Conservación de registros de empleadores en Miami: qué documentos guardar y cómo hacerlo

Preservación de registros de empleadores en Miami: qué conservar

Cuando un empleado actual o anterior amenaza con presentar una reclamación, es posible que su empresa deba conservar más de lo que normalmente conserva. Una buena preservación de registros del empleador en Miami comienza por saber qué conservar y quién lo tiene. Esta página ofrece información general.

¿Qué registros y comunicaciones laborales debe conservar un empleador de Miami una vez que se anticipa razonablemente una reclamación?

Conserve todo registro y mensaje relacionado con el empleado, la decisión en cuestión o la disputa. Esto incluye expedientes personales, nóminas y registros de horas, evaluaciones de desempeño, medidas disciplinarias, quejas, y correos electrónicos, chats y mensajes de texto entre las personas involucradas.

El alcance depende de la reclamación. Una disputa por un despido abarca el expediente de terminación, las personas que tomaron la decisión y las razones que dieron en ese momento. No significa congelar cada archivo que tenga la empresa.

Los registros cuentan tanto si están en papel como en formato electrónico. Esto incluye archivos en los servidores de la empresa y mensajes de trabajo enviados desde teléfonos o cuentas personales. Revisar su calendario de registros con un abogado es un paso práctico para cualquier empleador.

¿Cuándo comienza la obligación de preservar para un empleador de Miami?

Las preguntas sobre la preservación suelen surgir antes de que se presente una demanda, por lo que conviene plantearlas pronto con un abogado. Las cuestiones sobre registros a menudo aparecen mucho antes de que se entregue cualquier documento judicial.

Entre las señales de alerta más comunes se encuentran:

• una carta de requerimiento de un abogado
• una queja presentada ante una agencia gubernamental
• una queja escrita por discriminación o acoso
• una amenaza de demandar durante un despido o una disputa

El momento puede extenderse en el tiempo. Los registros de meses atrás pueden seguir siendo relevantes.

La Ley de Denunciantes de Florida (Whistle-Blower’s Act) también protege a los empleados que se oponen a prácticas que violan una ley, norma o reglamento. Los registros escritos de esas objeciones y de su respuesta pueden ser importantes. No espere a que se le notifique formalmente. La cuestión del momento depende de los hechos, así que plantéela con un abogado sin demora.

¿Cómo debe un empleador de Miami emitir una orden escrita de conservación de documentos a los gerentes?

Envíe una notificación escrita de conservación a todas las personas que tengan registros pertinentes. La notificación debe identificar el asunto y el período de tiempo. No debe revelar la estrategia legal.

Los destinatarios habituales incluyen:

• los supervisores del empleado
• el personal de recursos humanos
• los administradores de nómina y beneficios
• cualquier persona que haya comentado la decisión

Pida a cada destinatario que confirme por escrito que recibió y leyó la notificación. Envíe recordatorios con una periodicidad establecida. Actualice la orden cuando se incorporen nuevas personas o nuevos temas al asunto.

Las comunicaciones con su abogado sobre la orden de conservación generalmente están protegidas. El privilegio abogado-cliente de Florida cubre las comunicaciones confidenciales realizadas para obtener servicios legales, como explica el Estatutos de Florida § 90.502. Ese privilegio tiene excepciones, incluido el caso en que los servicios del abogado se solicitaron u obtuvieron para facilitar o ayudar a alguien a cometer, o planear cometer, lo que el cliente sabía que era un delito o un fraude, según dispone el Estatutos de Florida § 90.502.

¿Qué debe hacer un empleador con la eliminación rutinaria, la configuración de borrado automático y los dispositivos personales?

Desactive la eliminación automática para cada persona cubierta por la orden. Esto incluye las purgas de correo electrónico, las limpiezas de buzones, los límites de retención de chats y la eliminación programada de archivos antiguos.

Los mensajes de texto y las aplicaciones de mensajería suelen contener las conversaciones más sinceras. Los mensajes de trabajo enviados desde teléfonos personales o correos personales también cuentan. Pida al custodio que conserve esos mensajes íntegros en lugar de confiar en la memoria.

Cuando un empleado se marcha, asegure la cuenta y el dispositivo. No los borre, reasigne ni restablezca mientras la orden esté vigente. Las cuentas cerradas durante el proceso rutinario de desvinculación son una brecha común.

¿Qué puede ocurrirle a un empleador que no conserva los registros laborales?

La pérdida de registros puede debilitar la posición de su empresa, incluso cuando la pérdida fue accidental. Un tribunal puede responder con sanciones. Además, la falta de archivos dificulta demostrar qué ocurrió y por qué.

Los registros también pueden respaldar su versión de los hechos. Los registros que muestran cómo se revisó la práctica pueden influir directamente en esa cuestión.

Florida es un estado de empleo a voluntad (employment-at-will). Los registros de la razón declarada y de su momento ayudan a mostrar en qué se basó la decisión.

Los resultados dependen de los hechos de cada caso. Una preservación documentada ayuda a mantener completo su relato de los acontecimientos.

¿Cómo puede una empresa hablar con KEW Legal sobre sus registros y una posible reclamación laboral?

Consulte con un abogado antes de eliminar, mover o reorganizar cualquier cosa relacionada con la reclamación. Dirigir un negocio mientras se atiende una queja o una demanda amenazada es difícil, sobre todo después de un despido que no esperaba.

KEW Legal se enfoca en el derecho laboral para empleadores y en el trabajo de asesoría general externa para empresas en el condado de Miami-Dade. La firma tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página, y nuestra oficina de Coral Gables es la oficina física autorizada para ella.

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