Fraude de facturas falsas de proveedores: qué hacer si su empresa ya fue afectada

Fraude con facturas falsas de proveedores: pasos para pequeñas empresas en Florida

Una factura falsa de proveedor pide a su empresa que pague algo que nunca pidió ni recibió. También puede ser una factura de apariencia real enviada a una cuenta bancaria nueva. Para las pequeñas empresas de Florida, las primeras horas son las más importantes: detenga el pago, conserve todos los registros, llame al banco y confirme con el proveedor real. Esta guía cubre esos pasos y luego explica cuándo puede aplicar una reclamación civil. Fue escrita por el equipo de contratos comerciales y disputas con proveedores de KEW Legal. Kristina E. Wilson, abogada de KEW Legal en Coral Gables, es la responsable de esta página.

Cómo es una factura falsa de proveedor

Una factura falsa de proveedor es una cuenta por bienes o servicios que nunca se pidieron, nunca se entregaron o nunca se debieron. El fraude a proveedores es un problema más amplio: consiste en enviar dinero a alguien que en realidad no es el proveedor.

Algunos fraudes son una factura inventada de una empresa que nunca trabajó para usted. Otra versión frecuente es el correo electrónico suplantado del proveedor. El remitente copia el nombre, el logotipo o el hilo de correos de un proveedor real y luego cambia los datos de pago o de la cuenta bancaria. El mensaje parece rutinario, por lo que es fácil pagarlo.

Esté atento a estas señales de alerta:

• Una cuenta bancaria o una dirección de pago que cambió sin un aviso firmado
• Una solicitud de pago para hoy, a menudo con un lenguaje urgente
• Una factura que no coincide con una orden de compra o con un registro de entrega
• Una dirección de remitente que difiere del dominio real del proveedor en una o dos letras

Lea la dirección del remitente carácter por carácter. Un dominio parecido puede pasar desapercibido con una mirada rápida.

Por qué las pequeñas empresas suelen ser blanco de ataques

Las pequeñas empresas suelen ser blanco porque una oficina pequeña puede tener menos controles entre una factura y un pago. Cuando una sola persona recibe las facturas, las compara y autoriza los pagos, un mensaje convincente puede mover dinero sin una segunda revisión.

Los defraudadores también usan información pública. Los nombres de proveedores, los cargos del personal y los proyectos en curso suelen encontrarse en internet. Una solicitud que menciona un trabajo real parece rutinaria. Algunos de estos pagos salen por un proceso normal de cuentas por pagar, no por un sistema informático hackeado. La persona que paga puede creer honestamente que la solicitud es legítima. La solución es un proceso que verifique cada solicitud, no solo una vista más aguda.

Paso 1: Detenga el pago y conserve la evidencia

Su primer paso es detener cualquier pago vinculado a la factura sospechosa. Conserve cada registro exactamente como está.

Retenga la factura y cualquier pago relacionado. No responda al remitente y no haga clic de nuevo en enlaces ni abra archivos adjuntos. Una respuesta puede indicarle a un estafador que su dirección está activa.

Guarde el correo electrónico original con sus encabezados completos, el archivo de la factura, todos los adjuntos, las confirmaciones de pago y cualquier registro de llamadas. Consérvelos en su forma original. No los edite, no les cambie el nombre ni los vuelva a guardar.

Anote quién recibió, aprobó y autorizó el pago. Incluya fechas y horas. Después, lleve una cronología continua de lo que encontró y cuándo lo encontró.

El momento importa si una disputa llega a los tribunales. Su cronología muestra cuándo su empresa conoció los hechos.

Paso 2: Notifique a su banco de inmediato

Llame al equipo de fraudes o de tesorería de su banco en cuanto sospeche que un pago fue a una cuenta fraudulenta. La rapidez es la principal razón para llamar primero.

Pregunte si la transferencia puede revertirse o detenerse. Que sea posible depende de qué tan rápido se reporte el pago y de adónde fue el dinero. El banco podría no lograr recuperar los fondos, así que no espere para preguntar.

Solicite un número de referencia. Después, confirme la llamada por escrito y conserve una copia. Un registro escrito demuestra qué reportó y cuándo lo hizo. Pida también al banco que revise la cuenta receptora.

Haga esto en paralelo con los pasos de evidencia, no después de ellos. La llamada al banco y los registros deben realizarse el mismo día.

Paso 3: Verifique con el proveedor real usando datos de contacto conocidos

Comuníquese con el proveedor real usando un número de teléfono o un correo electrónico de sus registros existentes. Nunca use los datos de contacto impresos en la factura sospechosa. Un estafador puede controlar esos datos.

Haga al proveedor tres preguntas: ¿emitió esta factura? ¿Cambiaron sus datos bancarios? ¿Recibió algún pago?

