¿Qué hacer si su cliente no paga la factura? Pasos legales que puede dar en Florida

Cliente que se niega a pagar una factura: qué hacer en Florida

Si su cliente se niega a pagar su factura, tiene pasos claros que seguir, y el orden importa. Primero, averigüe por qué no se ha pagado. Luego revise su contrato, envíe un requerimiento de pago por escrito con un plazo y evalúe las opciones formales, como el tribunal de reclamaciones menores o el tribunal de condado. Florida también fija plazos para demandar, así que no espere demasiado. Esta guía repasa cada paso para proveedores de servicios, profesionales independientes y propietarios de negocios en Miami-Dade y el sur de Florida. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página.

Primero, averigüe por qué no se paga la factura

Comience preguntando directamente a su cliente si algo está impidiendo el pago. Un retraso de flujo de caja y una disputa sobre el trabajo requieren respuestas distintas.

Un retraso de flujo de caja significa que el cliente reconoce que la factura es exigible, pero aún no ha pagado. Una disputa significa que el cliente objeta el trabajo, el monto o los plazos. Determine a cuál de las dos se enfrenta. Llame o reúnase con el cliente y mantenga un tono calmado. Pregunte si existe una objeción, cuál es y cuándo se espera el pago. Confirme que la factura llegó y que llegó a la persona correcta.

Anote lo que dice el cliente, cuándo lo dijo y quién lo dijo. Hágalo mientras la conversación aún está fresca. Sus notas pueden ser importantes más adelante si el asunto llega a un juez o a un mediador.

Una objeción que nunca se expresa es distinta de una que se formula por escrito. Una objeción expresada le da algo específico a lo que responder. Una objeción no expresada puede aparecer después, a menudo como una reconvención. En cualquier caso, la respuesta determina su siguiente paso.

Revise su contrato, las condiciones de la factura y su registro documental

Su contrato y sus registros muestran lo que acordó y lo que realmente entregó. Revíselos antes de enviar cualquier cosa al cliente.

Examine el acuerdo firmado o la orden de compra. Busque las fechas de vencimiento del pago, cualquier cláusula sobre cargos por demora o intereses, y cualquier cláusula que permita a la parte vencedora recuperar los honorarios de abogado. Confirme que la factura coincide con el alcance, las tarifas y los entregables acordados. Una factura que difiere del acuerdo le da al cliente un argumento fácil.

Reúna pruebas de que el trabajo fue entregado o completado. Los registros útiles incluyen correos electrónicos, aprobaciones, hojas de tiempo firmadas, archivos del proyecto y comprobantes de entrega. Guárdelos en una sola carpeta, con fechas.

La falta de un contrato escrito no siempre elimina su derecho a cobrar. Los correos electrónicos, las cotizaciones y la forma en que ambas partes actuaron pueden demostrar las condiciones acordadas. Si puede recuperar el monto depende de los hechos, así que reúna todo lo que demuestre el acuerdo.

Envíe un requerimiento de pago claro, por escrito y con plazo

Un requerimiento escrito deja constancia de la deuda y le da al cliente una fecha específica para pagar. Envíelo una vez que sus registros estén en orden.

Identifique el número de factura, el monto adeudado y la fecha de vencimiento original. Adjunte los documentos de respaldo, como el acuerdo firmado y la prueba de entrega. Indique una fecha concreta para el pago. Diga con claridad qué hará si no se paga en esa fecha, por ejemplo, reclamar el saldo por las vías que permita su contrato.

Mantenga un tono objetivo y cortés. Un juez o un mediador podría leer la carta más adelante, así que escríbala como si lo fueran a hacer. Omita insultos y amenazas que no esté dispuesto a cumplir.

Envíe la carta a la dirección y al contacto que figuran en el contrato. Use un método que le dé prueba de entrega y guarde una copia. La carta forma parte de su registro documental y demuestra que dio un aviso justo.

Opciones si el cliente sigue negándose a pagar

Si el requerimiento no da resultado, puede ofrecer un plan de pagos, hacer una propuesta de acuerdo por escrito o presentar una demanda. Cada opción tiene costos y tiempos distintos.

Un calendario de pagos funciona bien cuando el cliente tiene el dinero pero necesita tiempo. Ponga el plan por escrito, con montos y fechas exactos. Indique qué ocurrirá si se omite un pago. El plan escrito también le sirve de registro si el cliente vuelve a atrasarse.

