Carta de requerimiento de deuda empresarial en Florida: cómo cobrar una factura impaga

Carta de requerimiento por factura impagada en Florida para empresas

Una carta de requerimiento por factura impagada es una solicitud formal y por escrito de pago. Se envía antes de presentar una demanda. Indica qué se debe, por qué se debe y la fecha límite para que la otra parte pague. Esta página explica qué debe contener una carta de requerimiento comercial en Florida, cuándo enviarla y qué puede ocurrir después.

Qué es una carta de requerimiento previa a la demanda y para quién es

Una carta de requerimiento previa a la demanda es una solicitud escrita de pago que se envía antes de presentar cualquier demanda. Reúne en un solo documento la deuda, su fundamento y un plazo para pagar.

Los dueños de negocios, los gerentes y los contadores suelen enviar estas cartas. Se les debe dinero por facturas impagadas, servicios completados o mercancías entregadas conforme a un contrato o una orden de compra.

Un recordatorio informal y una carta de requerimiento cumplen funciones distintas. Un recordatorio solicita el pago. Una carta de requerimiento, además, expone las consecuencias del incumplimiento y crea un registro con fecha. Ese registro es importante si la disputa llega más adelante a un tribunal de Florida.

Revisar los términos escritos de una deuda comercial suele ser un buen primer paso para entender la situación. Su carta debe respetarlas.

Cuándo enviar una carta de requerimiento y qué reunir primero

Una carta de requerimiento tiene sentido cuando los recordatorios no han dado resultado y la deuda está claramente vinculada a un contrato o a una compra. Entre las señales más comunes se encuentran:

• Fechas de vencimiento que pasaron después de uno o más recordatorios
• Un cliente que dejó de responder después de recibir una factura
• Un proveedor que se niega a pagar por un trabajo que aceptó
• Una factura que el cliente admite haber recibido pero no ha pagado

Antes de redactar cualquier cosa, lea el contrato. Busque las condiciones de pago, las direcciones para notificaciones, las reglas sobre cargos por mora o intereses y cualquier paso de mediación que deba cumplirse primero. Busque también las cláusulas de honorarios de abogado. Según el art. 57.105(7) de los Estatutos de Florida, el contrato que permite a una parte cobrar honorarios por hacerlo cumplir hace recíproca esa cláusula: el tribunal también puede otorgarlos a la otra parte cuando esta gane.

Reúna estos registros:

• Contratos firmados, órdenes de compra y órdenes de cambio
• Facturas con números y fechas
• Registros de entrega, finalización o aceptación
• Correos electrónicos o mensajes de texto en los que el cliente reconoce el trabajo
• Un estado de cuenta actualizado

El plazo importa. El art. 95.11 de los Estatutos de Florida establece plazos distintos para cada tipo de reclamación. Son cinco años para una acción sobre un contrato basado en un instrumento escrito (art. 95.11(2)(b)) y cuatro años para uno que no se basa en un instrumento escrito, incluida una acción por la venta y entrega de mercancías y por cuentas de tienda (art. 95.11(3)(j)). Revise pronto la antigüedad de la deuda. No espere meses de seguimiento informal hasta que venza el plazo.

Qué debe incluir una carta de requerimiento en Florida por facturas impagadas

Una carta sólida identifica a las partes, el contrato, cada factura impagada, el monto adeudado y un plazo firme. Debe ser neutral y fácil de verificar.

Incluya estas partes:

• Los nombres legales completos de ambas partes y el contrato u orden de compra que las vincula
• Cada factura con su número, fecha y monto
• Un total desglosado, con el saldo principal indicado por separado de cualquier interés o cargo
• Solo los intereses o cargos que permita el contrato. Si el contrato no fija una tasa de interés, el art. 687.01 de los Estatutos de Florida remite a la tasa prevista en el art. 55.03, que establece la tasa de interés pagadera sobre sentencias o decretos.
• Los hechos: qué se entregó o se realizó, cuándo y qué queda pendiente
• Una fecha límite de pago, los métodos de pago aceptados y una dirección o correo electrónico de respuesta
• Una declaración clara de lo que ocurrirá si vence el plazo, sin amenazas que usted no tenga intención de cumplir

La entrega también importa. Si el cliente es una LLC, el art. 605.0117(2) de los Estatutos de Florida permite que una notificación o requerimiento conforme al capítulo de LLC de Florida se dirija a un miembro de una compañía gestionada por sus miembros, a un gerente de una compañía gestionada por gerentes, al agente registrado en el domicilio registrado de la compañía en Florida, o a otra dirección en Florida que sea en realidad la oficina principal. Verifique el nombre de la compañía y su agente registrado en los registros de Sunbiz de Florida antes de enviar. Guarde una prueba de entrega, como correo certificado con acuse de recibo, además de un correo electrónico.

Cómo funciona el proceso: paso a paso

El proceso consta de cinco pasos: consulta, revisión de documentos, redacción, envío y decisión sobre los pasos siguientes. La duración de cada paso depende de las respuestas de la otra parte y de los hechos de la deuda.

1. Consulta inicial gratuita. Una llamada o reunión confidencial revisa los hechos, el contrato y las facturas. Nuestra consulta inicial gratuita es confidencial y sin compromiso de continuar.
2. Revisión de documentos y verificación de lagunas. Se revisan los montos, las condiciones del contrato, las reglas de notificación y las posibles defensas. Entre las defensas comunes están la calidad disputada y la falta de firmas.
3. Redacción. La carta se prepara para su revisión antes de enviarse. Kristina E. Wilson es abogada y la responsable de esta página.
4. Envío y plazo de respuesta. La carta se envía por los métodos acordados. El plazo indicado en la carta fija el periodo de respuesta.
5. Decisión sobre los pasos siguientes. Si la deuda se paga, el expediente se cierra con una confirmación por escrito. Si no se paga, recibe asesoramiento sobre sus opciones antes de presentar cualquier demanda.