Informe al proveedor de que su nombre o su correo electrónico podrían usarse en un fraude. Así podrá advertir a su propio personal y revisar sus sistemas. Es posible que también quiera conocer el mensaje exacto que usted recibió.

La División de Corporaciones de Florida, conocida como Sunbiz, publica información de registro y de estado de las entidades comerciales de Florida. Úsela para confirmar el nombre legal exacto y el estado del proveedor. Florida Division of Corporations (Sunbiz) Conserve copias de cada confirmación que reciba.

Paso 4: Refuerce los controles de pago a partir de ahora

Una segunda verificación antes de cualquier cambio en los datos bancarios de un proveedor ayuda a detener estos pagos antes de que salgan.

Exija que una segunda persona apruebe cualquier proveedor nuevo, cuenta bancaria nueva o cambio en los datos de pago. Confirme cada cambio mediante una llamada de verificación a un número que ya tenía registrado. Nunca confirme un cambio respondiendo al mismo correo electrónico.

Compare cada factura con una orden de compra y con un registro de recepción antes de pagar. Una factura sin coincidencia se cuestiona, no se paga.

Limite quién puede cambiar los registros de proveedores. Revise los registros de acceso con una frecuencia fija para que se noten los cambios inusuales.

Capacite al personal para que trate una solicitud de pago urgente como una razón para detenerse y verificar. Preste especial atención a las solicitudes por correo electrónico. Haga que detenerse sea un paso normal y esperado, para que nadie sienta que se le culpa por preguntar.

Cuándo puede aplicar un contrato o una reclamación civil

Si aplica una reclamación depende de una pregunta: ¿el proveedor realmente le debía dinero, o el pago fue a parar a un defraudador? Las dos vías son distintas, y también lo son los plazos.

Si un proveedor real tenía derecho a cobrar, la reclamación puede parecerse a una cuenta impagada. En Bushnell v. Portfolio Recovery Associates, LLC, un tribunal de apelaciones de Florida señaló que una reclamación por cuenta liquidada requiere probar que existía «un acuerdo entre personas que han tenido transacciones previas, que fija el monto adeudado por dichas transacciones y promete el pago». Bushnell v. Portfolio Recovery Associates

Si el dinero fue a parar a un defraudador, puede aplicar el estatuto de Florida sobre robo civil y explotación. Permite que una persona perjudicada por una violación de los estatutos de robo de Florida (ss. 812.012-812.037) o de la s. 825.103(1) reclame el triple de los daños reales, daños mínimos de $200 y honorarios razonables de abogado y costas judiciales. Sin embargo, antes de presentar la demanda, la persona perjudicada debe hacer una demanda escrita por $200 o por el monto del daño triplicado contra la persona responsable. La persona perjudicada debe probar la reclamación mediante prueba clara y convincente.

Antes de presentar una demanda bajo ese estatuto, la persona perjudicada debe hacer una demanda escrita por $200 o por el monto del daño triplicado. Quien cumpla en un plazo de 30 días obtiene una liberación escrita de toda responsabilidad civil adicional por ese acto. No pueden otorgarse daños punitivos bajo este estatuto.

Según la sección 95.03 de los Estatutos de Florida, es nula cualquier cláusula de un contrato que fije el plazo dentro del cual puede iniciarse una acción derivada del contrato en un momento inferior al previsto por el estatuto de prescripción aplicable. Fla. Stat. § 95.03

Si su empresa aceptó mercancías de un proveedor real y no coinciden con el pedido, aplican las reglas de aviso.

No se puede prometer ningún resultado, incluida la recuperación de los fondos. Las aseguradoras, los auditores o los prestamistas también pueden hacer preguntas después de una pérdida. Los avisos y registros de los pasos anteriores ayudan en esas conversaciones. Para disputas con proveedores y contratos en general, consulte nuestra página de disputas de contratos comerciales y con proveedores.

Preguntas que los dueños de negocios hacen sobre el fraude con proveedores

Tres preguntas surgen después de un fraude sospechoso con un proveedor.

Hable con KEW Legal sobre un posible fraude con proveedores

Si una factura no coincide con sus registros, o si un pago fue a una cuenta bancaria que su proveedor nunca le dio, no tiene que resolver el aspecto legal por su cuenta. Reúna la factura, los correos electrónicos, los registros de pago y el número de referencia del banco antes de hablar con nosotros. Ese expediente nos da los hechos que necesitamos para revisar sus opciones.

KEW Legal tiene oficinas en Coral Gables y Sunny Isles Beach. Trabajamos con dueños de negocios en Miami-Dade, Broward y el sur de Florida. Llame al 305-990-2300 o envíenos un mensaje a través de nuestra página de contacto. La primera consulta es gratuita, confidencial y no conlleva ninguna obligación de continuar (en español: consulta inicial gratuita, confidencial y sin compromiso).