¿Recibió una carta de demanda de un empleado en Florida? Cómo responder con claridad

Respuesta a una carta de requerimiento de un empleado para empleadores de Florida

Una carta de requerimiento de un abogado de un empleado es una reclamación formal por escrito. En ella se detalla lo que, según el empleado, salió mal, lo que pide y la fecha límite para responder. Una respuesta medida contrasta esas alegaciones con sus propios registros, conserva los documentos y expone su posición sin admitir responsabilidad. Esto es lo que implica y las fechas que conviene revisar primero.

Qué es una carta de requerimiento de un empleado y para quién es este servicio

Una carta de requerimiento pide al empleador que pague, cambie algo o responda en una fecha determinada. La mayoría proviene del abogado de un empleado actual o anterior. Entre las reclamaciones habituales están los salarios o horas extra impagados, las comisiones no pagadas, la discriminación, el acoso, las represalias y el despido injustificado.

Cada situación laboral puede involucrar normas distintas, por lo que conviene revisarla caso por caso. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos publica orientación sobre esos deberes contra la discriminación. Florida también tiene sus propias protecciones. Según la ley de denunciantes de Florida, § 448.102, un empleador no puede tomar represalias contra un empleado que se opone a ciertas prácticas ilegales.

Un empleado que demanda por esa clase de oposición debe probar que la práctica era realmente ilegal, no solo que él la consideraba ilegal. Véase Gessner v. Southern Co..

Esta página está dirigida a propietarios, gerentes y responsables de recursos humanos de empresas de Florida en Miami-Dade, Broward y el sur de Florida que deben decidir cómo responder. Kristina E. Wilson es quien responde por esta página, dentro del trabajo de derecho laboral para empleadores de KEW Legal.

Qué abarca una respuesta medida del empleador

Una respuesta medida contrasta cada reclamación con sus registros y luego expone su posición sin admitir responsabilidad.

• Revisar cada alegación frente al expediente personal, los datos de nómina y control de horario, y las políticas escritas.
• Enviar un aviso escrito de conservación de pruebas que abarque correos electrónicos, mensajes de texto, horarios y expedientes personales.
• Redactar una respuesta que acuse recibo, pida detalles o documentos y exponga su posición.
• Establecer una regla de comunicación: que los gerentes no contacten al exempleado ni a su abogado.
• Evaluar si conviene responder, negociar o mantener su posición, según lo que muestren los registros.

Según la ley sobre ofertas de transacción, § 90.408, la prueba de una oferta para transigir una reclamación disputada, así como cualquier conducta o declaración pertinente hecha durante las negociaciones de una transacción, no es admisible para probar la responsabilidad ni el valor de la reclamación.

Verifique si su seguro de responsabilidad civil por prácticas laborales podría aplicarse, y lea con atención sus condiciones de notificación.

Plazos que conviene revisar antes que cualquier otra cosa

El primer plazo es la fecha de respuesta indicada en la carta. Después, revise cualquier plazo para presentar una demanda que ya pueda estar corriendo.

Las reclamaciones por salario mínimo tienen un paso previo de notificación. El trabajador debe dar primero al empleador un aviso por escrito que indique el concepto salarial reclamado, las fechas y horas de trabajo y el monto total impagado. Luego, el empleador tiene 15 días naturales desde la recepción del aviso para pagar el total de los salarios impagados o resolver la reclamación de otro modo, a satisfacción del trabajador. Véase la Ley de Salario Mínimo de Florida, § 448.110.

Las reclamaciones por discriminación bajo la Ley de Derechos Civiles de Florida siguen su propio calendario. La Comisión de Florida debe decidir en un plazo de 180 días desde una queja si existe causa razonable. Según el art. 760.11 de los Estatutos de Florida, cuando la Comisión de Relaciones Humanas de Florida no logra conciliar ni determinar si existe causa razonable, la comisión debe notificar sin demora a la persona agraviada, y dicha notificación debe informarle que debe presentar una acción civil dentro de 1 año desde la fecha en que la comisión certifique que la notificación fue enviada por correo. Véanse los recursos de la Ley de Derechos Civiles de Florida, § 760.11.

Una demanda por represalias bajo la ley de recursos para empleados, § 448.103 debe presentarse dentro de 2 años desde que el empleado descubre la acción, o 4 años desde que se tomó, lo que ocurra primero.

Prevalece la fecha más temprana, por lo que una carta puede señalar un plazo que ya está corriendo.

Cómo funciona el proceso

El proceso avanza desde una primera consulta hasta la revisión de registros, un aviso de conservación de pruebas, un análisis por escrito y, por último, la respuesta.

1. Primera consulta: una reunión breve para revisar la carta y los hechos clave.
2. Recopilación de registros: el expediente personal, los datos de nómina y control de horario, las políticas y los mensajes pertinentes.
3. Aviso de conservación de pruebas: instrucciones por escrito para la empresa y los gerentes involucrados.
4. Análisis por escrito: cada reclamación, las áreas de exposición y la estrategia de respuesta.
5. Respuesta: redacción y envío de la respuesta, y luego las aclaraciones o conversaciones que se soliciten.
6. Próximos pasos: un plan preparado por si el exempleado presenta una queja ante una agencia o una demanda.

El calendario depende de los hechos, principalmente de la fecha de respuesta y de la rapidez con que puedan obtenerse sus registros.

Errores que conviene evitar antes de responder

Los errores iniciales más costosos son discutir la reclamación, alterar registros y actuar en contra del empleado.

• No discuta la reclamación con el exempleado ni con su abogado. Las palabras informales pueden citarse más adelante.
• No borre ni edite correos electrónicos, mensajes de texto, horarios ni expedientes personales, aunque parezcan poco favorables.
• No tome represalias. La ley de salario mínimo de Florida prohíbe las acciones adversas contra quien ejerce sus derechos, por lo que los compañeros que apoyan al empleado requieren el mismo cuidado.
• No despida ni sancione sin revisión de un abogado. Un empleado a voluntad puede ser despedido en cualquier momento, pero no por una razón que la ley prohíba, como las represalias. Véase Laguerre v. Palm Beach Newspapers.
• No asuma que el manual decide el caso. Según Quaker Oats Co. v. Jewell, las políticas del manual no son derechos contractuales exigibles, salvo que el manual indique expresamente que constituye un contrato de trabajo separado.
• No haga una oferta de pago ni firme nada antes de que se revisen los registros.

Preguntas frecuentes

Por qué trabajar con KEW Legal en la respuesta de un empleador

KEW Legal actúa como asesor jurídico externo general de propietarios de negocios e inversionistas en Miami-Dade y el sur de Florida. Eso significa que la respuesta a una carta de requerimiento puede integrarse en el asesoramiento empresarial continuo.

Nuestras oficinas están en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Kristina E. Wilson es quien responde por esta página. Los abogados de la firma incluyen a Kristina E. Wilson y Natalie Martinez. Nuestro equipo elabora cada respuesta a partir de sus propios registros, no de una plantilla.

Si una carta de requerimiento con fecha de respuesta acaba de llegar a su escritorio, no deje que esa fecha pase mientras evalúa sus opciones. Llame al 305-990-2300, envíenos un mensaje o solicite una consulta y revisemos la carta juntos.