cumplimiento de salarios y horas: cómo pagar correctamente a sus empleados

Las horas extra y el pago mínimo dependen de las funciones del puesto y de las normas salariales que se apliquen. Según la Sección 213 de la Ley de Normas Justas de Trabajo, las disposiciones federales sobre salario mínimo y horas máximas no se aplican a ningún empleado que trabaje en una capacidad ejecutiva, administrativa o profesional genuina. Esas capacidades están definidas por reglamento. La Sección 207 de la Ley de Normas Justas de Trabajo se refiere a las horas máximas de los empleados que participan en el comercio interestatal o en la producción de bienes para el comercio.

Un elemento requerido es el “deber principal”. Según la Sección 541.700 del Código de Regulaciones Federales, el término “deber principal” significa el deber principal, central, mayor o más importante que realiza el empleado. Los empleados que dedican más del 50 por ciento de su tiempo a trabajo exento generalmente cumplen la prueba. Sin embargo, el tiempo por sí solo no decide la cuestión. La ausencia de supervisión directa y el salario comparado con el de los trabajadores no exentos también cuentan.

El título del puesto por sí solo no decide la exención. Un título de gerente en una tarjeta de presentación no hace exenta a una persona. Observe lo que la persona hace durante todo el día.

Según Fla. Stat. § 448.110, los empleadores deben pagar el salario mínimo estatal por todas las horas trabajadas en Florida, a los trabajadores que cumplan los requisitos de las normas federales. Lleve registros exactos de horas y pagos de cada trabajador. Los buenos registros facilitan responder a una reclamación.

Manuales del empleado, políticas y disciplina

Un manual escrito le ayuda a aplicar las mismas normas a todos los trabajadores. También le proporciona un registro al que recurrir cuando surge una pregunta. Piense en él como una prueba de lo que espera y de cómo responde cuando las personas no cumplen.

Las políticas básicas suelen cubrir el acoso, las licencias, el control de horarios y la forma de presentar una queja. Cada política debe corresponder a lo que su negocio realmente hace. Una política que está en una carpeta pero nunca se cumple puede dificultar la defensa de una decisión.

La disciplina necesita un rastro documental. Registre cada paso con la fecha, los hechos y la norma involucrada. Aplique el mismo criterio a conductas similares. La coherencia le ayuda a explicar por qué un trabajador recibió un resultado distinto al de otro.

La denuncia ante una agencia gubernamental debe hacerse por escrito y bajo juramento, y solo después de que el empleado haya planteado el asunto por escrito ante un supervisor o el empleador y se le haya dado una oportunidad razonable para corregirlo. Proporcionar información a una agencia, o testificar en una investigación, audiencia o indagatoria de una agencia, no tiene esos requisitos previos. Una sanción que sigue a un informe escrito de una infracción requiere una revisión cuidadosa antes de aplicarse.

Despidos, represalias y consideraciones sobre el pago final

La represalia es un riesgo serio cuando pone fin al empleo de alguien. Según la Sección 2000e-3 del Título VII de la Ley de Derechos Civiles, constituye una práctica laboral ilícita que un empleador discrimine a un empleado porque este se opuso a una práctica declarada ilegal por ese subcapítulo. La enmienda de salario mínimo de Florida hace ilegal cualquier medida adversa tomada como represalia por el ejercicio de derechos salariales protegidos, incluida la presentación de una queja, según el Fla. Const. art. X, § 24.

El momento importa. Un despido que sigue de cerca a una queja puede parecer una represalia, aunque su razón sea legítima. Anote la razón y los hechos que la respaldan antes de la decisión, no después.

Mantenga el expediente de terminación en un solo lugar. Incluya las notas de desempeño, las advertencias previas y las razones escritas de quien tomó la decisión. Verifique que los cheques finales incluyan todos los salarios que sus registros muestren como adeudados.

Si un despido genera una reclamación depende de los hechos, incluidos la razón, el momento y lo que muestren sus registros.

Reclamaciones laborales: agencias, plazos y qué sigue

Las reclamaciones suelen comenzar con una denuncia ante una agencia o con una reclamación escrita, y los plazos pueden ser breves.

Después de que la EEOC notifique que no ha presentado una demanda ni llegado a un acuerdo, el trabajador generalmente debe demandar en un plazo de noventa días desde esa notificación. Según el Título VII, los salarios retroactivos no se remontan más de dos años antes de la fecha de la denuncia, mientras que los salarios retroactivos bajo la FLSA y la Ley de Igualdad Salarial siguen plazos de prescripción distintos.

Según Fla. Stat. § 760.11, una demanda bajo la Ley de Derechos Civiles de Florida debe iniciarse dentro de un año después de una determinación de causa razonable o de una Notificación de Derecho a Demandar de la EEOC, lo que ocurra primero. El plazo para presentar una demanda tras una queja se rige por los términos de Fla. Stat. § 760.11, y los plazos de esa sección deben leerse completos antes de confiar en ellos. Los daños punitivos en esa acción están limitados a $100,000.

Las reclamaciones por salario mínimo siguen su propio cronograma. La enmienda permite cuatro años para demandar, o cinco años en caso de infracciones intencionales. Según la ley de Florida sobre salarios mínimos, el trabajador debe dar un aviso por escrito antes de demandar por salarios mínimos no pagados, y el empleador tiene 15 días naturales para pagar o resolver la reclamación. Conserve los correos electrónicos, los horarios y los registros de pago en cuanto tenga conocimiento de una reclamación.

Cuándo hablar con un abogado laboral en Miami-Dade o Broward

Un buen momento para hablar con un abogado laboral es antes de actuar sobre una decisión. Entre los desencadenantes habituales se encuentran un despido planeado, una disputa salarial, una denuncia recibida de una agencia o la actualización de un manual antes de que comience un nuevo empleado.

KEW Legal se centra en el derecho laboral para empleadores y trabaja con propietarios y gerentes de negocios en los condados de Miami-Dade y Broward. El bufete tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página.

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