Revisión de clasificación de contratistas en Florida: ¿su trabajador es empleado o contratista?

¿Mi trabajador es empleado o contratista independiente en Florida?

Los dueños de negocios suelen preguntar: ¿mi trabajador es empleado o contratista independiente en Florida? La respuesta determina qué reglas de salarios, impuestos y seguros se aplican a su empresa.

Esta página explica las pruebas en términos sencillos, las señales de alerta que los dueños suelen pasar por alto y lo que cubre una revisión por escrito. KEW Legal es un bufete de derecho empresarial de Florida con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Actúa como asesoría jurídica externa (outside general counsel) para dueños de negocios e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida.

Qué es una revisión de clasificación errónea y quién la necesita

Una revisión de clasificación errónea es un análisis por escrito de cómo se contrata, se paga y se dirige a un trabajador. La revisión compara esos hechos con las pruebas de empleado y de contratista independiente. La pregunta central es simple: ¿la forma en que se realiza el trabajo coincide con la etiqueta que le dio?

Esta revisión es adecuada para tres tipos de dueños:

• Dueños que pagan a personas con el Formulario 1099 y quieren confirmar que esa modalidad sigue siendo válida.
• Dueños con un trabajador que ha pedido el estatus W-2 o ha presentado una queja salarial.
• Dueños que se preparan para una venta, una entrada de un socio o una revisión de diligencia debida de inversionistas, donde puede surgir una cuestión sobre un trabajador.

Una revisión no es una demanda ni sustituye la respuesta a una auditoría de una agencia. Identifica riesgos y opciones. No promete cómo resolverá un tribunal o una agencia. KEW Legal ofrece este trabajo como parte de sus servicios de derecho laboral para empleadores.

Cómo decide la ley de Florida quién es empleado

La ley de asistencia por desempleo de Florida aplica las reglas habituales del common law para determinar quién es empleado. Esas reglas miran quién controla el trabajo, no solo el resultado. Fla. Stat. § 443.1216 cubre los servicios prestados por una persona que es empleada según esas reglas.

La compensación laboral (workers’ compensation) es un buen ejemplo. Véase Fla. Stat. § 440.10.

La enmienda de salario mínimo de Florida utiliza las definiciones de empleador, empleado y salario de la Ley federal de Normas Justas de Trabajo (Fair Labor Standards Act). También establece que la jurisprudencia federal orienta la interpretación de la enmienda. Véase Fla. Const. art. X, § 24. Los casos federales de salarios también valoran la relación económica entre el trabajador y la empresa.

Señales de alerta que apuntan a la condición de empleado

Las señales de alerta más fuertes se relacionan con el control.

Preste atención a estas señales:

• Horarios o turnos fijos: Usted asigna turnos, exige registro de entrada o espera disponibilidad en días determinados.
• Instrucciones sobre el método: Usted capacita al trabajador, exige sus procedimientos o aprueba la forma en que se hace cada tarea.
• Sus herramientas y su estructura de pago: Usted proporciona vehículos, equipos o espacio, y paga por hora o por semana.
• Trabajo central y continuo: El trabajador realiza tareas centrales para su negocio, de forma indefinida y principalmente para usted.

Algunos hechos favorecen su posición. El trabajador dirige un negocio separado, tiene su propio seguro, atiende a otros clientes, fija sus propios precios y puede ganar o perder dinero en un trabajo.

La ley de Florida también limita la idea del “trabajo casual”. Según el Fla. Stat. § 443.036, el trabajo casual es ocasional, incidental o irregular, y no supera las 200 horas-persona. El trabajo realizado en el curso del oficio o negocio del empleador no califica. Un trabajador que realiza su labor principal cada semana no encaja en esa excepción.

Qué cubre la revisión

Una revisión analiza los registros que muestran cómo funciona la relación en la práctica. Abarca cuatro grupos de documentos:

• Acuerdos por escrito, descripciones de trabajo, cláusulas de contratista independiente, enmiendas y cualquier texto de manual aplicable al trabajador.
• Facturas, registros de pago, nómina y presentaciones del Formulario 1099 o W-2 de cada trabajador durante el período pertinente.
• Horarios, mensajes de texto, correos electrónicos y registros de entrada o de obra que muestren cómo se asigna y supervisa el trabajo.
• Herramientas, equipos, lugar de trabajo, términos de exclusividad y cualquier cláusula de no competencia o confidencialidad.

El resumen por escrito aborda luego las principales áreas de exposición:

• Salario mínimo no pagado. Un trabajador que gane recupera los salarios atrasados no pagados más la misma cantidad como daños liquidados, además de honorarios razonables de abogado y costas, a menos que el empleador demuestre buena fe y motivos razonables. En ese caso, el tribunal puede, a su discreción, no conceder daños liquidados o conceder una cantidad que no exceda los salarios mínimos no pagados. Véase Fla. Stat. § 448.110. Antes de demandar por salarios mínimos no pagados, el trabajador debe notificar por escrito al empleador su intención de demandar, indicando el salario mínimo que reclama, las fechas y horas de trabajo reales o estimadas por las que busca el pago y el monto total de los salarios supuestamente no pagados hasta la fecha de la notificación. El empleador tiene entonces 15 días naturales desde la recepción para pagar los salarios no pagados o resolver de otro modo la reclamación. Véase Fla. Stat. § 448.110. Véase Fla. Stat. § 448.110.
• Honorarios de abogado en casos salariales. El tribunal puede otorgar costas y honorarios razonables de abogado a la parte vencedora. Véase Fla. Stat. § 448.08.
• Sanciones de compensación laboral, como se describió anteriormente.
• Impuesto de reempleo. Véase Fla. Stat. § 443.131. No se permite trasladar a un trabajador una factura de impuestos mediante deducciones de su salario.

Cómo funciona la revisión, paso a paso

La revisión avanza en cinco pasos, desde una primera conversación hasta las conclusiones por escrito. El plazo depende de cuántos trabajadores y registros estén involucrados.

1. Consulta inicial gratuita. Conversamos sobre qué trabajadores y arreglos están en duda. La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar.
2. Recopilación de documentos. Usted recibe una lista de verificación con lo que debe reunir y cómo enviarlo.
3. Análisis. El rol de cada trabajador se compara con los factores de control y de realidad económica. El arreglo se revisa tal como funciona en la práctica, no solo como está escrito.
4. Conclusiones por escrito. Usted recibe un resumen en lenguaje sencillo para cada trabajador. Incluye las áreas de riesgo y las opciones, como actualizar los acuerdos, cambiar la forma en que se asigna el trabajo o responder a una reclamación o auditoría específica.
5. Orientación continua. Las futuras contrataciones y contratos se revisan antes de que los firme.

Preguntas frecuentes de los dueños de negocios

Por qué los dueños de negocios trabajan con KEW Legal

KEW Legal se enfoca en el derecho empresarial para dueños e inversionistas. Vincula las cuestiones de personal con el resto de la empresa.

• Asesoría jurídica externa. El bufete trabaja con dueños e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida, con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach.
• Áreas de práctica conectadas. Las cuestiones laborales se tratan junto con contratos, arrendamientos comerciales, disputas entre socios y planificación de sucesión. Un asunto de trabajadores se revisa en el contexto de toda la empresa.
• Abogada responsable. Responsable letrada de esta página: Kristina E. Wilson. Natalie Martinez también forma parte de los abogados del bufete que atienden asuntos laborales para empleadores.

Si paga a un contador, un chofer o un equipo de proyecto con formularios 1099 y se pregunta si esa modalidad sigue siendo válida, llame al 305-990-2300 o envíenos un mensaje para analizarlo.