¿Recibió un cargo de la EEOC o la FCHR? Prepare una respuesta clara en Florida

Cómo responder a un cargo de la EEOC: empleadores de Florida

Si acaba de recibir un cargo de la EEOC o de la Comisión de Florida para las Relaciones Humanas, su primera tarea es encontrar el plazo de respuesta en la notificación. Después necesita una respuesta escrita, cuidadosa y coherente. Esta guía explica, paso a paso, cómo responder a un cargo de la EEOC como empleador de Florida. KEW Legal, un bufete de derecho empresarial con oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach, se concentra en derecho laboral para empleadores. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página.

¿Qué significa para un empleador de Florida la notificación de un cargo de la EEOC?

Un cargo de la EEOC es una queja que un empleado o un solicitante de empleo presenta ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos (U.S. Equal Employment Opportunity Commission). En ella se alega discriminación. La agencia notifica al empleador y le pide una respuesta.

Un cargo también puede dirigirse a la Comisión de Florida para las Relaciones Humanas (Florida Commission on Human Relations, FCHR). La FCHR opera según la Ley de Derechos Civiles de Florida de 1992.

Florida es un estado con agencia propia (deferral state). Pueden aplicarse plazos a las reclamaciones de discriminación laboral, por lo que conviene hablar de los tiempos con un abogado desde el principio.

La ley de derechos civiles de Florida se aplica a los empleadores con 15 o más empleados. El número debe mantenerse en cada día laborable de 20 o más semanas naturales del año en curso o del año natural anterior (Fla. Stat. § 760.02).

Un cargo es una alegación, no una conclusión. Su respuesta escrita es el lugar donde expone su versión de los hechos. Su primer paso es simple: lea el plazo de respuesta en la notificación y anótelo en su calendario el día en que llegue.

¿Quién debe encargarse de la respuesta a un cargo por parte de un empleador?

La asesoría jurídica externa general para empresas suele encargarse de la respuesta, trabajando junto con los propietarios y el personal de recursos humanos. Así la respuesta queda ligada a todo el expediente laboral.

Su respuesta escrita pasa a formar parte del registro de la agencia y puede tener importancia en pasos posteriores. Cada hecho que contenga debe coincidir con su manual del empleado, los correos de sus gerentes y el expediente personal. Las respuestas informales de los gerentes pueden contradecir ese registro escrito.

KEW Legal se concentra en derecho laboral para empleadores. El bufete gestiona las respuestas a cargos como parte de su labor de asesoría jurídica externa general para empresas. La oficina de Sunny Isles Beach atiende a propietarios de negocios en Miami-Dade y el sur de Florida, y el bufete también tiene una oficina en Coral Gables.

¿Qué incluye la respuesta a un cargo?

La respuesta a un cargo comienza con una revisión de los hechos y termina con una respuesta escrita que coincide con los registros. Las piezas principales son:

• Revisión del cargo: la queja, la decisión en cuestión, las fechas y quién tomó la decisión.
• Orden de conservación de pruebas (litigation hold): instrucciones por escrito para conservar correos electrónicos, mensajes de texto, horarios, evaluaciones y expedientes personales.
• Recopilación de hechos: entrevistas con gerentes y testigos para construir una cronología de los acontecimientos.
• Revisión de lagunas: análisis de si las solicitudes de información de la agencia están completas, y de las presentaciones de seguimiento que correspondan.
• Posición escrita: un borrador de la versión de los hechos construido en torno a los documentos que respaldan su posición.
• Orientación sobre comunicación: asesoría sobre lo que los gerentes y el personal deben decir al empleado y entre ellos.

¿Cuáles son los pasos y el calendario para responder?

La respuesta a un cargo suele avanzar en cinco pasos, desde la recepción hasta la presentación, antes del plazo indicado en la notificación.

1. Recepción: usted envía la notificación y los documentos relacionados. El bufete confirma el plazo y qué agencia está tramitando el cargo.
2. Conservación: el bufete envía instrucciones escritas de conservación a todas las personas que tengan registros pertinentes.
3. Revisión de los hechos: el bufete entrevista a quienes toman las decisiones y compara los documentos con cada alegación.
4. Redacción: se prepara un borrador de la respuesta y se revisa con usted para comprobar su exactitud antes de presentar nada.
5. Presentación: la respuesta se envía dentro del plazo, y se da seguimiento a cualquier solicitud posterior de la agencia.

El plazo indicado en la notificación marca el primer hito. Lo que ocurra después de la presentación depende de los hechos y de la carga de trabajo de la agencia.

¿Qué errores debilitan la respuesta de un empleador?

Dejar vencer el plazo, dar explicaciones contradictorias y modificar registros son los errores que más daño causan. Tenga cuidado con los siguientes:

• No cumplir el plazo de respuesta, o suponer una prórroga sin confirmarla por escrito.
• Dar razones distintas para la misma decisión entre gerentes, correos electrónicos y la respuesta escrita.
• Eliminar, editar o rehacer registros del personal después de recibir el cargo.
• Tomar medidas contra el empleado o contra un testigo. Según la ley de Florida, es ilegal que un empleador, una agencia de empleo, un comité conjunto de trabajadores y patronos o una organización laboral discrimine a una persona porque se haya opuesto a una práctica laboral prohibida o haya presentado un cargo, testificado, asistido o participado en una investigación, un procedimiento o una audiencia (Fla. Stat. § 760.10).
• Hablar del cargo con compañeros de trabajo de una manera que pueda parecer una presión sobre los testigos.
• Confiar en un manual sin comprobar cómo se aplicó a otras personas.

La regla de empleo a voluntad de Florida tiene límites. Los manuales internos de la empresa también pueden ser relevantes en estos asuntos. Aun así, verifique que aplicó cada política de la misma manera a todos.

¿Qué otros asuntos puede revelar un cargo, y qué está en juego?

Un cargo a menudo señala lagunas más amplias en los manuales, en la clasificación de los trabajadores o en los despidos. Abordarlas a tiempo forma parte del trabajo de asesoría jurídica externa general. Lo que está en juego puede ser considerable. Según la Ley de Derechos Civiles de Florida, un tribunal puede ordenar el pago de salarios atrasados y otorgar daños compensatorios, incluidos los daños por angustia mental y pérdida de dignidad (Fla. Stat. § 760.11). El tribunal también puede permitir que la parte vencedora reciba un honorario de abogado razonable como parte de las costas.

Entre los asuntos relacionados más comunes se incluyen:

• Lagunas en el manual y en las políticas que un cargo puede revelar.
• Si un trabajador tratado como contratista independiente debió haber sido tratado como empleado.
• Reducciones de personal o despidos citados en el cargo.

Para información general, la guía de la EEOC para empleadores está disponible en línea.

¿Qué preguntan los empleadores sobre las respuestas a cargos?

Las respuestas siguientes cubren las preguntas que más hacen los empleadores.

Si su empresa tiene en este momento una notificación de cargo de la EEOC o de la FCHR, el plazo ya está corriendo. Comuníquese con KEW Legal a través de la página de contacto o llame al 305-990-2300 para hablar sobre su caso.