Registros de empleados en Miami-Dade: qué guardar y cómo organizarlos

Registros de personal del empleador en Miami-Dade: qué conservar

Cuando un empleador de Miami-Dade enfrenta una reclamación por discriminación o por salarios, los registros de personal que mantuvo en su momento suelen ser lo más importante. Esta guía ofrece información general sobre los registros de la empresa.

¿Qué registros debe conservar un empleador de Miami-Dade, como expedientes de personal, políticas escritas y evaluaciones de desempeño, para defenderse de reclamaciones por discriminación o salarios?

Mantenga un expediente de personal con fecha para cada empleado, junto con las políticas escritas vigentes en ese momento, los registros de desempeño y disciplina, y los registros de nómina y de control de horas. Estos registros muestran qué se decidió, cuándo y por qué.

Un expediente de personal normalmente contiene la solicitud y la carta de oferta, la descripción del puesto, los acuses de recibo firmados de las políticas, los avisos de cambios de salario, las evaluaciones de desempeño, los avisos disciplinarios, los registros de capacitación, las solicitudes de adaptaciones y sus respuestas, y cualquier registro de queja o investigación.

Anote las decisiones y sus razones declaradas en el momento en que se toman. Una nota hecha el día de un cambio de salario o de una amonestación es más fácil de explicar que un resumen reconstruido meses después, cuando ya ha comenzado una disputa.

Mantenga la información médica fuera del expediente general. Guárdela en un archivo confidencial separado para que los supervisores vean solo lo que necesitan saber.

La ley de Florida prohíbe discriminar en el pago, en las condiciones o en los términos de trabajo por motivos de raza, sexo, edad, discapacidad u otras características protegidas. Su expediente debe demostrar que se aplicaron las mismas normas a todos.

¿Qué políticas escritas y manuales debe archivar un empleador de Miami-Dade?

Conserve las políticas escritas sobre igualdad de empleo, acoso, quejas, control de horas y horas extra, licencias y disciplina. Guarde cada versión con su fecha de vigencia para poder demostrar qué norma se aplicaba el día de una decisión.

Las versiones anteriores importan tanto como la actual. Si una decisión se tomó según la política de licencias del año pasado, esa versión anterior es la que un revisor necesita ver.

Conserve los acuses de recibo firmados o registrados electrónicamente para cada empleado. Anote la fecha en que cada persona recibió cada versión.

La redacción del manual también importa. Los tribunales de Florida han sostenido que las declaraciones de política en un manual de empleo generalmente no crean derechos contractuales exigibles. La excepción es un manual que indique, en palabras específicas, que constituye un contrato de trabajo separado. Quaker Oats Co. v. Jewell Trate el manual como prueba de cómo opera su empresa, no como una promesa que fija todas las condiciones.

Una política que existe en papel, pero que nunca se cumple o se aplica de manera desigual, pierde valor como defensa. Conserve registros que muestren cómo se aplicó cada política, incluida la disciplina que siguió.

¿Cómo deben documentarse las evaluaciones de desempeño y las medidas disciplinarias para que resistan un examen?

Documente cada evaluación y cada paso disciplinario con notas fechadas y específicas, vinculadas a normas relacionadas con el trabajo. Aplique las mismas normas a empleados comparables y guarde pruebas de ello.

Las notas vagas, como “mala actitud”, dan poco material para evaluar. Las notas específicas indican la tarea, la norma, la fecha y lo que sucedió.

Las evaluaciones redactadas después de que surge una disputa crean problemas. Una evaluación que parece escrita después de una queja puede parecer una reacción a ella, aunque no haya sido esa la intención. Conserve los borradores y las versiones finales, y anote quién revisó y aprobó cada una.

Las razones de los aumentos de salario, las promociones y los despidos deben figurar en el mismo expediente. Un empleado contratado a voluntad puede ser despedido en cualquier momento, pero no en represalia por ejercer derechos sobre el salario mínimo protegidos por el art. X, sec. 24 de la Constitución estatal, como presentar una queja por salarios no pagados (Estatutos de Florida, § 448.110). Laguerre v. Palm Beach Newspapers, Inc. Los registros que muestran una razón legítima y documentada son los que ayudan.

¿Qué registros de nómina y de control de horas necesita un empleador de Miami-Dade para las reclamaciones salariales?

Mantenga registros precisos de las horas trabajadas, las tarifas de pago, las deducciones, los cálculos de horas extra y los recibos de pago de cada empleado. Conserve los registros originales de horas y anote cualquier modificación, incluido quién la hizo y cuándo.