Una propuesta de acuerdo por escrito es otra herramienta. Conforme al § 768.79, rechazar una propuesta para conciliar puede tener consecuencias en honorarios de abogado para cualquiera de las partes, según la sentencia final.

Los intereses son otro punto que conviene revisar. Según Fla. Stat. § 55.03, nada de lo establecido en esa sección afecta una tasa de interés fijada por contrato escrito u obligación escrita.

El tribunal que corresponde a una disputa depende de los hechos de la reclamación, incluidos su tipo y su monto, por lo que vale la pena revisar los detalles con un abogado. Conforme al Fla. Stat. § 47.011, una acción generalmente se presenta en el condado donde reside el demandado, donde se originó la causa de acción o donde se encuentra la propiedad en litigio. No obstante, las cláusulas contractuales de competencia territorial o de foro, las reglas corporativas separadas del § 47.051 y las reglas de múltiples demandados del § 47.021 pueden cambiar dónde se presenta la demanda. Por lo tanto, una reclamación por factura impaga generalmente no puede dirigirse a mediación conforme a esa disposición, aunque las Reglas de Reclamaciones Menores de Florida prevén por separado la mediación en la etapa previa al juicio.

Lo que el cliente puede alegar en respuesta y el riesgo de suspender el trabajo

Un cliente que no quiere pagar a menudo dice que el trabajo fue tardío, incompleto o defectuoso. Espere esa respuesta y documente el trabajo desde ahora.

Entre las respuestas habituales están las solicitudes de un crédito o compensación (un monto que el cliente resta de lo que debe), las alegaciones de mala calidad y las alegaciones de que usted incumplió un plazo. Un cliente también puede presentar una reconvención, pidiendo al tribunal que le conceda dinero. Sus registros del trabajo importan tanto como la factura.

Si usted vendió bienes, el código comercial de Florida establece una regla de notificación. Conforme al Fla. Stat. § 672.607, un comprador que aceptó los bienes debe notificar al vendedor el incumplimiento dentro de un plazo razonable después de descubrirlo o de cuando debió haberlo descubierto, o pierde cualquier recurso. El comprador también carga con la prueba de cualquier incumplimiento de los bienes que aceptó.

Antes de pausar cualquier entregable, acceso a archivos o trabajo de proyecto, revise las condiciones de suspensión del contrato. Suspender el trabajo sin fundamento en el contrato puede crear problemas propios. Confirme qué permite el contrato antes de actuar.

Plazos: cuánto esperar y cuándo corren los plazos

El plazo para demandar por un contrato verbal es de 4 años. Para un contrato oral o no escrito, el plazo es de cuatro años.

Un contrato no puede acortar ese plazo. Conforme al Fla. Stat. § 95.03, una cláusula contractual que fije un plazo para demandar más corto que el que permite la ley es nula.

Algunos hechos detienen el reloj. Un arbitraje pendiente sobre la misma disputa también lo hace.

Revise la fecha de vencimiento del pago y cualquier período de aviso y subsanación previsto en el contrato antes de enviar un requerimiento final. Lleve un registro fechado de cada recordatorio. Calcule los plazos desde la primera fecha de vencimiento impaga. Un plazo vencido puede terminar una reclamación incluso cuando la deuda es válida.

Cómo prevenir la siguiente factura impaga

Un acuerdo escrito y claro evita muchas disputas de pago antes de que empiecen. Úselo en cada proyecto, incluso en los pequeños.

Su acuerdo debe indicar el alcance, el precio o las tarifas, las fechas de vencimiento del pago, cualquier cargo por demora y las condiciones de honorarios de abogado. Cuando un contrato permite que una parte cobre honorarios de abogado si debe actuar para hacerlo cumplir, la ley de Florida puede permitir que la otra parte recupere honorarios razonables si gana, según la redacción del contrato. Una cláusula de honorarios puede operar en ambos sentidos, así que léala con atención.

Solicite un depósito o facturación por hitos en proyectos más grandes o largos. Facture con prontitud y según el calendario que fije el contrato. Dé seguimiento al estado de cada factura. Actúe ante el primer pago omitido, no ante el tercero.

Converse sobre su situación con KEW Legal

Una factura impaga puede presionar su flujo de caja mientras evalúa cada opción. Una disputa que involucra un negocio que usted dirige o administra puede parecer urgente.

KEW Legal actúa como asesor jurídico externo para dueños de negocios y atiende disputas contractuales y con proveedores de negocios en Miami-Dade y el sur de Florida. La firma tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach.

Preguntas frecuentes