Errores comunes que debilitan una carta de requerimiento

La mayoría de las cartas débiles fallan en la precisión, el detalle o la entrega. Estos errores aparecen con frecuencia.

• Exagerar el monto. Agregar honorarios o intereses que el contrato no permite perjudica la credibilidad. El art. 57.105 de los Estatutos de Florida establece que el tribunal debe otorgar honorarios razonables de abogado, pagados en partes iguales por la parte perdedora y su abogado, cuando determina que la parte perdedora sabía o debía saber que una pretensión o defensa, al presentarse o en cualquier momento antes del juicio, no estaba respaldada por los hechos materiales, o no lo estaría por la ley vigente aplicada a esos hechos. No es automático cada vez que una parte pierde: no pueden imponerse sanciones por el motivo de la ley cuando se trata de un argumento de buena fe, con una expectativa razonable de éxito, para ampliar o cambiar la ley; contra un abogado que confió de buena fe en lo que su cliente le dijo sobre los hechos; contra una parte representada por el motivo de la ley; ni por iniciativa del tribunal salvo que se impongan antes de un desistimiento voluntario o un acuerdo. Si un monto exagerado se lleva a una demanda, la otra parte puede pedir honorarios conforme al art. 57.105. Una carta de requerimiento previa a la demanda no es, por sí misma, una pretensión o defensa presentada ante el tribunal conforme a esta disposición. Quien pida sanciones bajo el art. 57.105 debe notificar primero la moción y dar a la otra parte 21 días para retirar o corregir la pretensión antes de presentar la moción ante el tribunal (art. 57.105(4)).
• Hechos vagos. Una carta que dice “se prestaron servicios” sin fechas, alcance ni números de factura no da al cliente nada que pueda verificar.
• Amenazas de cargos penales. Usar amenazas penales para cobrar una deuda civil puede crear problemas separados para quien envía la carta. Limite la carta a la reclamación contractual.
• Dirección de notificación incorrecta. Si el contrato indica una dirección o un método de notificación, úselo. De lo contrario, el cliente puede alegar que nunca recibió una notificación adecuada.
• Plazos imprecisos. Los recordatorios sin fecha fija no dejan al cliente nada a qué responder. Incluya en la carta un plazo específico.
• Aceptar un pago parcial sin dejar constancia. Un pago parcial puede complicar reclamaciones posteriores. Indique por escrito que el saldo sigue pendiente.

Qué ocurre si la empresa no responde

El silencio es habitual. La carta sigue siendo importante porque documenta el requerimiento y el plazo. Vencido el plazo, puede enviar un seguimiento, acordar un plan de pagos por escrito o presentar una demanda.

Si decide demandar, el lugar del proceso importa. El art. 47.011 de los Estatutos de Florida establece que las acciones deben presentarse únicamente en el condado donde reside el demandado, donde surgió la causa de acción o donde se encuentra el bien en litigio, y que esta sección no se aplica a las acciones contra personas no residentes.

Las reglas de mediación también tienen límites. Conforme al art. 44.102(2)(a) de los Estatutos de Florida, un tribunal debe, a solicitud de una de las partes, remitir a mediación una acción civil presentada por daños monetarios, siempre que la parte solicitante esté dispuesta y en condiciones de pagar los costos de la mediación o que estos puedan dividirse equitativamente entre las partes. Conforme al art. 44.102(2)(a) de los Estatutos de Florida, un tribunal, según las reglas adoptadas por la Corte Suprema, debe, a solicitud de una de las partes, remitir a mediación cualquier acción civil presentada por daños monetarios, salvo que aplique una excepción, y una de las excepciones enumeradas es que “[l]a acción se presenta con el propósito de cobrar una deuda”.

Si el cliente alega que la mercancía era defectuosa, el momento importa. Conforme al art. 672.607(3) de los Estatutos de Florida, un comprador que aceptó la mercancía debe notificar al vendedor el incumplimiento dentro de un plazo razonable después de descubrirlo o de cuando debió haberlo descubierto. De lo contrario, puede quedar impedido de obtener cualquier recurso. Para mercancía impagada que ya fue aceptada, el art. 672.709(1) de los Estatutos de Florida permite al vendedor recuperar el precio, más los daños incidentales.

Enmarque la reclamación en torno al contrato. Los resultados dependen de los hechos, del contrato y de las defensas de la otra parte. No se puede prometer ningún resultado de antemano.

Por qué trabajar con KEW Legal en una carta de requerimiento por una deuda comercial

KEW Legal es una firma de derecho comercial. Actúa como asesor jurídico externo general de dueños de negocios e inversionistas en el condado de Miami-Dade y en el sur de Florida. La firma tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach.

• Kristina E. Wilson es abogada y la responsable de esta página. Natalie Martinez también forma parte del equipo de abogados de la firma.
• Nuestros abogados se concentran en asuntos comerciales. Eso incluye disputas contractuales y con proveedores, arrendamientos comerciales, disputas entre socios y asuntos laborales para empleadores.
• Las disputas de pago suelen estar relacionadas con arrendamientos, sociedades y condiciones con proveedores. Esos documentos deben formar parte de la revisión.
• Puede comunicarse con la oficina al 305-990-2300.

Preguntas frecuentes sobre cartas de requerimiento por deudas comerciales impagadas