La ley de salario mínimo de Florida establece un procedimiento previo a cualquier demanda. El trabajador debe presentar un aviso por escrito que identifique el salario mínimo reclamado, las fechas y horas trabajadas y el monto total no pagado. Estatutos de Florida, § 448.110 Luego, el empleador tiene 15 días naturales desde la recepción del aviso para pagar o resolver la reclamación. Los registros que coincidan con el aviso facilitan aprovechar ese plazo.

Si el empleado gana, recupera los salarios no pagados más la misma cantidad como daños liquidados, es decir, un monto adicional igual a los salarios adeudados, y además se le otorgan honorarios razonables de abogado y costas. El tribunal puede, a su discreción, reducir ese monto adicional a cero o a no más que los salarios no pagados si el empleador demuestra, por preponderancia de la prueba, que su acto u omisión se realizó de buena fe y que tenía motivos razonables para creer que no constituía una infracción.

Constitución de Florida, art. X, § 24 Conserve los registros de nómina durante el tiempo suficiente para cubrir todo ese período.

Los empleadores obligados deben exhibir el cartel de salario mínimo estatal en cada lugar donde trabajen los empleados. Conserve una prueba fechada de que el cartel está colocado.

¿Qué cambia cuando llega una queja, un cargo o una carta de reclamación de un empleado?

Cuando llega una queja, un cargo o una carta de reclamación, deje de eliminar registros de forma rutinaria y conserve el expediente tal como está. Nadie debe borrar, editar ni añadir nada a los registros pertinentes sin un plan claro.

Los primeros días suelen implicar estos pasos:

• Suspender la eliminación automática de correos, mensajes de texto y chats de las personas involucradas.
• Pedir a los gerentes que conserven sus notas y cualquier borrador.
• Dejar el expediente de personal tal como está. No añada notas con fecha anterior ni retire documentos.
• Hacer una lista de dónde se encuentra cada tipo de registro, para que no se pase nada por alto.

Editar un expediente, añadir notas con una fecha anterior o retirar un documento sin dejar constancia puede perjudicar su posición en la disputa.

El plazo importa. Una queja conforme a la ley de derechos civiles de Florida puede presentarse dentro de los 365 días siguientes a la presunta infracción. Los registros de hace un año pueden seguir siendo relevantes.

Los empleadores que reciban una inquietud sobre una práctica laboral pueden contactar a KEW Legal para analizar sus opciones. Un empleador no puede tomar una medida de personal en represalia contra un empleado que se oponga o se niegue a participar en una práctica del empleador que infrinja una ley, norma o reglamento. Gessner v. Southern Co.

¿Cómo deben organizar y almacenar los empleadores de Miami-Dade los registros laborales?

Mantenga los registros laborales en un único sistema controlado, con acceso limitado a recursos humanos y al asesor legal. Registre quién consulta o modifica cada expediente.

Separe la información sensible de los expedientes generales. Eso incluye los registros médicos, el Formulario I-9 y los documentos de elegibilidad, y los detalles de beneficios.

Florida exige que los empleadores verifiquen la elegibilidad de cada nuevo empleado dentro de los 3 días hábiles siguientes a su inicio de labores. Los empleadores deben conservar la documentación durante al menos 3 años. Si el sistema E-Verify no está disponible durante 3 días hábiles después del primer día en que el nuevo empleado comienza a trabajar a cambio de un pago, y el empleador no puede acceder al sistema para verificar la elegibilidad laboral de ese nuevo empleado, debe utilizar el formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) para verificar la elegibilidad laboral, y debe documentar la falta de disponibilidad conservando una captura de pantalla de cada día que muestre que no tuvo acceso al sistema, un anuncio público de que el sistema E-Verify no está disponible, o cualquier otra comunicación o aviso registrado sobre la falta de disponibilidad del sistema (Estatutos de Florida, § 448.095).

Asegúrese de que los registros puedan recuperarse después de que los empleados se vayan o de que cambien los sistemas. Verifique que las copias de seguridad realmente puedan restaurarse.

Florida también exige que los empleadores publiquen un aviso de derechos civiles en lugares visibles. Para las normas federales sobre registros de personal, la página de requisitos de conservación de registros de la EEOC es una referencia útil.

Hablemos de sus registros con KEW Legal

Un gerente o un propietario que acaba de recibir una queja, un aviso de cargo o una carta de reclamación a menudo debe decidir con rapidez qué expedientes proteger. No tiene que resolverlo solo.

Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página. La oficina de KEW Legal en Coral Gables se concentra en la asesoría jurídica general externa y en asuntos laborales para empleadores de Miami-Dade y el sur de Florida.

KEW Legal ofrece una consulta inicial gratuita, confidencial y sin compromiso. Llame al 305-990-2300 o envíe un mensaje. Esta página es información general, y los resultados dependen de los hechos de cada caso.

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