¿Cómo cobrar a un cliente moroso? Tome el control de su factura impagada

Cómo abordar a un cliente que le debe dinero en Florida

Para abordar a un cliente que le debe dinero, comience por sus registros. Luego haga una solicitud de pago tranquila y por escrito. Mantenga cada paso basado en hechos y lleve un registro de cada contacto. Cuando un cliente no paga, el propietario de un negocio puede hablar con un abogado sobre qué pasos siguientes se ajustan a los hechos de su situación. Esta guía recorre esos pasos en orden.

KEW Legal es un bufete de derecho empresarial de Florida en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Kristina E. Wilson es la abogada responsable de esta página.

Comience por organizar la deuda antes de contactar al cliente

Antes de contactar al cliente, reúna todos los registros que demuestren qué se acordó y qué entregó usted. Eso incluye el contrato firmado o la orden de compra, sus facturas, los registros de entrega o de finalización del trabajo y cualquier aprobación por escrito.

Después, calcule el saldo exacto. Reste los pagos parciales que ya haya recibido. Añada cargos por mora solo si su acuerdo los permite. Anote la fecha de vencimiento de cada factura, porque esas fechas muestran qué antigüedad tiene la deuda.

Su expediente documental importa más adelante. Si el asunto pasa a una negociación, a una carta de requerimiento o a un tribunal, alguien preguntará qué se acordó y cuándo vencía. Un expediente ordenado responde esas preguntas con rapidez.

El tiempo también importa. Los plazos para presentar una reclamación sobre un contrato verbal u otro contrato no escrito, incluido el de compraventa y entrega de bienes, pueden depender del tipo de contrato y de excepciones, por lo que el plazo debe revisarse con un abogado cuanto antes. Averigüe pronto qué plazo podría aplicarse a su operación.

Haga el primer contacto de forma directa, tranquila y por escrito

La manera correcta de abordar a un cliente que le debe dinero es un recordatorio breve y por escrito poco después de la fecha de vencimiento. Si no recibe respuesta, dé seguimiento con una llamada telefónica.

Su primer mensaje debe indicar el número de factura, el monto y la fecha de vencimiento. Pida una fecha específica de pago. Si el cliente tiene algún problema con la factura, pídale que lo explique por escrito.

Evite las amenazas, los insultos y las publicaciones públicas. No se comunique con los clientes del propio cliente. Esas medidas pueden debilitar su posición y hacer más difícil resolver la deuda.

Confirme también por escrito los términos acordados. Entre comerciantes, una confirmación escrita de un contrato puede satisfacer el requisito de forma escrita frente a la parte que la recibe, si la confirmación llega dentro de un plazo razonable, es suficiente contra quien la envía y la parte receptora tiene motivos para conocer su contenido (Fla. Stat. § 672.201). Eso ocurre salvo que el destinatario objete por escrito dentro de 10 días, conforme a Fla. Stat. § 672.201. Envíe las confirmaciones con prontitud para que el cliente pueda responder.

Lleve un registro de cada llamada, correo electrónico y mensaje de texto. Anote la fecha y un breve resumen de cada uno.

Determine si el cliente disputa la deuda o simplemente no paga

Un cliente que simplemente no paga necesita una respuesta distinta a la de uno que objeta el trabajo. Preste atención a las quejas específicas sobre calidad, plazos, alcance o elementos faltantes. En qué situación se encuentra depende de los hechos, así que escuche con atención.

El enfoque correcto depende de los hechos de cada disputa. Las preguntas sobre notificación y plazos en una disputa por bienes dependen de los hechos específicos, por lo que un comprador debe revisarlas con un abogado lo antes posible. De lo contrario, el comprador podría quedar impedido de obtener cualquier recurso. Quién debe probar un incumplimiento en bienes que fueron aceptados depende de los hechos de la disputa, y esa cuestión es mejor revisarla con un abogado.

Si el cliente presenta una queja, respóndala por escrito. Aborde la reclamación directamente. Proponga una solución o deje constancia escrita del desacuerdo.

Si el cliente reconoce la deuda pero no puede pagarla en su totalidad, ofrezca un plan de pagos por escrito. Incluya las fechas y las consecuencias de un pago no realizado. Pida al cliente que firme o responda para aceptarlo. Un plan que existe solo en una conversación es difícil de hacer cumplir más adelante.

Envíe una carta de requerimiento formal antes de tomar más medidas

Una carta de requerimiento informa al cliente el monto adeudado, el motivo de la deuda y la fecha en que debe pagarse. También indica qué ocurrirá si el cliente no paga.

Incluya las referencias de la factura o del contrato y una fecha límite específica. Mantenga un tono basado en hechos. Un juez o un mediador podría leer la carta más adelante para ver cómo manejó usted el asunto.

Envíe la carta de una forma que pueda probar. El correo certificado y el correo electrónico, guardando los acuses de recibo, funcionan bien. Si el cliente es una LLC de Florida, la notificación puede dirigirse a su agente registrado en el domicilio registrado. También puede dirigirse a un socio o gerente, o a otra dirección en Florida que sea efectivamente la oficina principal de la empresa. Confirme el agente registrado antes de enviar cualquier documento.

Las negociaciones para llegar a un acuerdo están protegidas. Conforme a Fla. Stat. § 90.408, la prueba de una oferta de transacción sobre una reclamación disputada, así como la conducta o las declaraciones pertinentes hechas en negociaciones relacionadas con una transacción, generalmente no pueden usarse para probar la responsabilidad ni el valor de la reclamación. Eso le da margen para negociar.

Conozca las opciones legales si el cliente sigue negándose a pagar

Si un cliente aún no paga, una demanda por incumplimiento de contrato es un paso siguiente común. Antes de presentarla, verifique el plazo, el tribunal y hasta dónde puede alcanzar una sentencia.

Un vendedor puede recuperar el precio cuando el comprador no paga a medida que la deuda se vuelve exigible. Esto aplica a los bienes que el comprador aceptó.

El lugar donde se presenta la demanda también importa. Conforme a Fla. Stat. § 47.011, una acción debe presentarse en el condado donde reside el demandado, donde nació la causa de acción o donde se encuentran los bienes objeto del litigio. Esta sección no se aplica a las acciones contra personas no residentes.

La mediación también tiene límites. Conforme a Fla. Stat. § 44.102, un tribunal debe remitir a mediación, a petición de una de las partes, una acción civil presentada para reclamar daños monetarios, siempre que la parte que lo solicita esté dispuesta y en condiciones de pagar los costos de la mediación o que los costos puedan dividirse equitativamente entre las partes, salvo que aplique una excepción enumerada. Esa regla no cubre una acción presentada para cobrar una deuda.

Si su contrato contiene una cláusula de honorarios de abogado que exige a una parte tomar medidas para hacer cumplir el contrato, Fla. Stat. § 57.105 permite que el tribunal conceda honorarios razonables a la parte que prevalezca en ese contrato, para los contratos celebrados a partir del 1 de octubre de 1988.

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